如何做好酒店总经理的秘书工作
如何做好酒店总经理的秘书工作
总经理秘书(Secretaryto General Manager)，有的酒店又称之为行政秘书(Executive Secretary)、行政助理(Administrative Assistant)等，这个职位的含义是什么呢?根据《现代汉语词典》对秘书的定义“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”，总经理秘书应是掌管酒店企业文书或者档案并协助总经理完成日常工作的人员。在酒店企业中，总经理秘书的工作职责包括哪些具体内容呢? 我们一起来了解一下吧~
总经理秘书的工作职责
1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等;
2、参加由总经理组织召开的行政例会(有的酒店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息，
3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理，
4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰，
5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作;负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作;
6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用,负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作;
7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等;
8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等：
9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等);
10、完成总经理临时交给的其它工作。
总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备哪些知识、技能和素质呢 ?
1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题、处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力;
2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营(如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等)以及软件(酒店的目标、经营思想、服务理念等)情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率;
3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等;
4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行;
5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的.合作关系。
总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，酒店仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作并提高其效率呢?
如何做好总经理秘书的工作并提高其效率呢?
1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。
2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往外拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。
3、重新分配工作。如紧急和重要的工作，先办理紧急的事情;重要和不紧急的工作，先做重要的工作;不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做;自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。
4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他(她)就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。
5、平衡精力，分清工酒店次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何在有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗?答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。
有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。 常见的错误有：
1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以及其它信息文件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。
2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。
3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理做出某些工作约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己是协助而不是代替总经理工作。作为酒店总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度来对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己在组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。
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关于总经理助理的工作总结5篇
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有没有关于“我与酒店一起成长”的文章?
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云奇洁珂： 1、 协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等;2、 参加由总经理组织召开的行政例会(有的酒店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议,做好会议记录,了解各项决定的执行情况并及时反馈信息;3、...
澳门特别行政区17036787373： 怎么做好酒店总经理助理工作? - ？
云奇洁珂： 1.协助总经理执行酒店各项决议,完成总经理作出的经营计划及总经理分配的各项具体工作.2,检查酒店管理制度,岗位责任制和服务程序的落实,执行情况.3.按照总经理的分工安排,督导具体业务部门的服务质量达到酒店规定的标准,并用量化进行考核,掌握酒店日常经营情况.4、查阅酒店每日经营报表,发现问题及时报告总经理,采取必要措施给予解决.5、根据总经理安排,主持召开每周经营例会或专项业务会议,对业务工作进行协调、调查.6、就总经理提出的酒店长远规划和年度计划提出合理建议,对业务市场及酒店经营管理方针发表见解,供总经理参考.
澳门特别行政区17036787373： 如何做总经理秘书? - ？
云奇洁珂： 先说一下,我文秘专业毕业,毕业做秘书到现在2年多了 秘书主要工作一般有:1.文件、资料处理 2.接待 3.会议安排布置 4、领导安排的其他事项2年的秘书工作,我有一些粗浅的建议,希望可以帮到你.1、人际关系的处理:因为跟领导接触的...
澳门特别行政区17036787373： 怎么做好一个总经理秘书?细节!？
云奇洁珂： 首先必须了解公司的战略规划和近期的计划,其次了解总经理心目中的工作侧重点,大方向根据这些展开工作,第三还要了解总经理的喜好,根据这些把总经理交代的日常事项分清缓急,分别予以及时,完美的完成
澳门特别行政区17036787373： 做为经理的秘书,如何做到最好? - ？
云奇洁珂： 做为经理的秘书,各方面素质都要有所提高.1、与外界打交道是避不可免的,提升自己的亲和力和交际能力更是应该的.2、把每日的工作安排向经理作汇报.3、手脚勤快利索,眼观六路,耳听八方.4、提高自己对待问题的应辩能力.5、做好分内之事.6、http://secretary.asiaec.com/ 这个网站是文秘网,你可以参考一下,对你会有帮助的.
澳门特别行政区17036787373： 怎么样做好酒店文秘呀? - ？
云奇洁珂： 我以为酒店秘书首先应当具备较高的文化素质和艺术素质.“财富不能创造文化,文化却能创造财富”,酒店行业在文化的运用上是非常先进与活跃的,古今中外的各种文化和艺术都可能被酒店引入作为增加利润的法宝,而且,随着饭店间竞争...
澳门特别行政区17036787373： 怎么样才能做好一个总经理的秘书？
云奇洁珂： 1、负责协助总经理处理日常事务,对其他行政和业务方面的工作提供行政支持; 2、负责总经理日常工作日程安排; 3、负责筹备公司各种管理例会,做好会议记录; 4、负责总经理商务旅行的各项准备工作; 5、负责应接电话,应答内外咨/询,做好外来人员的接洽; 6、负责接待总经理客人来访; 7、负责总经理文件,信件,函电的接收与转达,维护总经理名片簿和总经理交待的相关物品; 8、完成上级交付的其它任务
澳门特别行政区17036787373： 去当总经理秘书应该怎么做 ？
云奇洁珂： 1、首先应该细化你的目标,比如要做多大规模企业的总助,什么行业的,你对哪个... 参与讨论,交往一些该行业的职业人群.2、其次分析该行业对应不同规模总经理助理...
澳门特别行政区17036787373： 如何做好总经理秘书工作?有哪些禁区不能触犯? - ？
云奇洁珂： 先回答第二个问题.那些是禁区,这其实和做人一样,不卑不亢就好了,不需要有太多顾虑,总经理也是人,只是今天有幸做了你的领导而已. 你的第一个问题,我推荐以下文章给你,看了你就会有领悟. 九段秘书 总经理要求秘书安排次日...
澳门特别行政区17036787373： 怎么做好总经理秘书?？
云奇洁珂： 1、牢固树立总经理就是瘪三也要把他吹捧成大明星的襟怀;2、坚定不移地以总经理个人意志为转移;3、时刻准备着总经理拉屎我擦屎的工作目标;4、不断能满足总经理的不合理要求;5、坚定地和总经理站在一起坑害董事会和董事的利益;6、大力发展社会关系,确保有事也不翻船.
