部门主管如何 做好绩效面谈 详细�0�3

作者&投稿:怀连 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
如何做好绩效面谈?~

绩效考核结束后,则要进行绩效面谈"绩效面谈,要将考核结果及时反馈给员工。绩效面谈指绩效评价结束后,直接主管和员工通过沟通,对绩效考核结果进行确认,找出优势及不足,并制定相应改进方案的过程。但很多企业在绩效考核结束后,以为绩效管理就结束了,这是根本错误的。绩效考核之后,管理者一定要重视被考核者的反馈与沟通,就考核结果与员工达成一致,同时 “检讨过去、把握现在、展望未来”,对过去的工作进行总结,发现问题,对现有取得的成绩给予肯定,同时要对未来绩效设定目标,实现绩效改善。既然绩效面谈如此重要,那么应如何做好绩效面谈呢?笔者建议如下:一、做好面谈前的准备工作“预则立,不预则废”,做好面谈前的准备工作有助于提高谈的有效性。管理者应提早告知员工面谈日期、时间、地点,保证面谈不受干扰;收集绩效考核资料,准备面谈提纲;告知员工准备问题,尤其是遇到的困难和所需要的帮助。员工应准备自我评价资料;准备问题,尤其是要提出遇到的困难,以取得上级的帮助。二、按规范的流程进行面谈。一次有效的绩效面谈可按如下流程进行:2、管理者介绍面谈目的、流程,以便引起员工的重视。3、员工简要说明自己评估周期工作完成情况及评分的依据,管理者要注意倾听,不清楚之处要发问,但不要做评价。4、管理者根据绩效计划、岗位工作标准、流程等客观证据指出员工的不足,最好是先说成绩,再说不足。5、双方以事实为依据,讨论绩效表现,探讨问题产生的原因,达成共识,并制订改进计划,改进计划可与计划比、与过去比、与同事比、与对手比、与标杆比。7、管理者重申下阶段目标,做好的标准,考核标准,目标达成时限。8、管理者整理面谈记录,双方签字确认。管理者对员工表示鼓励,并表达谢意。因面谈对象、机制、考核方法、文化等因素不同,各企业流程也会不尽相同。以上流程供大家参考。三、在面谈过程中,双方要坦诚相待。管理者要善于倾听,多表扬少批评,实事求是,就事论事,关注员工的未来,帮助员工成长。有效的绩效面谈可以通过与员工的沟通,使员工明确其绩效表现,正确认识其优势与不足,找到不足产生的原因,找到绩效改进的方向。同时还能够使员工更加认同绩效考核结果,减少甚至避免其对绩效管

绩效面谈是现代绩效管理工作中非常重要的环节。通过绩效面谈实现上级主管和下属之间对于工作情况的沟通和确认.找出工作中的优势及不足,并制定相应的改进方案。就某一项完整的工作而言.根据工作的进展程度,绩效面谈可以分三类.即初期的绩效计划面谈,进行中的绩效指导面谈,末期的绩效考评总结面谈。 岁末年初时,许多企业都要进行绩效考核,来对员工一年来的业绩进行回顾和评价。但是从许多企业以往绩效考核的结果来看,结果却并不尽如人意:管理层觉得考核并没有对员工进行恰当区分,员工业绩优劣不明显;员工觉得考核结果并未反映出自己的工作实绩,因而满腹牢骚。怎样才能使绩效考核发挥其应有的积极作用?考评反馈很关键。 又到财政年的年末,A公司除了忙着做今年的会计决算和来年的财政预算外,经理和员工们又开始了一年一度的被他们称之为表演的绩效考评了。 王经理直接管着16名员工,因此他又将忙于填写16份内容相差不多的绩效考核表。由于人事部已经催了很多次了,所以他必须在周末的时候完成这些表格。否则,下周一又要接到人事经理的催“债”电话了。 他确实想到了一个好办法。