公司采购付款管理制度怎么制定？

公司付款管理制度怎么写？~

付款管理制度：
凡大宗原料，辅料，包装材料，微量药品，设备，零件，器材，办公用品等采购业务中，有关询价，议价，采购等作业,均适用本制度。销售登记技术服务费，公司原物料的采购计划，价格，策略等均由采购委员会决议。紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。
采购部门的权限划分和工作基本原则：采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。
公司是指一般依法设立的，有独立的法人财产，以营利为目的的企业法人。根据现行中国公司法(2005)，其两种主要形式为有限责任公司和股份有限公司。两类公司均为法人(民法通则36条)，投资者可受到有限责任保护。
指企业的组织形式。以营利为目的的社团法人。在资本主义社会获得高度发展。我国在建国后对私营公司进行了社会主义改造。国营工、商、建筑、运输等部门中实行独立经济核算的经营管理组织和某些城市中按行业划分的专业管理机构，也通称公司。随着我国经济体制的改革，享有法人资格的各种公司纷纷设立，按章程从事自身的生产经营活动。

第六篇 采购管理制度

1.总则

1.1目的
为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适
价的原物料，特制定本制度。
1.2范围
凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品
等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。
1.3 采购部门及权限的划分
1.3.1公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。
1.3.2临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总
经理签准。
1.3.3具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购
部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。
1.4 采购工作基本原则
1.4.1采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。
1.4.2公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。
1.4.3公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予
以充分的反映和监督。
1.4.4品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。
1.4.5采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三
家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。
1.4.6采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和
生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定
期的举行。
1.4.7采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、
价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗
用情况等作出定期分析。
1.4.8采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务
处理等资料.
1.4.9采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业
务能力和思想品德水平。
1.4.10原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。

2. 采购委员会及其会议制度

2. 1目的
采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特
别在原物料成本占据销售成本75¬—85%左右的行业，原物料采购成本和储存
成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制
度可以让我们得以：
(1)奠定稳定的采购管理工作基础；
(2)提高采购管理水平；
(3)降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2. 2采购委员会的组织及职责
2.2.1公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生产部经
理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会主席，采购
部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。
2.2.2采购委员会职责：
(1)拟定原物料的采购政策并确保政策的适当执行。
(2)依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的价格。
(3)审核决定采购的时机、价格及数量。
(4)协调、解决影响采购实施的重大问题。

2.3采购委员会组织的运行
2.3.1每月定期召开采购委员会会议
采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会
召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供
会议讨论和决策。
2.3.2不定期召开采购委员会会议
对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。经采购
委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。
2.3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以
上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决
权。
2.3.4采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人
员参会。
2.3.5会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席
或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。

2.4采购委员会会议的内容及程序
2.4.1采购部经理报告以下情况：
(1)上次会议决议事项的执行情况。
(2)原物料的库存量、在途量。
(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。
(4)月原物料采购计划及资金需求计划。
(5)采购部外欠货款情况。
(6)采购实施中需协调解决的问题。
2.4.2采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。
2.4.3会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会主席核准。
2.4.4采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执
行。

2.5采购委员会控制要点
2.5.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。
2.5.2原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。
2.5.3原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。
2.5.4根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季
节性）储备原料的合理库存量。
2.5.5对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。
2.5. 6采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。


3.供应商管理办法

3.1供应商的选定及指导
3.1.1对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的供应商，
并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。
3.1.2为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供
应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。
3.1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力
及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期
供应商。
3.1.4若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能
力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。
3.1.5积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必
要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3.2供应商的管理和分类
3.2.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以
充实供应商的资料卡。
3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、
资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D
四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂
商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C
类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指
资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。
3.2.3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，
售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。
如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3.3供应商的开发
3.3.1采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新
的供应商。
3.3.2开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报
告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细
评估，决定是否列为供应商。


3.4采购资料及档案管理
3.4.1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元
素采购报表(月)”、“采购分析报表(周、月)”、“库存报表
(月)”等汇总整理工作，并报告有关领导。
3.4.2市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评
审，来电来函文件资料及时分类保存。
3.4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由
内勤人员登记，借阅人员签名后方可。
3.4.4有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委
员会主席同意，并登记后执行。


