大型活动策划要注意的问题

大型活动策划需要注意什么？~

第一阶段：调研。任何一个大型活动必须要有一个鲜明的主题。在进行一个大型的活动策划之前必须就主题进行调研。一次大型的活动，即是这个主题对公众或参与者的重要展示，市场调研可以帮助活动的策划者确定哪个是活动的目标客户市场或第一市场，以及了解到目标客户对大型活动的期待性要求有哪些，希望达到什么样的目的和效果。调研的内容可以是国家关于有关大型活动的法律法规，如消防安全等规定，以及适用人群、公众关注点、是否有道德或宗教限制、活动的时间及地点是否适宜等。
第二阶段：分析与创意。在活动的调研完成之后，就需要进行针对活动的各个方面进行分析，这是激发创意与灵感的阶段，是让活动组织者设计整个大型活动蓝图的阶段。要想让大型活动不落俗套，必须要有创意性的思路及变革的想法。在创意过程中，可以运用头脑风暴法等来集思广益，用纸张记录下大家的奇思妙想，不要一开始就进行评价与归类。然后再根据所记录的想法，运用5W1H的方法进行提问，使一些想法能够与大型活动的主题目标达到一致性。在此过程中，一定要评估可能实施并能运用的资源是否可行，如政治资源、人力资源、财务资源等等。
第三阶段，活动具体方案的策划。策划期通常是大型活动组织管理中用时最长的周期。从各种大型活动策划与实践中，如果调研越准确，前期分析越充分，那么方案策划期相应的越简单，用的时间也越少。
第四个阶段：大型活动的协调。在大型活动的过程当中，需要协调的因素很多。对外需要协调政府，以及一些职能部门如公安消防、交通管理部门、医院、学校等等凡是能涉及到的因素。对内需要协调场地、人员、时间、参加者等等。任何事情都不可能一帆风顺，所以要求大型活动的策划组织者，始终保持良好的心态，以积极的态度，探索使用正确的方法去解决大型活动实施过程中所遇到的每一个细小或者重大的事情，并视解决问题为一种挑战，视解决协调问题有结果为一种乐趣。
活动策划的最后一个因素即是关于大型活动策划期间对于行动发生的速度。意即对策划的组织者是否每项行动都能在最佳的时间内展开，要对每个行动完成的速度进行管理。一个良好的活动策划，组织者能把握每一个细节任务的速度，当急则急，当缓则缓。在大型活动举行当中，有效地把握活动进行的速度，有利于调动活动的气氛，以及让参与者能够休息与参与相结合，达到最佳的活动效果。