他把表格发给每位员工,让员工自己在上面打分,然后派人收齐,在上面签上名,再交给人事部。好,问题解决了,纸面上的工作都按人事部要求完成了,人事部也很满意,于是每个人都结束表演回到了“现实的工作”中去。 忙碌一时的绩效考评工作就这样“完成”了。 王经理的绩效考评工作是不是真的完成了呢?如果你是王经理的老板,你会对他的这些表现满意吗?我相信你不会!因为他的工作完成得并不出色。 那么,王经理的问题到底出在哪里呢? 抛开形式主义不说,即使是形式主义,他也没有走完“形式”,因为他还有一个很重要的工作没有做,那就是绩效考评结束后对员工绩效考评结果的反馈,他没有组织有效的绩效反馈面谈。 绩效反馈面谈是绩效考评中至关重要的一个环节,其重要程度甚至超过了绩效考评的本身。绩效考评的结果是拿来用的,而不是拿来存档的,而没有反馈就根本谈不上使用。没有反馈的绩效考评起不到任何作用。 没有绩效反馈员工就无法知道自己工作是否得到了上级的认可,就会乱加猜测,疑神疑鬼,影响工作心情;没有绩效反馈经理就无法知道绩效考评是否真正起到了作用,对继续进行考评没有信心;没有绩效反馈经理就不能有的放矢地指出员工的不足,更无法给员工提建设性的改进意见,最终将导致员工的进步受到限制,管理水平将无法得到有效的提高。 由于种种无法言明的原因,各级经理和主管们在绩效反馈面前都选择了回避,对绩效反馈避而不谈,考评结束之后就将考评结果束之高阁,使绩效考评沦为填表游戏,成为形式主义的代名词。 实际上,我们能否真正回避绩效反馈呢?是否经理不组织反馈,员工就不关心了,就可以安心工作了呢?答案是否定的。 绩效考评结束后的一段时间内,员工的心情都不会平静,那些担心绩效考评结果会对自己不利的员工将坐卧难安,因为他们不敢确定绩效考评的结果对他们会意味着什么?是被降职、减薪还是被解雇?这些与员工切身利益密切相关的问题在没有答案之前肯定会给员工的心理造成严重的负担,降低员工的工作效率,这种情绪蔓延开来更会严重影响员工的士气。 如果真是这样,那么我们的绩效考评的作用将受到严重的质疑,绩效考评到底是为了提高员工绩效还是降低员工绩效?如果是为了提高员工绩效,那么我们为什么不能和员工平等地坐在一起,将员工的绩效考评结果反馈给员工呢? 可见,组织一次成功的绩效反馈面谈将对绩效考评起到积极的促进作用,使之真正发挥作用,达到我们所要达到的目的。那么,怎么才算是成功的绩效面谈呢?以下几个方面需要特别注意: 做好充分准备 做任何一项工作事前都需要做好充分的准备,否则,你将难以驾驭整个局面,绩效反馈尤其如此。绩效反馈不但要做好准备,而且要做好充分的准备,你要事前做好演练,针对每个员工的绩效考评结果,结合员工的特点,事前要预料到员工可能会对哪些内容有疑问,哪些内容需要向员工作特别的澄清说明,只有每项内容都准备充分了,你才能更好地驾驭整个面谈的局面,使之朝积极的方向发展,而不是陷入尴尬的僵局或面红耳赤的争吵,僵局和争吵都会损坏你和员工的关系,不利于以后的工作安排。 我们事前要收集以下资料: 1.目标管理卡 当初与员工一起制订的绩效管理目标,可能是目标管理卡,也可能是绩效计划,这是当初你和员工共同的承诺,是你们共识的结果,也是绩效管理整个过程的重要依托,直到绩效反馈,它依然是重要的信息来源。所以一定要再一次把绩效管理目标拿出来,作为你们谈话的重要内容,以备随时参阅。 2.职位说明书 职位说明书作为人力资源管理最基础和最重要的文件当然是绩效面谈的内容之一。