浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作?

~ 一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

姜桂洲, 陈建文 ( 中南电力设计院, 湖北 武汉 430071) 摘要: 本文通过工程总承包项目档案管理的实践, 介绍了在工程总承包项目中相关单位的档案管理职责、管理方式, 文件材料的收集范围以及整理方法, 指出了做好工程总承包项目档案管理工作应注意的问题。关键词: 工程总承包; 档案收集范围; 管理方法. 中图分类号: TM621 文献标识码: B 文章编号: 1671 9913 ( 2005) 03 0078 03 How to Work Well the File Management in the Engineering General Contract Project JIANG Gui zhou, CHEN Jian wen ( Cent ral Souther n Chi na El ectr ic Power Desi gn I nsti t ut e, Wuhan 430071, Chi na) Abstract: T hough the practice of the f ile management in the engineer ing gener al contract project, this paper expands the duty and the way of the file management of all involve parties, and the collect ion scope and the arr anging method of recor d materials in the engineering general contr act project. Which w ill be helpful to managing the files in the engineering general contract project. Key words: the engineering general cont ract; the scope of file collection; t he management method. 随着电力设计行业业务范围的不断扩大, 电力设计院普遍开展了工程总承包工作, 而且所占的业务份额越来越大。工程总承包的档案内容完全不同于单纯的勘测设计档案, 它除了有保存价值的文件材料自己要留存归档外, 通常在总承包合同中还包含了向业主整体移交工程档案的内容, 因此工程总承包的档案管理有着自己的特殊性。工程总承包项目档案从收集、归档、整理编目、到妥善保管及向业主移交, 需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位共同来完成, 它是一项需要各方密切配合的工作, 参与的各方存在着一种互动的关系。总承包商是建设项目档案工作的组织核心, 对整个项目档案负有组织、协调和指导的责任, 只有总承包商做好参建单位的组织协调和管理, 使他们明确各自在建设项目档案中的责任, 并给予积极配合, 才能保证整个项目档案工作的顺利进行。现就近年我们参加火电厂工程总承包项目档案工作的实践, 对工程总承包项目档案的管理谈几点看法: 1 总承包商的档案管理职责国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实 * 收稿日期: 2005 05 24 作者简介: 姜桂洲 ( 1945 ) , 男, 湖北人, 高级工程师。 78 档案管理 国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理, 进一步加强建设项目档案工作的通知 中要求: 各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外, 要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。因此工程总承包商在项目档案管理中负有两方面的职责: 一是对分包商档案工作的业务监督 、指导的职责; 二是档案收集、整理、存档及向业主移交的职责。 ( 一) 档案业务监督、指导工作: 1 将工程总承包项目档案工作纳入工程负责人的责任制; 项目文件材料的收集, 管理纳入工程建设计划, 纳入各部门的职责范围和岗位责任制, 并定期进行检查考核; 将档案管理纳入到合同管理之中, 将档案是否移交完整与工程结算挂勾。 2 整个工程总承包项目建立档案管理网络, 建立建全统一的档案管理制度标准和规范; 配备统一的管理软件, 实现档案的现代化管理。 3 监督、指导各分包商, 将工程档案管理工作与工程建设同步进行; 统一执行档案分类办法和档案整编标准。 ( 二) 档案的收集、整理、移交工作: 1 指导工程总承包项目各部门收集、整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行、竣工验收等文件, 及时向档案部门归档。 2 接收分包商文件材料的归档, 并进行审核、验收。对全部建设项目档案进行汇总整理。 3 按国家有关规定, 在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。 2 工程总承包项目中的文件材料的归档范围和整理方法工程总承包项目涉及面广, 产生文件材料的环节比较多, 因此, 作为总承包商对建设项目归档的内容一定要心中有数, 以保证收集档案的完整性。