4. 原物料采购管理办法

4.1计划
4.1.1原料采购计划
采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下
个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月
及下六月的原料采购计划。
4.1.2包装物采购计划
采购部根据销售部的销售计划、品管部(畜禽部、肉品加工厂)做出的编
织袋(包装箱)用量计划，编制采购计划。
4.1.3劳保用品、办公用品采购计划
采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购
计划，编制采购计划。
4.1.4零配件、药品的采购计划
采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计
划。

4.2信息收集与分析
4.2.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运
输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原
料行情周报表”和“原料采购分析报表(周、月)”供采购委员会参考以
便确定最佳采购时机。
4.2.2采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市
场行情变化情况。
4.2.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供
货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理
的采购价格。
4.2.4对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根
据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，
广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。
4.2.5采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，
提供采购委员会讨论、决策,每种原物料的可选择供应商不得少于两家.

4.3核准
4.3.1采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。
4.3.2采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”
签订采购合同，实施采购作业。
4.3.3采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如
遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4.4合同
4.4.1所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份
交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注
意互相之间时间和内容的一致性。
4.4.2如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后
才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。
4.4.3采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不
得含糊其辞：
⑴标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；
(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；
(10)保险； (11)运输损耗的承担；(12)违约责任。
4.4.4所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专
用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4.5交货期控制
4.5.1合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。
4.5.2采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产
部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。
4.5.3每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采
采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商
之依据。
4.5.4包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况
通知供应商安排交货日期与数量。

4.6异常情况处理
4.6.1如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书
面通知供应商处理。
4.6.2如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。
4.6.3因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。

4.7货款结算
4.7.1采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报
“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会
部和总经理。
4.7.2一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申
请单”一并送财会部做为付款凭证。
4.7.3原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的
付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。
4.7.4采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出
现差错。

4.8带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）
4.8.1在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需
要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方
能办理。
4.8.2带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁
路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。
4.8.3汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报
总经理批准，由财会部授权办理。
4.8.4如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部
要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。
4.8.5必要的原物料预付货款应遵循以下几点：
(1)必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预
付货款的结算形式。
(2)信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作
任务之一。
(3)必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物
供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采
购委员会。
(4)必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公
证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需
方所在地的法院管辖范围内履约。
(5)预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都应
在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需
要，又要保证货款安全的相应对策。
(6)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该
项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记
录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。


5原物料接收和退货管理办法

5.1车站（码头）的接货作业
5.1.1采购人员应及时与供应商约定原物料到达公司的日期，并发出“原料到
货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，通
知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车
站（码头）取得联系，作好接收准备。
5.1.2货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），
装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明
并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。
5.1.3出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知
单”，迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被
盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。
5.1.4从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨
淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。
5.1.5储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编
制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。

5.2进厂原料收货作业
5.2.1送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知采购部
核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、
原料名称、车辆号码，并通知品管部进行30% 抽样。
5.2.2品管员到门卫取“原料取样卡”,对相应车辆进行30%抽样，并将样品
带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。
5.2.3品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30%取样人、化验人
的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，第
二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100%抽样准备。
5.2.4采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报
告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料收
货报告”由客户作进厂凭证。
5.2.5门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，
指挥监督客户实施过磅程序。
5.2.6客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重车
过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告”
及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。

5.2.7客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料
库仓管员接收两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”工
厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅
程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100%抽样后，随样品带
回品管部。
5.2.8客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料收货报
告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告”客户联和已盖地
磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。
5.2.9门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，
方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结
算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核
对。
5.2.10地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。
5.2.11品管部根据100%抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并
签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。
5.2.12采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等内
容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有关
部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。

5.3原料退货作业
5.3.1对于汽车运输的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”
的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责处理。
5.3.2对于以铁路运输到站的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取
样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈处
理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商定。
5.3.3对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：
(1)对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分
不合格（30%以下），由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退
货数量，及时与采购部联系，交采购部处理，挑选出来的不合格原料
随车退货。
(2)对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格原
料达到30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原
因，及时与采购部联系，交采购部处理，办理退货。
(3)对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不
合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与
采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责通知
客户作出处理。
(4)退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。

