公司要把员工辞退，HR怎么做好面谈

HR必读：离职面谈应该怎么做~

成功的离职面谈主要依赖于以下这些因素:

一、选择最佳的面谈时机

恰当的时间做恰当的事情,HR只有把握好面谈时机才能收到预期效果,离职面谈应利用以下两个时间点与离职员工进行交流。

第一个时间点是得到员工离职信息时,因为这个时候许多员工的离职意愿还不是非常明确、坚定,有时可能仅因某件事情的刺激而萌生去意,此时如能及时沟通,化解其一时之冲动,往往能使员工收回辞职决定,不至于使事情闹僵以至没有回旋余地；

第二个时间点是员工去意已决并办理完离职手续之后,因为此时离职员工已无任何顾忌所以最容易讲出心中的真话。

二、营造宽松的客观环境

在进行离职面谈时,首先要注意面谈的时间和地点的选择。由于离职面谈的特殊性,面谈地点应该具有一定的隐私性,一方面不要让其他员工知晓,毕竟这不像普通的员工谈话,另一方面也能避免面谈过程中被打断和干扰,好的访谈环境有利于让离职员工在无拘无束地情况下自由地谈论问题。例如可以尝试选择在能够让人精神放松的、伴有舒缓音乐的、空间明亮的咖啡厅,而不是每天都令人紧张压抑的办公室。离职面谈的时间可以根据交谈的深入情况灵活掌握,而不一定要有明确的限定,因为这不是例行公事,而是一次与离职员工毫无约束完全敞开的友好交流。

三、充分运用技巧、积极地倾听

尽管客观环境应该是宽松和无约束的,但这并不代表离职面谈只是普通的日常交流,实际上离职面谈也是有技巧可言的。HR在交谈中应注意面谈技巧,不要只是按照事先列出的问题逐一发问,更主要的是要积极地倾听。如果有不清楚的地方,还要仔细询问,同时也要适时保持沉默,让离职员工有足够思考的时间。

HR应该在事先把握离职真实原因的基础上,充分了解面谈对象的性格特征,从细节之处捕捉面谈对象当时的心理状态,并预期其将产生的反应,以此选择合适的面谈切入方式,并有效避免面谈过程中出现冷场、情绪激化、失控并导致面谈不能继续和面谈失败的情形发生。HR可以先帮面谈对象倒杯水,以此营造轻松的气氛,以善意的动作卸去彼此对立的立场,建立彼此互信的关系。同时,在面谈的过程当中,还应随时察言观色,设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线上,专注倾听其所抱怨的人或事。当被面谈者产生防卫的情形,HR应及时地关心他的感受,不要唐突地介入问题,更不可做出任何承诺,最重要的是要将面谈重点记录下来,便于之后的分析整理工作。面谈者的角色应该是多听,做离职者的倾听者,适当提出问题即可;少说,及时做良性或补救性的沟通,必要时给予指导和帮助。

如果离职者是怀着对企业怨恨的心理而离开的,可能会牢骚满肚,对此,面谈者要尽量听他发泄出来,同时尽可能询问令他不满的原因,以便让企业能够发现自身管理上的弱点与漏洞,并尽量消除其中的误会,因为减少他的抱怨也就为企业减少了一个“敌人”。

四、选择合适的交流主题,充分体现人文关怀

在面谈时HR还应选好交流的主题,且尽量使之与离职员工的利益直接相关,如对跳槽性质的员工进行面谈应重点了解其辞职的原因和想法,究竟是为了个人发展、学习及家庭原因,还是对企业的管理模式、管理层的工作风格、团队的氛围、绩效的评价状况、当前职位工作内容等不满。但无论如何面谈要以企业尊重其个人人格和离职决定为基调,通过离职面谈抚慰、挽留价值员工,提醒跳槽员工违约责任、保密责任、知识产权等。因此,在对跳槽员工进行面谈时,除了要设置较为轻松的面谈环境以外,更应将重心放在对员工的人文关怀,了解员工日后的职业发展计划等方面。例如,让员工填写离职原因、离开公司后的打算、对公司管理的建议和看法、价值追求,以及传达企业对员工的评价和职业发展规划建议,如果还能向员工表示出可以“好马也吃回头草”的意向,则能将公司的人文关怀进行得更为彻底。

五、离职面谈的程序

离职面谈可以参照以下程序来进行:

1、面谈的准备工作

1)了解离职者的基本情况。包括姓名﹑年龄﹑部门﹑职称﹑到职时间等;
2)根据离职者的情况,准备面谈的话题;
3)安排面谈的时间、地点、布置环境,力求让接受面谈者在一种轻松的状态下把真实的想法表达清楚。

