怎样构建人力资源基础管理的平台

如何构建系统的人力资源管理系统~

企业里的人力资源管理就像财务、质量、生产等管理一样，必须形成一个体系，才能确保其功能有效完整地发挥。因此，正确的人力资源管理，必须是在人力资源管理体系框架内的分块管理，建立人力资源管理体系，是有效开展人力资源管理工作的前提。
建立完整的人力资源管理体系，要遵守前后关系原则，大体上可以分为以下十二个步骤。
一、建立公司组织架构
要充分了解公司三至五年的中短期规划，特别是公司的发展目标及实现此目标所采取的战略手段，只有公司的目标与战略明确了，才能设计足以实现公司目标并与之相配套的组织架构。建立公司组织架构是开展人力资源管理工作的根本基础。
二、建立职等表
组织架构建立好之后，公司的管理模式就确定了，包括岗位设置、部门划分、工作接口、管理路线、组织阶层及上下级关系等就界定清楚了。为了确保组织架构中所设定的各岗位任务能得以实现，就有必要进一步对管理组织中所有岗位的级别、责任、权利做出明确规定。因此，以公司组织架构为基础，就可以建立职等表，而有了职等表，又为制订资薪制度建立了基础。
三、编写职务说明书和完成定岗定编
根据组织架构图及职等表，根据各岗位在管理组织中所处的位置、所赋予的任务、所必须实现的功能、所应承担的责任、所必需的任职资格等，就可以对各岗位的工作进行定位，编写成为职务说明书。
再对职务说明书中所描述的内容，首先评估有无疏漏是否完整、纵向横向是否保持良好衔接、授予的责任是否与所处的岗位相对应等，以确定是否有必要对职务说明书的内容进行适当调整；再进行岗位分析，评估其工作量大小，以确定此岗位所需的人数，分析整个管理组织架构所需的人数，就完成定岗定编。
四、建立权限划分表（工作流程）
根据岗位职务说明书，就明白了各岗位的工作事务，为了顺利完成各项事务，就必须规定各种事务的经办人、审核人、复核人及批准人等，当然，不是所有事务都需要通过四个环节来完成，有些只要三个或二个环节即可，这样就形成了权限划分表。有了权限划分表，完成各种事务的工作流程也就建立了，同时，各岗位之间的工作接口也明确了，各岗位都按权限划分表的规定去做工作，公司的流程规范化就实现了。
五、制订考核管理办法
根据职务说明书及权限表对各岗位职、责、权的规定，结合参照公司各阶段的目标及分解到各岗位的任务，并考量岗位工作的主次及轻重等权重划分，就能制订出各岗位的考核管理办法。有了考核管理办法并予以实施，员工工作实绩的好坏就一目了然，公司根据考核结果对各岗位员工实行奖优罚劣，公司的激励体系就建立了。
六、制订人力资源规划
根据岗位职务说明书中对任职资格的要求和公司定岗定编的要求，将公司现有的人员与所设置的岗位一一对号入座，就很容易发现哪些岗位人员有富余，哪些岗位人员需要调整，哪些岗位的人员必须淘汰，哪些岗位人员需要补充，有哪些新岗位，在什么时候设立，在未来需要储备、调整及淘汰哪些人等等，就一清二楚了。由此，公司的人力资源规划就清晰了。
七、制订薪资制度
通过了解本地区同行业的基本工资水平，了解公司创利能力及分配原则，评估公司利润增长率，根据劳动法要求、根据公司的定编要求，就可以编制公司薪资总预算及年度增长方案，再参照各岗位职等、责任、工作性质、强度、难度、环境、重要性等因素，就可以划定各岗位的工资水平及增长比例，再将各岗位的总薪资分解为底薪、津贴及绩效奖等项目，以保证工资具有公平合理性、上下浮动弹性及增长幅度空间，公司的薪资制度就建立了。
八、建立制约机制
在建立薪资制度的同时，制订试用转正管理办法，新进人员和晋升人员的考核机制就形成了；制订异动管理办法，范围含降级、平调、升级及调薪等内容，内部人才流动的渠道就畅通了；制订离职管理办法和合同管理办法等，薪资制度的执行可靠性就建立了，有了这些，对人才的制约机制就形成了。
九、建立保障机制
根据公司的用人宗旨，作为薪资制度的延伸，对员工的就业、健康、充电、安居、子女就学等公司政策予以明确，制订出福利管理办法，从情感方面来吸引人才和留住人才，让员工能够安居乐业，对员工的保障机制就形成了。
十、做好培训及人才储备
为了确保员工能与企业同步发展，同时也为了员工能适应企业更高岗位的要求，员工自身水平必须不断提升，因此，必须对员工的教育投资做出年度预算，再根据预算和员工的成长需求，按不同职等、不同部门、不同时间等因素制订出培训计划。有针对性地给予员工进行现岗位和更高岗位的知识及技能教育，实施培训后，将员工的受训结果与薪资、晋升等机会挂钩，人才培养储备的目的就可以达到了。
十一、实行干部轮调制度
有了针对性的培训做基础，有了稳定的员工对相关联岗位的工作长期接触，就可以更好地实施异动管理办法，其中一项重要内容就是实行干部轮调制度，这种轮调制度的好处在于激活管理体制、导入竞争机制、防止管理思维固化、防止管理小圈子产生、培养综合性人才等，在公司不断扩大或急于用人时，也不会处于被动了。
十二、签订劳动合同
与所有的员工签订劳动合同，企业和员工双方都有了保障，由此来构筑制约体系和诚信体系，既确保了企业在每个时期的用人可以预测和提前准备，又让员工能够对自己的职业生涯分步骤分阶段进行规划，以达到企业和员工双赢的结果。