5.3.4到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：
(1)根据品管部意见，由采购部通知客户，具体退货数量、退货原因、在
客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。
(2)铁运到厂的原料，由采购部根据品管意见，填写"进厂原料退货单”
中的“进厂情况”项的内容，并在采购部栏签字。
(3)采购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核实确定无
异议后由品管部签字并交采购部。采购部将此单交原料库，同时安排
储运空车过磅。
(4)原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。
(5)司机将退货原料过磅，由地磅员填写“过磅单”并将“过磅单”第二
联交司机送返原料库，仓管员凭此单填写“原料退货报告单”。
(6)退货完毕，由原料库依据“原料退货报告单”及“进厂原料退货单”
中“进厂情况”，填写“进厂原料退货单”中“退货情况”项中的有
关内容第一联交采购部，第二联交财会部，第三联生产部留存。
(7)司机将退货原料拉到指定位置后，将“原料退货报告单”交储运核对
并签字，司机可凭此单作运费结算，以便采购部和客户处理。

5.4采购物资的验收作业
5.4.1验收前的准备：准备好必要的测量工具、开箱工具、收货记录本、笔等
用品。
5.4.2核对资料：核对采购计划、供货合同、技术说明书等的具体要求；对于
无计划、无合同的物资仓库管理员应拒绝验收。
5.4.3检验实物：验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细验收，物资的
数量要采用计划、供货合同等规定的计量单位，如实记录货物的真实
情况。
5.4.4根据物资验收的情况，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格
的物资应准予入库，对于不合格的物资应按照不合格物资的处理措施程
序进行处理。
5.4.5不合格物资的处理：
(1)让有经验的人员参与重验；
(2)通知采购部采购员与货主联系退货、换货事宜；
(3)通知生产部门了解库存情况。
5.4.6关于煤、盐、碱的验收：库管员对于煤、盐的验收，除要求有采购计
划外还应注意以下几点：
⑴ 送货司机将过磅单交给使用单位（锅炉房、餐厅等），使用单位负
责验收数量和质量，并在过磅单上签字。
⑵ 购员报帐时，由使用单位主管将过磅单的累积数量与发票验证无
误后在发票和过磅单上签字。
⑶ 采购员到物资库办理报帐手续时，库房管理人员凭发票上的签字和过
磅单开验收单。发票上无使用单位主管人的签字或者无过磅单者，
库管员要拒绝打验收单。
5.4.7关于锅炉压力表、安全阀等物品的验收：库管员在对锅炉压力表、安
全阀验收时除具备一般的验收条件外，还应注意国家及公司安全管理部
门对此的有关规定，如：凡新购进或校验的压力表、安全阀必须附有合
格证，凡新购的压力表、安全阀必须有MC及生产许可证或合格证。

如何制定采购付款管理制度

一、

目的性

1

、规范采购付款责任和审核真实性

2

、防止付款过程中出现错误或者产生风险

3

、充分提高公司资金利用率（资金流转速度决定盈利性）

二、

付款流程制度的制定

1

、付款审核批复（签字者）第一责任，第二责任，暨付款授权范围

2

、分类付款管理制度

A

现金流程制度

B

支票承兑信用证等流程制度

C

财务转账转汇等流程制度

3

、付款结算凭证

A

正常结算制度

※首先要遵守财务或者审计部门官方性的规章制度，

如

“现金管理制度”