管理活动是个动态的过程,员工的工作有可能在过程当中发生改变,可能增加一些当初制订绩效目标时所未能预料的内容,也有可能一些目标因为一些原因没能组织实施,那么,这个时候,职位说明书作为重要补充将发挥重要作用。所以,员工的职位说明书也一定要置于案头以备查阅。 3.绩效考评表 绩效考评自不待说,你要把它拿出来等着员工签字认可呢! 4.员工的绩效档 案所谓绩效档案,就是你在平时的管理活动中,在跟踪员工绩效目标的时候所发现和记录的内容,这些东西是你作绩效评价的重要辅助资料,是造成事实的证据,你当然要拿出来。这个工作可能是一些管理者的薄弱环节,平时只忙于事务,可能无暇收集这些资料,也有可能根本就忽视了这个环节,如果你到现在还没有开始收集员工的绩效资料,没有建立员工绩效档案的话,那你要开始做这个工作了,否则到时你无法向员工解释你的考评结论,员工也不会认可你的结论,那么你们肯定会陷入尴尬的僵局或面红耳赤的争吵。 5.安排面谈计划 通常一个经理有若干个下属,你不可能同时面对一群人来面谈,你只能一个一个单对单地面谈。所以你必须有一个统筹的安排,根据自己的工作安排,与员工进行适当的沟通之后,拟订一个行之有效的面谈计划,并将计划告诉员工,让员工有一个心理和行动上的准备。 6.让员工做好准备 只有经理本人做准备是不行的,面谈是经理和员工两个人共同完成的工作,只有双方都做了充分的准备,面谈的成功才成为可能。所以,在面谈计划下发的同时也要将面谈的重要性告知员工,让员工做好充分的准备。 注意面谈方式 准备工作固然重要,但相对来说,面谈的过程更加重要。所以,我们一定要在面谈过程中注意方式、方法,使面谈在融洽的气氛中进行,在愉快告别中结束,真正起到帮助员工提高的目的,而不要演变成批斗会、辩论场。通常一个员工的绩效表现有正反两个方面,有表现优秀值得鼓励的地方,也有不足须加以改进之处,所以我们的反馈也应该从正反两个方面着手,既要鼓励员工发扬优点,也要鞭策员工改进不足。 对于正面反馈,这里有三点要特别注意: 1.真诚 真诚是面谈的心理基础,不可过于谦逊,更不可夸大其词。要让员工真实地感受你确实是满意他的表现,你的表扬确实是你的真情流露,而不是“套近乎”,扯关系。只要这样,员工才会把你的表扬当成激励,在以后的工作中更加卖力,通俗地说,你的表扬和溢美之词一定要“值钱”,不是什么都表扬,也不是随时随处都表扬,而是在恰当之处表扬,表扬要真诚,发自肺腑。 2.具体 在表扬员工和激励员工的时候,一定要具体,要对员工所做的某件事有针对性地具体地提出你的表扬,而不是笼统地说员工表现很好就完事。比如,员工为了赶一份计划书而加了一夜的班,这时你不能仅仅说员工加班很辛苦,表现很好之类的话,而是要把员工做的具体事特别点出,比如:“小王,你加了一夜的班赶计划书,领导对你的敬业精神很赞赏,对计划书的编写很满意。”这样,小王就会感受到不仅加班受到了表扬,而且计划书也获得了通过,受到了赏识,相比较,后面的话可能更会对小王有激励作用。 3.建设性 正面的反馈要让员工知道他的表现达到或超过了经理的期望,让员工知道他通过他的表现得到了经理的认可,要强化员工的正面表现,使之在以后的工作中不断发扬,继续作出更优秀的表现。同时,要给员工提出一些建设性的改进意见,以帮助员工获得更大提高和改进。 对于反面的反馈,要注意以下几点: 1.具体描述员工存在的不足,对事而不对人,描述而不作判断。你不能因为员工的某一点不足,就作出员工如何如何不行之类的感性判断。