第一步　打好人力资源管理的行政基础

企业的好坏不是以其拥有资源的数量或规模来评价，而是以其对现有资源的利用效率来衡量的。人力资源也是如此。所以，人力资源管理的好坏，更多是体现在能否合理利用企业人力，达到"人尽其才"、工作合格并有创新这方面。而要达到这些目标，必须先有规范，我们无法想象一个很多员工迟到，脱岗早退的企业能实现人力资源的深层次管理。所以，一些基础制度的制定工作必须先做好。


第二步　搭建起一个组织管理的平台

在基础工作做好之后，人力资源管理者的着眼点应放在――以优化人员配备与组合达到优化业务管理的效果。此处所说的人员配置，不仅仅是招聘，更多的是组织规划。比如业务部门应设置什么职位，由什么人担当，要达到怎样的效果。这些工作要求人力资源经理要对业务有相当了解；公司管理者也必须认同人力优化和开发的重要性并参与其中。在这个平台的建设过程中，人力资源管理者参与企业决策，发挥对组织建设、业务流程建设的提升作用。

第三步　建立起人力资源开发体系

人力资源管理需要有基础、有组织、有系统。因而必须搭建起行政与组织平台。但以上工作只能达到"保和平"的目的，如果想"建家园"，还必须建立起一套人力资源开发体系。正如我们前面所提到的，人力资源必须开发出来，才能创造价值。企业现有人力资源往往可分为三大部分：未发育的人力资源（智力水平、知识技能未能达到要求的人群）；未利用的人力资源（学非所用，用非所长的人）；已开发的人力资源（正在发挥作用的人），一个合格的人力资源管理者要能明确分析企业人力资源的层次，并通过精心设计的有针对性的培训活动及激励措施实现前两种层次向最后一种的转化。


人力资源管理者要有全面资源管理的思想，对业务流程非常清晰，才能明白棘手的问题可能出现在哪个环节，再去有重点地建立起人力资源开发体系，并通过这一体系，将公司政策、管理、培训教育等内容传递给公司管理者与员工。

第四步　建设健康优秀的企业文化

失败的企业有各自失败的理由，但真正成功并能生存长久的企业，一定有着一些共同的好的企业文化。优良的文化能形成优良的组织，最终产生优秀的业绩。


企业文化指企业的经营理念、价值观念、哲学思想、文化传统和工作作风。它表现为企业全体成员的整体精神、道德准则、价值标准及管理方式的规范。丰田的企业文化是"积集人才，善用能人，重视职工素质的的培养，树立良好的公司内部形象。"曾有一名丰田退休的老员工，行路时发现一辆停在路边的丰田车的刷雨器坏了，便义务帮助车主修好。我觉得，企业文化做到这个份上，就是成功了。因为它能让员工时时都意识到自己企业的一份子，要维护企业的声誉和形象。