、

“外

汇结算办法”等

※在以上制度基础上遵守公司财务部门自身制定的制度

B

预支现金和预付款的管理制度

如要提供：请购、审批、合同等文件性

C

票据管理和完善制度

票据的完善性可以保障采购业务的真实性、

合理性、

合法性，

同时可以避免

后期核查审核或者审计时，发生问题因为时间久而无法说清楚的尴尬境地

※购买申请、决裁、批复等文件

※合同、供应商付款信息公函、发票等等

※客户出库单、入库单、检验合格单、如果是国外付款最好复印电传文件附

上

三、资金控制制度暨资金利用率

（购买部门的内部制度，如果是公司的财务制度本项可以没有）

1

、年资金计划、季度计划、月计划、周计划

2

、规定现金支取和付款转账日期

3

、采购单价的加强核算

如预付款、合同保证金、存储费、损耗费、折损费等因素

4

、采购物量对资金利用率的影响

四、采购中异常款项管理制度

1

、退货和退款的管理：明确对应正常业务的票据和采购文件，同时要提前

做好双方确认函和相关票据文件等

2

、

扣款或者折价的管理：对于数量和品质双方达成的意向文件，其他同上

3

、预付款及时冲抵，要对应采购文件或者以上的文件

4

、异常付款情况下，需要考虑是否有必要对合同进行补充条款或者律师会

计事务所等以免进入商业陷阱

总结汇总问题

1

、采购人员自己也要建立三类明细账本

2

、定期和客户对账

3

、现金或者票据尽量做到签收索要凭证

4

、尽量回收客户联和废票

5

、尽量不涂改和修正票据和文件

采购与付款管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司的采购与付款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司采购与付款管理制度。
第二条 建立公司采购与付款管理制度应达到以下基本目标：
（一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现；
（二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行；
（三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整；
（四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。
第二章 标准采购作业程序
第一节 请 购
第一条 请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
(一)常备材料：生产管理部门
(二)预备材料：物料管理部门
(三)非常备材料：
1.订货生产用料：生产管理部门
2.其他用料：使用部门或物料管理部门
第二条 请购单的开立、递送