2、面谈的过程安排

1)请面谈者入座,以握手、点头、微笑等开场;
2)自我介绍,表明身份,简要阐述本次面谈的话题和目的;
例如:您好,我是人力资源部XXX,今天约您过来主要是想与您谈一下关于您离职的情况,以便于我们做好以后的工作,今天面谈的结果我会为您保密,不会对您造成任何不良影响。
3)提出问题,范围尽量要广,给对方充分的空间表达;
例如:您方不方便谈一下都是哪几个方面促使您做出这个决定呢?而不是说:您觉得这里的工资让您满意吗?
4)深入了解情况,如果对方不拒绝的话;
例如:如果对方说公司管理制度不完善,那么不妨问一下:您觉得哪些方面需要改进呢?
5)面谈过程中要注意对方的情绪变化,站在外方的角度考虑,提问的过程中体现出公司对员工的关怀;
6)尊重对方,尽量避免提出涉及离职人员个人隐私的问题;
7)面谈结束,感谢对方配合,以握手等方式客气地送对方离开,并祝对方有一个美好的前途。

3、做好面谈记录

面谈前征求对方意见,如果对方同意做记录,应当于面谈过程中及时做好记录。如果对方觉得“白纸黑字”,担心不良后果,造成面谈时态度拘紧,不能倾谈,就应当向对方表示歉意,用心听对方谈话要点,于面谈后第一时间记录下与该离职人员的面谈情况。

4、整理面谈记录、总结规律、提出建议

1)面谈结束后,及时对面谈记录做出整理,总结出该离职者的原因及规律。提出分析报告,交经理审核并保存资料。
2)总结自己在此次面谈中的得失,发扬优势,改正不足,以期下次面谈做得更好。

六、离职面谈的后续工作

HR在结束了离职面谈之后,并不意味着整个离职管理工作就告完毕。根据离职面谈反馈分析的结果采取相应行动才是至关重要的,因为将面谈反馈转化为改进企业管理工作的行动才是离职面谈的终极目的,同时也是验证和维护此项工作流程重要性及实施效果的重要因素。

1、检验离职面谈信息真伪

HR可以把员工在离职面谈中所反映出来的一些有价值的信息或企业在管理中存在的问题和漏洞,反馈给其直接主管,也可以用其个人基本资料、培训及考核记录进行求证。比如,根据考核的记录注意到该员工没有某项技能,那么他离职的根本原因就是不能胜任工作或缺乏培训,而不是他所说的薪水待遇偏低。另外还可以通过与其他在职员工的谈话来验证,比如,面谈中员工的离职原因是工作条件,那么就有必要和仍在该岗位上工作的员工交流以核实真伪。

2、提炼信息输出报表

人力资源部门应该以月度、季度或年度等为时间单位,将离职面谈所获的信息、数据进行细致分析,提炼出导致员工流失的关键要素,测算出流失成本,并综合成离职原因分析统计报表,通过分析汇总,全面反应员工离职的真正原因、整体人事变动情况以及据此提出的改进公司政策、管理制度方面的建议,最终提交给分管领导参考决策。

3、采取相应改进措施

离职面谈的最终目的还是为了减少人事变动和降低员工离职成本,所以企业相应的改进措施才是离职面谈的真正价值之所在。比如,若通过离职面谈发现大多数员工对工作条件、环境等都非常满意,对其直接主管也无异议,但还是离职不干了,因为公司所付薪水不能满足他们的基本生活开销,此时提高薪资水平就成为企业留住员工的关键。又如,很多员工对绩效考核不满,致使员工离职,人力资源部门就得重新审视考核指标及权重、考核方式等。再如,应该得到某项培训的员工始终未得到培训而导致离职,这时就要考虑做好培训需求分析等。

员工离职意味着他的一个职业生涯告一段落,另一个新的职业生涯即将开始。此时,企业如果能够出面对其既往生涯进行全面客观的总结、评价,对其新的职业生涯进行必要合理建议,那么对离职员工来说将是莫大的安慰,也是企业对员工个人发展负责任的表现。因此,离职面谈是“以人为本”的一种体现,既是对离职员工的抚慰或挽留,又是对在职员工的心理安慰,减少员工的离职给在职员工带来心理波动。企业绝不应该把员工离职面谈看作是一种包袱或例行公事,而应该高度重视,并纳入员工关系管理体系之内,使员工离职后仍然能够成为企业的人力资源。