这里,对事不对人,描述而不判断应该作为重要的原则加以特别注意。 2.要客观、准确、不指责地描述员工行为所带来的后果。你只要客观准确地描述了员工的行为所带来的后果,员工自然就会意识到问题的所在,所以,在这个时候不要对员工多加指责,指责只能僵化你与员工之间的关系,对面谈结果无益。 3.从员工的角度,以聆听的态度听取员工本人的看法。听员工怎么看待问题,而不是一直喋喋不休地教导。 4.与员工探讨下一步的改进措施。与员工共同商定未来工作中如何加以改进,并形成书面内容。 实施反馈面谈 在上述准备工作做好后,我们就可以进行反馈面谈。面谈应该在一个无打扰的环境中进行,面谈不应该被电话和外来人员打断,只有这样面谈才能获得更佳的效果。 在面谈的过程,要注意观察员工的情绪,适时进行有针对性的调整,使面谈按计划稳步进行。 在面谈结束之后,一定要和员工形成双方认可的备忘录,就面谈结果达成共识,对暂时还有异议没有形成共识的问题,可以和员工约好下次面谈的时间,就专门的问题进行二次面谈。 这样几个步骤下来,我们就可以对面谈有所把握,更加职业化地组织高效的绩效反馈面谈了。 到时,绩效反馈面谈将不再是个头疼的工作!

部门主管如何 做好绩效面谈? 部门主管通常精通业务,但却未必业通管理。而能否驾驭、利用好绩效面谈,则是衡量主管称不称职很重要的标准。管好人,永远比做好事重要。 案例:小刘“ 2 分”走人�6�7�6�7 人力资源部在与销售部员工小刘的离职面谈中了解到:小刘最近的一次绩效评估发生在各部门上报考评结果的前一天下午。小刘抱怨:“我当时正参加一个客户会议,被主管王经理叫了出来,当场就做绩效面谈。面谈中他列举的几个关键事件都是不利于我的,明显是给我穿小鞋嘛 ! 而且我根本没有再申辩的机会,就给我打了 2 分。这样的主管根本不了解下属。” 人力资源部随后走访了销售部主管王经理,王经理解释说:“那天下午我突然想起是公司绩效评估的最后一天,就马上找他过来了。但前一周实际已经通知他了。等我找他时,他先是说没时间准备,可公司布置的事怎么能不做呢,然后就是态度不好,我刚说了他几句,他就反驳,说他在这一个季度里没做过那几件事。平时我都记录在案的,怎么可能没做 ? 再对他讲了几句他平时的工作失误,他就只是愤怒和沉默,我想至少他应该给我一些积极的回应才对。平时他还挺不错的,但是这次评估中似乎很不高兴。最后我说:给你打 2 分 ? 他说: 2 分就 2 分 I 还签了字。所以,他就不达标了,只好离开公司。” 分析:根源在主管 这是一个非常典型的绩效面谈案例。结果是员工小刘离开了公司。而问题其实恰恰出在他的主管身上。为什么”平时还挺不错”的小刘,在与主管进行绩效面谈后就成了” 2 分”而离开了公司 ? 显然,在绩效面谈的沟通中,一定出了问题: 主管不重视,面谈流于形式。王经理到了呈交考评表格的前一天才想起来要绩效面谈,可见事前并没有把它放在心上。而员工也经常觉得主管只是在完成一项人力资源部交给的任务,甚至内心早已定好了分数,绩效面谈也就无多大意义,所以才有小刘的“ 2 分就 2 分,”的结局。主管不重视,继而员工”消极面对”,这是绩效面谈常常流于形式的一个重要原因。 主管缺乏绩效面谈的准备工作,面谈目标不明确。无论从绩效面谈的准备、时机的选择,还是谈话的内容,打分的过程看,主管都明显准备不足。而且在面谈中,主管习惯于仅仅围绕下属目标的完成情况来谈,完全忽视了下属在技能提升和职业发展上的需要。 主管的考核主观随意性大。