构建人力资源基础管理平台需要先构建人力资源管理体系，组织架构，岗位职系，薪酬体系，绩效考核等各个管理模块。

构建人力资源数字化平台对员工的薪酬，绩效，岗位考勤管理，工时统计，全勤绩效，休假管理，加班管理都需要有专业的软件。依据数据优化更有成效。

好用的工时管理推荐京顶EDP劳动工时数字化管理平台。

可实现员工在标准工时制，综合工时制，不定时工时制（弹性工时制和核心工时制）下的考勤打卡，排班，休假/年休假，加班，出差，外出进行实时在线流程化管理。每月统计出可用于计算工资的工时统计数据。包括出勤天数，缺勤工时，会议工时，加班工时，请假工时，出差天数等自定义考勤类型报表。并可以统计与出勤相关的补助，出勤就餐天数，外出误餐补助，出差地域补助，特殊班次补助，员工学历补助，加班时段补助等福利津贴统计。具体功能如下：

1、考勤打卡：人脸考勤机，通道闸机，门禁，手机APP等任意一种打卡数据采集

2、智能排班模块：制定标准工时制，综合工时制，弹性工时制班次时间，并设置将具有相同上班时间的员工分为一个考勤组，制定考勤组排班计划！

3、职工休假模块：休假管理很多OA系统也包含，但OA请假以审批流程为主，多以半天或一天为单位而且不检查班次。所以在考勤工时计算中不是特别精准。考勤休假模块是包含员工休假资格发放，休假申请审批，休假计划，工时优化，休假工时统计，自动销假等功能

4、年假管理账户：年假管理是员工休假的一个特殊情况，采用单独年休假账户实现年假两年并管，自动清零。很多人不太明白为什么需要两年并管，因为按自然年度计算，年假在12月底就到期了，而很多企业为保证员工年假能延续到春节期间申请休假，将上一年年假转结到第二年。并设置清零有效期

5、时间管理账户：这个时间账户主要实现对员工加班的管理，员工日常的多于标准工时的时间都记入时间账户，方便员工申请调休假或发放加班费。同时建立员工时间信用管理体系
6、出差考勤：员工出差正常考勤，并统计出差地域补助
7、外出管理：外出单管理，统计外出工时并计算外出餐补
8、考勤工时统计：员工每月的工资计算需要考勤报表，补助项统计，工时统计报表上报完成才算考勤的全业务管理。员工的实出勤工时，缺勤工时，休假工时，加班工时，出差工时，外出工时，会议工时，和考勤相关的福利补助全部计算汇总，方便HR部门计算薪酬
9、工效分析：大数据挖掘。员工的项目工时，工效，休假率，出勤率多种维多的分析数据有助于准确核算工时，优化用工结构，为企业降本增效，提供决策支持
10、定制开发：微服务架构可以在不影响现有业务基础上扩展新应用。实现真正的企业一体化数字管理。避免多套系统对接，多头维护，降低维护成本

　　如何实施人力资源管理系统

　　要通过人力资源管理系统提高企业管理水平，只选取一个适合本企业特点的软件是远远不够的。人力资源管理软件通常只是一个通用的系统框架，提供诸如报表生成、查询、宏等辅助工具来协助使用者工作。作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样的，包括规范或不规范、普遍存在或特殊、相对简单或错综复杂的情景。因此，实施中根据企业实际情况和企业所在地的政策法规，给这个骨架里添血添肉就非常重要。毫不夸张地说，项目成功与否的关键就在于这种被称为实施过程添血添肉的工作。

　　由于人力资源管理系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、更新和检查都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，特别是工资计算不能有任何错误，因此，实施工作尤为繁琐和困难，其难度和工作量远远大于一般人的预计。为了最大限度地提高企业的人力资源管理水平，成功地实施人力资源管理系统，需要特别注意以下7点：

　　一、主要领导的理解和全力支持

　　人力资源管理系统的实施不只是人事部门或计算机部门的事。为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合。同时，采用人力资源管理软件，需要在充分回顾企业政策的基础上，根据先进的人力资源管理理念，从程序到操作进行全面改进。所有这些工作，如没有企业决策层的参与是很难实现的。

　　二、培训

　　通过培训转变人们、特别是中高层领导的思维方式和行为方式，让他们学会并习惯于通过系统来进行科学的管理，而不是决策凭感觉，分析凭经验。不光要明白采用人力资源管理系统的好处，更重要的是要了解系统功能和系统的运行方式，学习软件系统中蕴涵的先进理念，主动积极地反思现行的体系，探讨改进的方案。

