办公室工作中,档案管理一般分为哪几类?

作者&投稿:初贝 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
办公室工作中,档案管理一般分为哪几类?~

2.3 档案室主要职责:
2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

3.0 档案的种类

3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

3.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3.11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3.12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

在社会分工不断细化发展的情况下,单- 的综合性文员是远远满足不了现代企事业单位的需求的。于是,文员也被分成了很多种,主要有行政文员、人事文员、办公室文员、销售文员等。


行政文员的工作杂而乱,涉及面广,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日工作计划带来很大的冲突,这时就要择其轻重来处理。

总体来讲,行政部门属于服务保障部门,是为整体及其他部门服务的,所以要协助处理- 些日常事务,否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。


行政文员的主要工作职责有:

1负责办公设备的管理,如计算机、传真机、长途电话机、复印机的具体使用和登记,以及名片印制等工作。

2负责邮件和报刊的收取、分发工作。

3.负责电话小总机的接线工作。对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部经理处理。

4.负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

5.负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到人库有验收、出库有手续,保证账实相符。

6.按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又不长期积存。

7.完成各项勤杂、采购工作。

盆景状况的检查监督工作,保证良

8.负责办公场所的室内外绿化、好舒适的工作氛围。

9.负责下班时对整个办公区的巡视工作,在看门窗、饮水机电源、电脑电源等的关闭情况并做记录。

10.完成行政部经理临时交办的其他任务。

人事文员


人事工作包括招聘、培训、绩效考核、人事档案管理、劳资等等,一般视单位规模大小设置不同岗位。 人事助理主要工作是协助主管做一些实际性的工作,当然也包括文员工作。具体来说有:

1.稽查考勤卡,根据员工打卡出现的异常,进行追踪处理及罚款的具体执行。

2.员工请假、调休的登记工作,并统计每日请假人数,制作考勤日报表。

3.将所有的考勤资料、请假单整理归档。

4.对所有员工的薪资异动汇总列表,交上级审核后再进行具体实施。

5.稽查考勤、工资等作业情况,发现问题及时解决。

6.新进员工暂住证、工伤保险的办理,员工就业证、计生证的办理查验,并对员工遗失的证件进行补办。

7.劳动合同及合约到劳动部门办理盖章手续。

8.新进员工银行” 卡通的办理,以及解决员工在自动柜员机上取款时所发生的异常问题。

9.个人所得税纳税报表的填写,并帮助代交个人所得税。

10.年终员工飞机、火车、汽车、船票的预订。

11.新进员工体检及老员工定期体检的安排与实施。

12.常用药品的采购与发放。

13.承办上级领导临时交付的其他事项。

办公室文员


办公室文员主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发等,具体是:

1.接听、转接电话,接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记工作。

8.做好宣传专栏的组稿工作。

9.按照印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10.做好食堂费用支出、流水账登记,并做好餐费的统计、收纳和保管工作。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表工作。

12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理工作,严格借档手续。

13.社会保险的投保、申领工作。

14.统计每月考勤并交财务做账,留底。

15.管理好各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。⑥接受其他临时工作。

2.3 档案室主要职责:
2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

3.0 档案的种类

3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

3.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3.11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3.12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。


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窦瑶安体: 行政文秘档案、人力资源档案、劳动工资档案、设备档案、产品开发档案、合同档案、客户档案等

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