做一场大型活动策划，需要注意哪些问题：
1．确立公共关系目标
公共关系目标即本次公共关系活动要达到的目的。公共关系目标最核心的是达成双向的沟通及了解、分解这一目标，基础层面的目标是组织知晓度的多实现，高级层面的目标是组织信赖度的追求。在信赖度方面包含着两个方面的含义，一个是信任，这是社会组织希望通过具有影响力的公共关系活动来构建目标公众对组织的信任感；另一个是忠诚，即期望让目标公众实现对组织的忠诚，这是社会组织在公共关系活动中欲实现的最高目标。一个精心策划的公共关系活动最希望达成的目标即是社会公众对组织矢志不渝的坚定信心。
2．明确目标公众
公众是公共关系活动的对象，目标公众的确立是通过前期认真的调查完成的。-般来说，公众可以分为三类：目标公众，潜目标公众，非公众。对已确立的目标公众，社会组织必须要准确地把握公众特点，寻求最适合公众接受的习惯与途径来开于展公共关系活动，以实现对公众沟通的最佳效果。在开展公共关系活动时，组织面对的公众往往不是一个公众群体，可能是数个；往往不是一个现场或地域的公众，可能是广阔区域，甚至国外的公众。因而，把握公众特点、选准公众显得十分重要。
3．公共关系策略
公共关系策略即阐述公共关系活动的整体思路与步骤。包括活动创意的展开、系列活动安排、活动遵循的基本原则以及具体的操作方略。尤其是大型活动现场，公共关系策略要说明组织的活动安排如何充分体现公共关系创意与组织目标，怎样实现最大限度地影响现场公众与非现场公众。
4．主要信息说明
主要信息即组织本次策划大赛需要说明的重要内容，包括主办方准备活动的情况主题所反映的重要意义、参加活动的各方单位情况、目标公众的具体情况等。这部分信息的说明对理解与开展公共关系活动是不可或缺的。
5．媒体计划
媒体计划即有计划地安排新闻稿、专题节目以及专访活动创意，尤其是对版面、时间段、频道、重复率等，均要做出细致的计划，对组织领导人、新闻发言人等要给予特别的安排，以期能够有有效地实现与目标公众的双向沟通与交之流，并缔结与媒体良好的合作关系。
6．传播策划
公共关系活动有相当部分的内容体现在传播计划的设计上。因此，策划方案有必要单独规划传播行动。其主要包括两大部分：人际沟通与大众传播沟通。人际沟通要明确对意见领袖与目标公众沟通的不同计划，要设计特定的活动影响主要的目标公众；大众传播则要审慎选择传播媒介，既经济又高效地将组织信息有效地送达到外围目标公众那里。传播策划的设计十分重要，它与现场活动相互呼应，才能发挥出公共关系活动的最大效应。
7．预算费用表
将活动可能涉及的所有费用均以明细表格的形式列出，同时进行适当分类，既为之后的公共关系活动的实施做重要铺垫，又可使公共关系活动的主体--社会组织能够对策划活动的开支总额有一个基本的衡量，同时，经费预算也是方案审批时领导拍板定夺的重要依据。
8．传播形式及方案要点
传播形式即明确公关策划的具体传播形式，如现场交流、座谈会、专家咨询、冷会、专项展览、参观、文艺演出等各种沟通交流形式。同时，还要阐述在特殊情况下应对记者及意外突发事件的处理与工作提示等。

大型活动策划要注意的问题包括：1、目标一定要量化；2、集中传播一个卖点；3、公关活动本身就是一个媒体；4、没有调查就没有发言权；5、策划要周全，操作要严密；6、化危机为机遇；7、全方位评价；8、用公关手段处理公关问题。