　　三、改进企业的相关制度和信息结构

　　由于历史的原因和条件的局限，很多企业现行的相关制度、人事相关信息的组成和报表不尽合理和科学。而实施人力资源管理系统正是一个非常好的契机来回顾本企业不合理、不科学或不符合国家相关法律和规章的地方，重新合理地组织人事相关信息和报表，从而减少企业运行的潜在风险，将人力资源部员工的工作放在刀刃上。因此，实施人力资源软件不应只是单纯地将现行的制度和报表计算机化，而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。

　　四、明确项目的实施目标

　　在项目的初期，应该明确整个项目的实施计划和目标，需要采集的数据，需要保留的历史信息，现有数据如何规范化以及项目实施的时间和进度安排等等。

　　五、组织精悍的项目实施小组

　　项目实施小组人员的组成应包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们将负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查，提供相关建议，培训其他人员，建立系统和检查各部门的运行程序。项目实施小组应明确每个小组成员的工作职责。他们也将是该企业运行人力资源管理系统的主要骨干和技术支持。

　　六、测试软件功能

　　项目实施小组在明确实施目标和进度后，要根据实施目标全面测试购买的软件系统，争取在3个月内将软件系统95％的错误解决掉。由于人力资源管理系统需要处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，再加上软件的商品化程度远不如已经运行多年的成熟软件产品，存在的错误较多。如果不在项目实施的初期解决这些问题，随着问题的不断暴露，不仅会浪费大量的人力，更严重的是会使人们失去信心，严重影响工作的进展。

　　七、建立科学的程序性文件

　　人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁，采集和确认困难而且无内联关系。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。这两者之间的矛盾会因为新系统的投入运行而变得越来越突出。新系统在运行后无疑会迫使一部分员工改变已经熟悉了的工作方法和习惯，学习包括计算机知识在内的新知识、新方法、新程序，一部分人的利益也许会受到影响。在系统的实施过程中，很多企业由于有关人员素质较低、工作责任心不强，加上某些管理人员的随意指挥，会造成系统的实施和运行事倍功半，而且降低了系统的功效。所以，除加强培训外，建立必要的科学的程序性文件，做到有章可循，减少和杜绝各种特例情形，才能为人力资源管理系统的实施和正常运行提供有效保证。