采购与付款管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司的采购与付款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司采购与付款管理制度。
第二条 建立公司采购与付款管理制度应达到以下基本目标：
（一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现；
（二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行；
（三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整；
（四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。
第二章 标准采购作业程序
　　 第一节 请 购
　　第一条 请购部门的划分
　　各项材料的请购部门如下：
　　(一)常备材料：生产管理部门
　　(二)预备材料：物料管理部门
　　(三)非常备材料：
　　1.订货生产用料：生产管理部门
　　2.其他用料：使用部门或物料管理部门
　　第二条 请购单的开立、递送
　　(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(依事业部别编订)，"请购单(内购)(外购)"送采购部门。
　　(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
　　(三)紧急请购时，由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因，并加盖"紧急采购"章。
　　(四)总务用品由行政管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制"请购单"提出请购。
　　第三条 免开请购单部分
　　(一)下列总务性物品免开请购单，并可以"总务用品申请单"委托行政部门办理，但其核决权限为金额xxx以下（xxx元以上者仍需开请购单），其列举如下：
　　1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。
　　2. 招待用品：饮料、香烟等。
　　3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
4. 打字、刻印、报表等。
（二）金额为xxx元以下的零星采购免开请购单。
　　第四条 请购核决权限
　　(一) 内购：
　　1. 原物料：
　　(1) 请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。
　　(2) 请购金额预估在xx万元至xx万元者，由xx核决。
　　(3) 请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。
　　2.财产支出：
　　(1)请购金额预估在xx元以下者，由xx核决。
　　(2)请购金额预估在xx元至xx万元者，由xx核决。
　　(3)请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。
　　3. 总务性用品：
　　(1)请购金额预估在xx元以下者，由xx核决。
　　(2)请购金额预估在xx元至xx万元者，由xx核决。
　　(3)请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。
　　附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核。
　　(二)外购：
　　1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由xx核决。
　　2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由xx核决。
　　第五条 请购案件的撤销
　　(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于"请购单(内购)"或"请购单(外购)"加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。
　　(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
　　1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后，送回原请购部门。
　　2.原"请购单"已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
　　3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门，由原请购部门提出相应处理意见。
　　 第二节 采购一般规定
　　第六条 采购部门的划分
　　(一)内购：由采购部负责办理。
　　(二)外购：由采购部下单，进口部门负责办理。
　　(三)磁业公司管理层对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由磁业公司管理层指派专人或指定部门协助办理采购作业。
　　第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列方式进行采购：
　　(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，依据使用部门的使用计划制订年度和月度购买计划并通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。同时采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
(二)由采购部牵头进行采购合同或是框架协议的谈判与签定，所有合同与框架协议必须报磁业公司管理层审批后才能签定。
1．采购合同的谈判应该由至少两个部门参加，除采购部外，物品使用部门和财务部都可以参与合同的谈判，大额采购应由三个部门同时参与谈判。大额采购合同必须报法务部会签同意。
2．大型设备的采购应该坚持技术谈判和商务谈判分离的原则，由使用部门牵头进行技术谈判，采购部门牵头进行商务谈判，谈判结果报磁业公司管理层决策。
3．采购部根据签定的合同，要求供应商按时、按质、按量提供采购物品。
第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
第九条 价格复核与市场行情资料提供
　　(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
第十条 质量复核 检验部门与质量部门应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
第三节 国内采购作业处理
第十一条 询价、比价、议价
　　(一)采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，如已与供应商签定框架协议的，按照框架协议办理，如需询价的，则需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。　(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
　　(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单"询价记录栏"中注明，经主管签认后呈核。
　　(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
　　第十二条 呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核。
(二)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
　　第十三条 订购
(一)采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购，并以电话、传真或合同确定交货(到货)日期，同时要求供应商于"送货单"上注明"订购单编号"及"包装方式"。
(二)需与供应厂商签订长期合同或框架协议者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
　　(三)若属分批交货者，采购经办人员应于"订购单"上加盖"分批交货"章以资识别。
(四)采购经办人员使用暂借款采购时，应于"订购单"加盖"暂借款采购"章，以资识别。
　　第十四条 进度控制及事务联系
　　(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以"采购控制表"和“物料订购跟催表”控制采购作业进度,同时通知仓库收料日期以便办理收料。
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应编制进度异常反应报告，并注明异常原因及预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
第十五条 退货或退换
　　(一)内购材料须予退货或退换时，质量部门应适时提出折让或退货建议，交磁业公司管理层审核后交采购部门办理。
第十六条 整理付款
　　(一)一般情况下的付款参照第三章“付款一般作业程序”进行。
　　(二)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款，并参照第三章“付款一般作业程序”进行。
　　(三)超交应经主管核示始得依照实收数量参照第三章“付款一般作业程序”进行整理付款，否则仅依订货数付款。
　　 第四节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)
　　第十七条 询价、比价、议价
　　(一) 采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，如已与供应商签定框架协议的，按照框架协议办理，如需询价的，以电话或传真方式进行询价作业，除因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于"请购单(外购)"注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
　　第十八条 呈核及核决
　　(一)比价、议价完成后，采购部门应填制"订购单(外购)"，拟订"订购厂商""预定装船日期"等，连同厂商报价资料，送相关领导依采购核决权限核决。
　　(二)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
　　第十九条 订购与合同
　　(一)"订购单(外购)"经核决送回采购部门后，即向厂商订购并将相关材料递交进口部门办理各项手续，递交财务中心办理信用证。
　　(二)需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
　　第二十条 进度控制及异常处理
　　(一)采购部门应以"订购单(外购)"及"采购控制表"和“物料订购跟催表”控制外购作业进度。
　　(二)采购部门于每一作业进度延迟时，应主动编制进度异常反应报告记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
　　(三)采购部门于外购案件"装船日期"有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并制进度异常反应报告记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
　　第二十一条 采购部门应准备全部文件送进口部门向政府机关申请核准进口。外购材料订购后，采购部门应即准备"订购单(外购)"及有关申请文件，以"申请外汇处理报告"(需在一星期内办妥结汇时，加填"紧急外购案件联络单")送进口部门办理签证。进口部门应依预定日期向政府相关部门办理签证，并于"进口许可证"核准时通知采购部门。
　　第二十二条 进口保险
　　(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口部门应依"订购单(外购)"采购部门指示的保险范围办理进口保险。
　　(二)进口部门应将承保公司指定的公证行在"订购单(外购)"上标示，以便货品进口必须公证时，进口部门凭以联络该指定的公证行办理公证。
　　第二十三条 进口船务
　　(一)FOB、FAS的进口案件，进口部门(船务经办人员)于接获"订购单(外购)"时，应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
　　(二)进口部门(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于"开发信用证申请报告"列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，采购部门应于"订购单(外购)"上注明，避免在信用证上指定船公司而改由委托发货人代为安排装船。　
第二十四条 进口部门应依"订购单(外购)"标示的"开发信用证日期"办理结汇，并于信用证(L／C)开出后以"开发L／C快报"通知采购部门联络供应厂商。　第二十五条 免税申请进口的货品可申请免税者，进口部门应于"进口许可证"核准后，准备必需文件，向税务局申请，经取得核准函后向海关申请免税。
　　第二十六条 进口许可证、信用证的修改 供应商要求本公司修改"进口许可证"或"信用证"时，采购部门应开立"信用证、进口许可证修改申请报告"经呈核后，准备修改申请文件送进口部门办理。
　　第二十七条 装船通知及提货文件的提供
　　(一)采购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制"装船通知单"分别通知进口部门、请购部门、物料管理部门及有关部门。
　　(二)进口部门收到供应商的装船及提货文件时，应准备"进口许可证"及有关文件，办理报关提货。
　　第二十八条 进口报关
　　(一)进口部门收到"订购单(外购)"及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制"进口报关处理单"连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时通知仓库收料日期以便办理收料。
　　(二)不结汇进口物品，进口部门应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会采购部门确认需要提货者再行办理报关提货。
(三)关税缴纳前进口部门应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
(四)海关估税的税率如与进口部门估列者不符时，进口部门应立即通知采购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口部门应于"进口报关追踪表"记录，以便督促销案。
　　(五)船边提货的进口材料，进口部门应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
　　第二十九条 报关进度控制 进口部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以"进口报关追踪表"控制通关进度。
　　第三十条 公证
　　(一)各事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口部门于材料进港时，会同公证行前往公证。
　　(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口部门应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
　　(三)进口货品办理公证时，进口部门应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
　　第三十一条 索赔
　　(一)采购部门接到收货异常报告("材料检验报告表"或"公证报告"等)时，应立即填制"损失索赔通知书"连同索赔资料交索赔经办部门办理。
　　(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口部门办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由采购部门办理索赔。
　　(三)索赔案件办妥后，"损失索赔通知书"应依原采购核决权限呈核后归档。
　　第三十二条 退货或退换
　　(一) 外购材料须予退货或退换时，质量部门应适时提出折让或退货建议，交磁业公司管理层审核后交采购部门办理，采购部门应适时通知进口部门依政府规定期限向海关申请。
(二)复运出口、进口的有关事务，采购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托进口部门配合办理。
(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。