王经理运用的是关键事件法,但他平日所记录的大都是下属小刘做错的事情,在小刘看来都是不利于他的不良记录,难免有“穿小鞋”之嫌疑。这说明王经理记录的事件并不完整。而这背后则是主管较强的主观性和随意性,导致打分过于草率,不能全面反映员工实际工作业绩。 主管的绩效反馈技巧不足。只谈下属的缺点而忽视优点,忽视倾听,不给下属说话机会,这可能是我们大多数主管的最大问题。王经理一直在讲“他所不满意的地方”。并无半点表扬之辞,这使下属产生对主管的严重不信任感、而忽视倾听。不给下属辩驳时间 双方就会在一处或较少的几处逐渐形成长时间争议,结果双方都偏离了绩效面谈的真正主题(如:组织目标,员工发展)。“一叶障目”的结果,就是主管利用职位权力对下属的业绩”盖棺定论”。 以上案例可见,由于主管缺乏一些基本的沟通知识和技能。员工的积极性和信心就常常受到打击,使得员工往往“冲着企业而来,因为主管而走”,部门的绩效和组织目标的实现都受到了影响。如何组织一个成功的绩效面谈呢 ? 可注意以下五个方面: 精心准备 “先谋后事者昌,先事后谋者亡。”一个成功的绩效面谈来自于事前双方的精心准备。主管应首先做好面谈计划,即明确本次绩效面谈主要谈什么,要达到什么样的目的,解决什 么样的问题。同时事先告知(一般提前一周为宜)下属面谈的时间、地点和给出自评表格,让下属有充分的时间去准备各种考评材料,进行自我评估,写出自评报告。主管还应当面口头确认,说明考核的重要性,督促员工在规定的时间内做好准备。最好在面谈正式开始的前一天与下属当面再确认一下具体时间和地点。 其次,主管应收集各种与绩效相关的信息资料 ( 如:原始记录、员工业绩报告、计划总结、管理台帐等 ) ,拟定面谈提纲,同时辅导、督促下属也收集相关绩效信息。写出自评报告,重要的是主管和下属所收集的数据资料 ( 面谈依据 ) 应翔实、准确,以反映员工的客观绩效、这样,双方的面谈材料才能保持基本一致、若不一致,面谈中主管就列举不出确凿的数据说服下属,下属也列举不出足够的事实证明自己。 就事论事 在绩效面谈中,主管代表组织行使绩效考核职责,首先就应解决“事情”,讨论的焦点应是员工的绩效改进。主管首先应将问题集中在下属绩效可改进的地方,在员工接受评估意见后,还要与下属商讨新的目标,制定具体的绩效改进计划,然后确定检查改善进度的日期。 主管在讨论员工绩效并做评估时,用语应具体、明确,不要作泛泛的、抽象的一般性评价,评价结果若过于笼统,会使员工怀疑主管对他们所从事的工作缺乏了解,从而降低对评价结果的可信性。绩效面谈主要讨论绩效而非人格,讨论事实而非对人的意见,因此主管要描述,不要轻易下结论。过早下结论,很容易攻击员工的人格特征,甚至品质。比如:主管和下属讨论某天员工上班迟到的事实,主管一般习惯先讲“你怎么这么懒”,“你怎么今天又迟到了”、“你怎么不遵守公司规定”等,若主管讲“我们公司规定早上 8 点准时到岗,可考勤机上显示你是 8 点 10 分到的”,效果要好得多。因为这些事件一经描述,员工 ( 作为成人 ) 马上就会判断,不用多讲,心中自有结论。否则下属会有心理抵触情绪,而带着情绪甚至对主管的成见,显然不利于面谈的继续。 鼓励为主 主管在做评价时应坚持正面、具有建设性原则,既要指出员工的进步又要指出其不足。在员工表现优秀事件上给予及时表扬和鼓励,以扩大正面行为所带来的积极影响,强化员工的积极性;在员工表现不佳、没有完成工作的事件上,也应及时真诚地予以指出,以提醒员工需要改正和调整。 