在进行解雇面谈时，需要重点关注四个方面的问题，即由谁通知(Who)、何时通知(When)、何地通知(Where)和如何通知(How)。
1.由谁通知
选择进行解雇面谈的主体十分重要。解雇面谈的主体应该是直属上级，而不是高层管理者或人力资源部门。相对于公司的其他管理人员，员工更加信赖其直属上级。
如果是辞退，那么直属上级已经掌握了进行解雇面谈所需信息，因此，可对整个面谈有更准确的把握；如果是裁员背景下的解雇，直属上级也需要在面谈时将原因向员工解释清楚。
在面谈时，可以有第三方在场。例如人力资源部门的代表，但进行解雇面谈的主体依然是直线经理。第三方在面谈中充当调节者和见证者的角色：
一方面，在面谈过程中，员工出现情绪失控或有过激行为的情况时充当调节者，缓和紧张的气氛，使面谈能继续进行；另一方面，也是作为整个谈话的见证者，起到公证的作用。
2.何时通知
多数管理者会尽量推迟解雇面谈时间，甚至推到星期五下午下班之前。在结束解雇面谈后，总是感觉松了一口气，觉得终于完成了这件困难的事情。
本人并不赞同这种做法，选择在星期五下午进行解雇面谈并不是一个很好的选择。因为这种时间安排反而使员工在整个周末都感到焦躁、愤怒和不安，并有可能将这种情绪传递给身边的亲友，使不良情绪继续发酵，员工也会有充分的时间来思考起诉的问题。而在星期一进行解雇面谈，则是一个不错的选择。员工将会有整个星期的时间来寻找新的工作，同时这样的时间安排也会将这次解雇对其他员工的负面影响降到最低。
3.何地通知
许多管理者选择在自己办公室进行解雇面谈，而这并不是一个好的选择。如果被解雇员工变得愤怒且拒绝离职，或是因情绪崩溃而大吵大闹，都会在公司产生不好的影响，甚至影响其他员工的正常工作。
一个中立的谈话场所是最佳的选择——比如公用会议室或空置的办公室。这种场地有两个好处：
第一，这是对于被解雇员工最基本的保护。毕竟被解雇不是一件十分光彩的事情，被解雇员工也不愿意让其他同事听到或看到解雇面谈的全过程，经理也可以在结束解雇面谈之后离开，使当事人在面对同事之前有一些时间调整情绪。
第二，这种安排也避免了其他员工因无意间听到，或看到而产生不必要的猜测，从而影响他们的正常工作，甚至影响到整个团队的工作氛围。
4.如何通知
一般来说，解雇面谈应该选择面对面、一对一的通知方式，这样能使员工感受到管理者对这件事的重视和对员工的尊重。
当然，也有一些例外的情况，这主要取决于企业文化。在一些企业中，E-mail被习惯用于通知员工一些重要的信息。因此，在某些情况下，通过E-mail通知员工其被解雇的消息也是可行的。
某些情况下，选择群体通知形式也会比一对一通知更加合适。有时，裁员可能是撤销整个部门或规模裁员，此时选择群体通知可以使大家了解这不是针对某一具体员工的解雇。但在进行这类裁员时，一定要对受到影响的员工集中召开一系列座谈和沟通的会议。
那么，解雇面谈需要多长时间呢？事实上，通知员工被解雇的消息一般只需要15分钟甚至更短的时间。在解雇面谈中，执行者只需做三件事：
一是通知员工其被解雇的事实；
二是向其解释被解雇原因；
三是告知员工公司的下一步计划。
执行者要告知员工其被解雇的决定和原因，以及企业的“下一步计划”。因为员工得知被解雇后可能会有激烈反应，因此要使员工了解“下一步计划”，包括工资、福利、经济补偿等在内的具体方案及后续安排，并要结合劳动法律法规和企业规章制度对以上方案进行清晰说明和解释。同时，还应该提供给员工一份离职流程图，告知其接下来该如何顺利完成工作交接和办理离职手续。

解雇面谈五部曲
1.通知员工
• 尽量不要在电话里通知员工“请到人事部来一趟”，以免造成紧张感。
• 尽量避免周末、假日或者员工的重要纪念日当天通知员工。
• 使用会议室、休息室等，尽量不要用经理办公室这种“正式的严肃的”地方。
• 切入正题。不要假意避重就轻谈一些天气或者其他轻松的话题。
• 员工一进会议室(或你选择的其他场所)，待他坐好后就直接告诉员工公司的决定。
2.描述事实
• 用几句话描述为什么公司要做出裁掉他的决定。
• 切记描述事实而非攻击员工的人格。
• 重点强调这个决定已经做出是不可更改的，管理层已经批准等。
• 辞退面谈不要超过半小时(否则就成了体力上的较量)。
3.注意倾听
• 被解雇的员工如反应激烈，不要和他辩论，而是积极地倾听。
• 用开放式问题与其谈话，重复他的最后的话语，点头或用短暂沉默配合员工的阐述，直到他可以稍微冷静地接受这个事实。
4.沟通赔款
• 跟员工仔细讲述一遍赔偿的支付金额，具体算法，福利等。
• 不要在已经商定好的条款上当场承诺增加任何内容。
• 不要承诺会调查一下，事后给予答复，这样会把辞退程序复杂化，弄到难以收拾。
5.告知流程
• 被辞退的员工也许不确定下一步该怎么做，给员工离职流程图，并告诉他一步一步如何做，越详细越好。
• 如有必要，在所有手续办完后，做离职面试。
• 对个别员工实施心理咨询以缓解其过度的焦虑。
• 裁员过程中员工容易出现如下反应：哭哭啼啼、忧愁、焦虑、敌意、讨价还价、不信任感等。
这时企业管理层和人力资源部需要的最关键的技能就是“同理心”和“原则性”。“同理心”不是同情心，它是设身处地地理解被裁员工的焦虑和困惑，让员工把想说的话说完；“原则性”则可以保证自己不让员工的情绪影响公司的决定。