第三章 付款一般作业程序
第三十三条 发票管理
(一)仓储部门于办理收料手续完妥并经检验部门检验合格后，应将各项单据转送采购部门。
（二）采购部门每月定期发出发票申请单至供货商处要发票
(三)采购部门收到仓储部门转来之单据，批上采购材料单价，经主管签核后会同发票转磁业公司财务部审核价格，磁业公司财务部审核价格后递交财务中心审核入账。
第三十四条 应付款入帐
(一)财务中心根据采购部提供的发票每月制作应付款分析表和应付款清单，经财务中心会计部主管审批后依应付款清单控制付款。
第三十五条 请款
(一)采购部门填制付款申请单，报财务中心资金管理部审批（或财务中心提供额度建议），财务中心资金管理部提交磁业公司管理层审批。
第三十六条 记帐
(一)请款条件审批通过后，财务中心开立“应付凭单”，记入账册。
(二)财务中心于每月固定日期整理“应付凭单”交由出纳单位开出支票。
第三十七条 开立支票
(一)出纳单位收到应付凭单后，应注意其支付程序是否已齐备。
(二)支票送盖印鉴时，应在应付凭单注明银行账号、支票号码及日期。
(三)支票之到期日应与付款条件相符。
第三十八条 盖印
(一)将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字。
(二)印鉴保管人员须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章、签字。
第三十八条 领款 付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式为定期（如每个月之5、20日等）或随时

希望能帮到你！

是制定采购管理程序、流程文件？

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