从管理心理学角度看,员工总是愿意接受表扬,而不愿意接受批评,对员工的批评越厉害,员工的抵触情绪就越大。主管应如何让员工愉快地带着你的批评离开 ? 主管讲话的艺术一般体现在“三明治法则”和“ BEST 反馈法”。”三明治法则”也称”三部曲”,即首先表扬员工特定的成绩,给予真心的肯定;然后提出需改进的行为表现;结束时给予肯定和支持。 BEST 反馈法是指“四步走”,即先描述员工行为,然后表达后果,再征求意见,最后着眼于未来。与前面不同的是第三步骤“征求意见”,考虑到沟通的双向性,让员工自己反思并表态.而不是主管一味说教。这两种方法均有助于消除员工的抵触情绪,增强员工根据绩效反馈结果改变行为的自愿程度。 注重倾听 倾听是一种双向式沟通,而沟通就是一项倾听的艺术。最成功的管理人员通常也是最佳的倾听者。松下幸之助主张“首先细心倾听他人的意见”。主管只有注重倾听,才能在绩效面谈中真正把握住下属的需求,并有针对性地为其制定绩效改进计划。所以主管要学会倾听,以“请你谈谈你的看法”、“请告诉我你对这件事的看法”等,鼓励下属参与到谈话中去。主管可采取以下五大步骤: 1 、首先要设身处地为下属着想,让下属把话讲完; 2 、不要轻易打断下属,一定要鼓励他讲出问题所在; 3 、在其倾诉中保持积极回应,千万不要急于反驳; 4 、先不要下定论,务必听清楚并准确理解员工反馈过来的所有信息; 5 、再一次与下属核实你已掌握的信息,理清所有问题,使之条理化、系统化,然后迅速做出判断,开始表达自己的想法。 关注细节 在绩效沟通中,人们最容易忽视的恰恰是小节,细节。主管必须关注细节,用“心”沟通.并设法合理运用非语言沟通 ( 如肢体语言 ) ,以营造一种舒畅的谈话气氛。 具体如下: 1 、保持目光接触。每一个听众都希望被重视。在绩效面谈中,主管要用友善的目光与下属持续交流,运用目光交流的要点是注视对方双目中间的位置,而不是对方的单只眼睛或脸部的其它位置。但要注意,由于中国人 ( 特别是女性下属 ) 比较忌讳别人死盯着看,所以主管不宜长时间凝视下属,让人觉得“目光呆滞”,目光也不必游移不定,这都会增加下属的心理负担,进而干扰下属。 2 、微笑并点头。真诚的微笑是商业社会里 ( 特别是服务业 ) 最强大的武器。如沃尔玛文化里的“ 10 英尺法则”规定:“在 10 英尺距离内员工必须对顾客微笑”,麦当劳更是培训员工“微笑要露出 8 颗牙齿”。绩效面谈中,主管应经常微笑并点头,简单发出“嗯”、“噢”、“原来这样”、“我明白”等。这不仅便于消除下属心理上的紧张感,增添下属信心,鼓励下属继续谈话,还可以表示对下属所讲的话题有兴趣和关心,示意下属你完全领会他的谈话内容。 3 、保持适当的空间距离。面对面沟通时.主管的身体尽量前倾,而不必像平日里的正襟危坐而使员工依然感觉“是向领导汇报”;主管宜选择小型会议室作为面谈场所,尽量拉近距离,以加强员工与主管在心理上的亲密感。有可能的话,面谈场所还可以选择双方都较熟悉的、环境幽雅的附近一家咖啡店、酒吧里进行。总之,最好的面谈环境应是一个可以使下属完全放松的地方。 4 、避免不良习惯。在面对面的交谈中,主管应通过面部表情、身体姿势呈现出自然、大方、开放的姿态;去掉双方之间的物品,如:桌子、书本等;身体尽量前倾,保持身体一直面向下属。不要双手抱在胸前,也不要翘起“二郎腿”,应以下属平日见到的轻松、自然姿态与其交流。


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