会议流程安排

作者&投稿:安凤 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
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会议流程解决方案包括:宣布会议主旨;确认参人员;确认会议时间;预告会议议程、提供资料。

1、宣布会议主旨

在会议流程的准备阶段前先想好这场会议要达到什么目的、要解决什么问题。

2、确认参人员

在确定参会人员时要把对这件事情有决定权的人邀请进会议,这样才能确保会议结束时,有一个人可以做出最终决定,而不是还要再把会议结论转述给有权力的人做决定。此外,万一有权者有其他想法,很可能又得再开一次会,那这场会议就会变得非常低效。

3、确认会议时间

最好的方式是能让公司每个人都能善用工作日历,把自己要开会、请假、不在公司的时间都标注上去,一旦有人要约会议,打开日历就清清楚楚,不用每个人都询问一遍,减少双方的时间成本。

4、预告会议议程、提供资料

经过千辛万苦敲好会议时间后,需要发出会议通知,里面除了包含刚提到的会议主旨,也会提供会议议程和相关资料,方便同事们先准备想法。开会是要带脑子的,不是双手跟大脑空空来到会议现场听主持人讲话,讲完后才开始思考。

参加会议需带的物品

可以随身携带笔记本电脑,一是通常会需要开一些资料或简报,二是做会议记录,三是如果自己为偏旁听角色,就可以忙自己的事。如果只是进度回报或动脑会议,可以空手前往,这样可以更专注在会议本身,而不会分心。

好的会议流程能让组织运作得更加高效,唯有没效率的会议流程才会浪费时间和人力。所以为了更有效率地开会,永远要让会议流程里目的与做法连成一直线,这样才能更有效率地把会开好。




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