　　人力资源管理何去何从

　　在一次研讨会上，有人问怎样才算是一个好的人力资源管理？
　　要回答这个问题还真有点难度。根据管理权变的观点，管理并不能放之四海而皆准，应根据时间场合的变化而因时制宜。从这个角度出发，前面所说的问题似乎没有一个标准答案。就人力资源管理的一般性质而言，要做好人力资源管理首先应该在企业中确定自己的定位。有人可能就会问，人力资源管理不就是招聘培训薪资绩效员工关系等几项职能吗，怎么还需要搞清？这没有错。但是，我们在做管理时，还应该考虑企业的生存状态，它与我们应该采取的措施方法是密切相关的，所谓“不谋全局者，不足谋一域；不谋万事者，不足谋一时”，我们必须具备全局观念,从企业战略出发。
　　管理，在说文解字中，“管”字从官，做官的人戴个帽子，就是管，那么做官的人是什么时候才戴帽子呢，是升堂的时候，是上朝议事的时候，因此“管”这一字的含义则是领导工作的人从事的活动。“理”字从里，表示事物里面的本质及规律。所以管理这个词告诉我们，管理者不但要从事管理领导的工作，而且还必须了解工作的本质规律，从中找出适合于实际情况的措施方法。
　　当我们纵观林林总总的企业，你会发现人力资源管理在各个企业里面扮演着形形色色的角色，有的还只是处理行政事务，有的攀升至战略伙伴，有的致力于制度的建立及完善，有的藏身于行政部门的角落，有的称兄道弟于各生产、职能部门，有的凌驾于各部门之上，成为公司政策的参谋制定者及执行者。在一片纷繁复杂，眼花缭乱之中，人力资源管理在喧嚣中慢慢成长。为什么会存在如此不同的人力资源管理，难道它的职能在各个公司都不同吗？不是说人力资源管理早已成为现在的潮流，企业的发展动力了吗？
　　作为一名HR管理者，你是怎样思考这个问题的呢？你又是如何努力使自己成为一个合格的HR管理者的呢？这就需要了解人力资源管理层面与企业发展阶段的关系。
　　当企业处于创业、开拓的阶段，它的发展瓶颈更多的是资金、技术，此时对人力资源管理的要求则是处理好日常的事务，更多的从事于行政事务性工作，算算工资、管理档案，是一个辅助性质的部门。
　　当企业处于快速成长，稳健经营阶段，这时的情况有所变化，这时候的企业急切需要的是管理制度的完善，这个时候的HR管理进入了一个新的阶段，那就是所谓的功能整合阶段。
　　比如招聘：如何进行招聘、如何科学的甄雪�采用什么样的招聘策略，是内部招聘还是外部招聘，内部招聘该怎么办，外部招聘该怎么办。
　　比如培训：如何进行培训需求的调查、如何确定培训的方式、是内训还是外训，如何培养企业内部讲师，如何进行外训单位的评估，如何编写培训教材，如何进行及完善企业培训的体系？
　　比如薪酬：薪酬结构合不合理，职位体系是否明确，薪酬策略如何确定，薪酬如何与绩效挂钩，如何调薪，调薪的依据是什么，职位升迁与薪酬调整如何结合，薪酬具不具备激励性，是否制定了详尽的薪酬管理办法？比如绩效、比如员工关系处理、生涯规划、企业文化等等。
　　这个时候，作为HR管理者，更多的应该去审视HR的各个职能、制度是否符合企业的发展状况，如何完善，如何在原有的基础上给企业提供更好的管理发展平台，如何激发员工的积极性，如何开发出员工的潜能，整合HR管理的各个职能，完善公司的各项制度，给企业的发展提供更好的内部氛围。
　　当企业继续发展，迈向大集团跨国经营的时候，人力资源管理的角色又提升到一个新的层次，这时候的HR管理才真正成为企业的战略伙伴，为企业的经营发展提供战略性支持。企业的HR管理者高瞻远瞩，从战略的角度审视管理制度对企业的发展。我将其归纳为“四个有利于”：即企业的管理制度是否有利于企业的永续经营，是否有利于企业综合实力的增加，是否有利于企业形象的提升，是否有利于公司与员工的共同发展。这时的HR管理建立于功能整合阶段的基础上，从企业经营者的角度向企业建言献策、为企业的发展提供战略支持。
　　因此，企业处在哪个阶段就决定了HR的角色及采取的措施，与其将现在的各式各样的人力资源管理并存归因于中国人力资源管理发展的混乱，还不如将其归因于现时代企业发展形态的多样性。

以任职资格为核心的人力资源的基础平台的框架

之所以说是“基础平台”，是由于类似A企业这样的公司规模和以技术为主导的高科技公司，它们已经经过了创业期，进入了处于快速的成长阶段，是人力资源管理基础建设的关键时期。如果建立传统的职位为基础的人力资源体系，是无法快速复制人才和知识传承积累的。建立任职资格标准才是解决组织能力成长的基石，在此基础上配合完善的绩效考核、分层分类的培训体系、与任职资格对应的薪酬激励手段来牵引员工的成长，才是非常及时和有效的、可持续发展的。

任职资格是重视结果的对过程的管理、评价，包括资格评价和行为能力评价，从组织层面和员工内在成长要求的层面实施管理。任职资格的目的是建立职业化的员工队伍，它的标准是优秀企业优秀行为的表现，是快速复制人才和成功经验积累的最快方式。在基于任职资格管理的人力资源管理体系中，绩效考核是进行任职资格调整的重要依据，也是组织衡量绩效的有效手段。

对于资格认证中的还未达标或欠缺的知识、技能、行为标准，找到差距，基于差距和提升的培训需求是非常有针对性的，以改进为目的的培训体系为组织和员工的成长提供了一个上升的阶梯。

基于任职资格为基础的薪酬激励是实现员工回报的一种有效激励方式，把资格等级和薪酬等级直接对应的方式，为员工的发展提供了内在的动力。

建立了任职资格为基础的人力资源管理平台，组织在符合资格条件的“人才库”中能公平、公正、客观的选拔、任用、开发人才，借用绩效考核衡量和评价绩效，用培训开发来改善和提高技能和能力，用激励机制实现价值的分配和转移，真正创造一个适合人才成长的土壤和环境，实现人才管理良性循环链，提升组织能力，最后实现组织目标。

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