解雇面谈的注意事项
为确保解雇面谈顺利进行，解雇面谈执行者应做好以下五个方面的工作：
• 充分准备。在解雇面谈之前，不仅要对被解雇员工的收入情况、身体和心理特征、人际关系等方面进行了解，还要对解雇员工所涉及到的法律问题进行分析，要思考其可能提出的问题，并事先列出一个发言提纲和面谈计划。
• 坚持原则，注意语气和措辞。在进行解雇面谈时，执行者要坚持原则、态度坚定，强调解雇决定无法更改。同时，要使用客观中立的语气来传达消息。不要试图表现幽默感，这会让被解雇员工感到被嘲笑，不但不利于改善气氛，反而起到相反的作用。
另外，执行者常常倾向于使用间接性语言来减轻对员工的打击，但是，间接性语言常会使员工产生误解。例如，“你现在做的项目被取消了”，那么员工可能会认为他将要做另一个新项目；“我们不再需要你从事销售了”，那么员工可能认为他将被转到生产部门工作。因此，在传达消息时一定要开门见山，重点突出，简洁清晰。
• 善于倾听，主动把握解雇面谈节奏。在面谈中，执行者应主动听取被解雇员工的意见，若员工反应激烈，不应与其辩论而要积极倾听，使用点头或短暂沉默配合员工的意见表达，使其可以冷静接受事实。同时，在面谈过程中，执行者还要主动把握好面谈的节奏，不要和员工在某个问题上耗时过多，注意控制面谈时间。
• 避免在解雇面谈中讨论绩效问题。如果是辞退，且辞退程序符合法律法规和企业规章制度，那么绩效问题在先前的绩效沟通中就应详细讨论过，无需再次重复。
• 不要让员工感到其被解雇是歧视所致。例如，“我们需要的是没有太多家庭方面的压力，可以在八小时之外见客户的员工”，“我们需要的是精力充沛的员工”，这些语言都可能会让被解雇员工感到他们被解雇是由于已婚、年龄太大等原因，而这是歧视的表现，极易引发劳动争议。

1.通知员工
• 尽量不要在电话里通知员工“请到人事部来一趟”，以免造成紧张感。
• 尽量避免周末、假日或者员工的重要纪念日当天通知员工。
• 使用会议室、休息室等，尽量不要用经理办公室这种“正式的严肃的”地方。
• 切入正题。不要假意避重就轻谈一些天气或者其他轻松的话题。
• 员工一进会议室(或你选择的其他场所)，待他坐好后就直接告诉员工公司的决定。
2.描述事实
• 用几句话描述为什么公司要做出裁掉他的决定。
• 切记描述事实而非攻击员工的人格。
• 重点强调这个决定已经做出是不可更改的，管理层已经批准等。
• 辞退面谈不要超过半小时(否则就成了体力上的较量)。
3.注意倾听
• 被解雇的员工如反应激烈，不要和他辩论，而是积极地倾听。
• 用开放式问题与其谈话，重复他的最后的话语，点头或用短暂沉默配合员工的阐述，直到他可以稍微冷静地接受这个事实。
4.沟通赔款
• 跟员工仔细讲述一遍赔偿的支付金额，具体算法，福利等。
• 不要在已经商定好的条款上当场承诺增加任何内容。
• 不要承诺会调查一下，事后给予答复，这样会把辞退程序复杂化，弄到难以收拾。
5.告知流程
• 被辞退的员工也许不确定下一步该怎么做，给员工离职流程图，并告诉他一步一步如何做，越详细越好。
• 如有必要，在所有手续办完后，做离职面试。
• 对个别员工实施心理咨询以缓解其过度的焦虑。
• 裁员过程中员工容易出现如下反应：哭哭啼啼、忧愁、焦虑、敌意、讨价还价、不信任感等。
这时企业管理层和人力资源部需要的最关键的技能就是“同理心”和“原则性”。“同理心”不是同情心，它是设身处地地理解被裁员工的焦虑和困惑，让员工把想说的话说完；“原则性”则可以保证自己不让员工的情绪影响公司的决定。

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