同时提交给业主的档案应按电力企业分类办法进行整理移交, 以保证电力企业档案管理的一致性。 ( 一) 工程总承包项目中文件材料的归档范围 1 工程管理性文件: ( 1) 与设计、施工、制造、安装调试、监理质检等单位的合同、协议。 ( 2) 招标、投标文件。 ( 3) 与分包商的来往文件。 ( 4) 工程会议文件。 ( 5) 工程统计报表。 2 设计文件。 3 采购文件 ( 含订货合同、设备文件等) 。 4 施工文件: ( 1) 开竣工报告; 技术要求、图纸会审、施工记录、施工勘测、岩土试验报告、混凝土、原材料试验报告、基础处理、质量验评等。 ( 2) 原材料证书。 ( 3) 设计变更、工程联系单。 ( 4) 观测记录。 5 安装、调试文件: ( 1) 开竣工报告、技术交底、技术要求、图纸会审、施工组织设计、原材料证书、设计变更、事故缺陷处理报告等。 ( 2) 安装、验收记录, 质量评定。 ( 3) 交接试验记录、调校记录。 ( 4) 系统调试方案、报告等。 6 竣工文件: ( 1) 竣工验收文件。 ( 2) 工程遗留问题。 ( 3) 竣工验收会议决议、交接证书等。 ( 4) 工程决算。 7 试生产文件: ( 1) 启动试运文件。 ( 2) 试运行记录。 8 工程监理、质量监督文件。 ( 二) 文件材料的整理方法 1 移交业主的档案按原国家电力公司总文档 [ 2002] 29 号文 !火电企业档案分类表 ( 6 9) 大类?? 进行整理。 2 以电力设计院为总承包商的工程建设项目向本院归档的文件材料的整理, 按 !电力工程勘测设计科技档案分类编号办法?? 执行, 其档案分类编号的基本模式如下: 分类编号办法中未设定工程总承包项目分类代字, 各单位可自行设定。 3 坚持档案工作与工程建设同步进行文件收集工作是档案工作最基础、最重要 79 档案管理 的工作, 也是难度较大的一项工作, 特别是总承包工程子项目多、工程周期长, 一般 2 # 300MW 火电厂施工周期二年左右; 施工安装调试单位多, 有的达几十家, 而且工作交叉多, 你中有我, 我中有你, 工程进程经常要穿插进行; 工程建设中产生的文件庞杂, 客观上给总承包工程档案的收集工作带来了一定困难。如果等到整个工程竣工时再进行档案的收集, 一起算总账, 恐怕就会积重难返了。由于有的施工单位先期撤离, 施工现场较乱, 时间长了文件很可能丢失。为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整, 坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可行的措施。坚持同步管理就是要求项目文件的收集, 整理、归档和项目档案的验收, 要与项目的勘测设计、建设施工和竣工验收同步进行。同步管理要从以下几个方面着手: 从开展工程总承包项目一开始, 建档工作即应开始。完整的前期文件很重要, 尤其是在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据和凭证作用, 也是工程竣工验收时检查的重点内容之一; 在工程建设各阶段中, 档案的形成、收集、整理都要同时跟上; 工程项目竣工时, 竣工档案的收集、整编、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行。实践证明, 为了有效的实现在工程总承包项目中档案工作与工程建设同步, 采取单项工程分步移交的方式是有效可行的, 也就是说某一个单项工程完成后, 及时对该单项工程的档案整理归档。否则由于时间紧、档案数量大, 集中归档很难保证整理、审核的质量, 造成工程档案的完整率和合格率下降。 4 做好工程总承包项目档案的验收工作做好工程总承包项目档案的验收工作是工程竣工验收的基础。原国家电力公司 !火电机组达标投产考核标准?? 中工程档案是六项考核标准之一, 并明确各项考核项目的考评得分均要求在 80 分以上, 否则达标投产考核不预通过。为了使所承建的火电机组顺利达标, 做好工程总承包项目档案的验收工作至关重要。一般各分包商所承建工程形成的档案均由分包商收集、整理并向总承包商归档。总承包商应认真的按档案管理标准对归档的文件材料进行审查, 审查的重点是: 1 各专业、各阶段档案的内容是否齐全, 应归原件的是否为原件。2 检查有关责任者的签字、盖章手续是否完备。3 检查字迹图表质量是否符合归档要求, 是否满足今后计算机扫描等现代化管理的需要。4 是否按规定的分类方案进行系统化的整理和编目。总之, 总承包商只有在档案接收时严把验收关, 才能保证在机组达标时档案管理顺利通过考核。 5 工程总承包项目中档案管理应注意的几个问题工程总承包工作在电力设计系统开展时间不长, 工程总承包项目的档案管理也是一个新的课题, 还在不断探讨之中。从实践中, 我们认为在工程总承包项目档案管理别要注意以下几个问题: ( 一) 工程总承包项目初期总承包商一定要把档案管理提到领导议事日程上来, 并要明确一位负责人分管档案工作。 ( 二) 要按照国家档案局和行业有关档案管理标准, 制定本工程的档案管理制度, 明确各自的职责、并与经济责任制挂钩, 如: 文件材料未按要求归档, 不进行工程结算等。 ( 三) 由于工程总承包项目参建单位多, 且分包商基本无专职档案人员, 因此总承包商应对分包商的专兼职档案人员进行培训, 以提高他们的业务素质, 为以后档案整理、归档打好基础。 ( 四) 工程总承包项目要统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件, 以保证整个工程总承包项目档案管理的一致性, 实现档案管理的标准化。 80 档案管理

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