一、目标一定要量化
公关活动特别是大型公关活动往往耗费很多人力、物力、财力资源，一个新产品在中心城市的上市传播费用，一般都在百万元以上，为了企业的传播需要，为了建立品牌的知名度、认知度、美誉度，为了更多的目标消费者去购买产品，这就是新产品上市公关活动的目标。没有目标而耗费巨资做活动是不可取的，目标不明确是不值得的。目标一定要量化，只有量化目标，公关活动策划与实施才能够明确方向，才会少走弯路。
二、集中传播一个卖点
公关活动是展示企业品牌形象的平台，不是一般的促销活动，要确定活动卖点（主题），并以卖点作为策划的依据和主线。只有提炼一个鲜明的卖点，创造公关活动的“眼”并传播，才能把有关资源整合起来，从而完成活动目标。公关活动策划需要创造一个非常精彩的高潮，要把这个高潮环节设计得更有唯一性、相关性、易于传播性。集中传播一个卖点并不是只传播一条信息，而是把活动目标和目标公众两项因素结合起来，重点突出一个卖点，提高活动的有效性。
三、公关活动本是就是一个媒体
随着公关新工具、新技术的不断涌现，同新闻媒体、广告媒体一样，公关媒体也在发生革命，网络等新兴媒体被应用于公关活动。公关活动本身就是一个传播媒体，它具备大众媒体的很多特点，只是公关活动实施前不发生传播作用，一旦活动开展起来，它就能产生良好的传播效应。公关活动因其组织利益与公众利益并重的特点，具有广泛的社会传播性，本身就能吸引公众与媒体的参与，以活动为平台通过公众和大众传媒传播。
四、没有调查就没有发言权
国内不少公关公司做公关活动，因缺乏公众研究意识或公众研究水平有限、代理费少、时间紧等原因，省略公众调查这一重要工作环节已是司空见惯的事情。“没有调查就没有发言权”，只有摸清自己的优劣势，洞悉公众心理与需求，掌握竞争对手的市场动态，进行综合分析与预测，才能扬长避短，调整自身公关策略，赢得公关活动的成功。公关活动的可行性、经费预算、公众分布、场地交通情况、相关政策法规等都应进行详细调查，然后进行比较，形成分析报告，最后作出客观决策。
五、策划要周全，操作要严密
公关活动策划技巧重点是周全，公关活动的成功或失败的机会只有一次，一旦出现失误无法弥补，绝不能掉以轻心。
六、化危机为机遇
大型公关活动有一定的不可确定性，为了杜绝意外事件发生，公关人员在策划与实施的过程中要抱有强烈的危机意识，充分预测到有可能发生的各种风险，并制定出相应的对策。只有排除了所有风险，制订出的策划方案才有实现的保障。发生紧急事件时，要随机应变，不要手忙脚乱，不要抱怨，保持头脑清醒，冷静，迅速查明原因并确认事实的真相。已造成负面影响的，一种方法是及时向公众谢罪，防止再发生，不同媒体建立对立关系，避免负面报道，策略性处理媒介与公众关系，否则修复较难；另一方法是，化危机为机遇，借助突发事件扩大传播范围，借助舆论传播诚意，争取公众的支持，反被动为主动。
七、全方位评估
在对公关活动进行评估时，往往是只评估实施效果，评估不够全面。如能在评估时，除实施效果外再评估活动目标是否正确、卖点是否鲜明、经费投入是否合理、投入与产出是否成正比、公众资料搜集是否全面、媒体组合是否科学、公众与媒体关系是否更加巩固、社会资源是否增加、各方满意度是否量化等，则公关活动的整体效果才能体现出来。这种全方位评估有利于活动绩效考核、责任到人，更能增加经验，为下一次公关活动的策划与实施打好基础。
八、用公关手段解决公关问题
社会上对公关活动的认识不同时期存在不同误区，加之部分媒体的错误引导，更加深了这种错误认知的蔓延。近年来，对公关的认识又有了新的误区，把公关活动等同于促销活动。实际上两者的目的、重心、手段不同。公关活动的目标是提高美誉度，提升亲和力；促销活动的目标是提高销售额、市场占有率。公关活动的重心是公众、媒体、政府，促销活动的重心是消费者。企业同时需要营销、公关两种职能，两种职能不能通用。公关是社会行为，营销是经济行为，公关活动关注公众，促销活动关注消费者，公关与市场区别较大，营销的手段不适用于解决公关问题。公关活动的公众非常多，消费者只是公众的一种。不同的公众，使用的公关手段也不一样。所以，要走出“公关活动就是促销”的误区，用公关手段解决公关问题。
公关活动策划与实施需要经验的积累，公关活动要重策划，更要重实施，只要不断总结经验并应用于实践中去，一定能策划与实施出更多、更有影响力、更成功的公关活动。

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月面塞夫： 你问的太笼统,举办规模决定注意事项.如果是几百人的讲座,你就注意好吃住问题就可以了,不需要其它部门批准吧.如果是在公共场所,涉及上千人或万人,这需要申请的可就多了.公安、消防、城管等应该都要沟通.

大渡口区18894736439： 大型活动策划要注意哪些?？
月面塞夫： 展览的高度要足够.展览不能过低,最好是高度四米,这样才能使观众感受到舒适.若是展览高度过低,会使观众在观看时感到压抑,最后影响参展的心情.展厅要简洁不要复杂一般人在瞬间只能接受有限的信息.观众行走匆忙,若不能在瞬间获得明确的信息,就不会产生爱好.另外,展厅复杂也轻易降低展厅职员的工作效率.展品要选择有代表性的摆设,必需有选择,必有所舍弃.简洁、明快是吸引观众的最好办法.照片、图表、文字说明应当明确、简洁.与展出目标和展出内容无关的设计装饰应减少到最低程度.

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