如何写好公文
公文该怎样写?有些人一写文章就落入用什么形式,采用什么格式、构思什么结构的怪圈,实际上这是一个误会。文章应该有一种形式,但决定文章怎样写的根本要素是内容,而不是形式。公文无非是一个载体,载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好不好,主要看行文目的和内容反映得好不好,有没有真知灼见,有没有针对性和指导性,而不是锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空,有其形无其神,言之无物,象似为写文章而写文章。二是篇幅长,而且有越写越长的趋势,文章不是围绕一个主题紧密去写,而是摆开架子洋洋万言,生怕把什么事漏了,把所涉及的工作一条不漏地排列开,最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱,不分内容特点和对象的知识层次,先论述一番再说,结果议论一番读者最熟悉的东西,毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中有一种不良作风,就是用剪子加胶水“写”文章,不分时境变化,不分场合变更,照抄照般,搞文字“批发”。五是美术化。有的人利用计算机优越的打印功能,把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目,把各级标题“塑造”得很美,追求公文的感官效应。这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好,但什么事也没阐明,给人看完后感觉很茫然、一无所得,不能唤起新的启示,这也难以说是一篇好的公文。总之,写好公文关键于内容好,能够准确无误于表现出行文目的,有真知灼见,给送达对象以指引、启迪和遵循。
古人说文无定法。作为公文写作来说,虽无定法,却有无形的规范和规律。根据实际工作体验,本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西,这也是写好公文必需把握住的。
一、切实领会好领导意图
公文是为领导活动服务的,是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图,是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。
二、系统储备素材和观点
拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义,一个是要有众多的文本材料,另一个就是平时多注意思考,进而形成有独特见解的观点群。
三、撰稿注意双层思维
所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材,也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”,挖掘中心思想,在文章撰写中按这两层次运行,提出一个较细纲目,形成基本雏形,然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做,往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单,授命写作不是个人说了算,而是领导意见决定文稿成功与否,这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上,也难得一次就通过。再着说,精力无重点地使用,不利于思考和提高构思的效果,本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成,效果也会很好。
四、努力深化公文主题
公文的主题,是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见,是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性,并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化,就是主题向纵深层次性发展,呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精,由残缺到完整的态势。
五、语言使用要得当
不同文种的语言特色是不同的:指挥性公文(如指示、意见、命令)的语言,应色彩庄重;知照性公文(如通报、公告)的语言,应通俗具体;报请性公文(如请示、邀请)的语言,应恭谨明确;法规性公文(如条例、条令)的语言,应简约规整;提要性公文(如会议纪要)的语言,应概括凝练。总之,语言使用要得当。
语言使用得当,关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法,也叫“文法”,是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气,也是语法范畴之一,通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气,有的是陈述语气,有的是虚拟语气,也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成,不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法,而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力,产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时,必须针对特定的事因和对象,注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气,可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵,有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样,领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气,这样能进一步体现领导者的讲话意图,有利于实现领导者所要追求的目的。
如何写好公文
公文的概念
在科学技术突飞猛进,经济竞争日趋激烈,人类社会快步走向信息时代的今天,公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用,公文的写作也正在从旧模式中解放出来,逐步走向科学化、规范化、制度化。
什么是公文?
所谓公文,它是公务文书的简称,它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括:命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。
在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似,但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。
公文的拟写通常按以下步骤进行:
一、 明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
二、收集有关资料,进行调查研究
发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲,安排结构
在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点:
1、 要观点鲜明,用材得当。也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。用材料要能说明问题,做到材料与观点一。
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、 要语句简练,交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查,认真修改
初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复 修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。只要认真,有耐心,写公文也不难的!
公文写作基本要求是:准确性、简洁明了、规范格式、正式态度、结构清晰、用词得当、注重实用性、审慎审查。
1、准确性:公文内容应准确无误地表达信息,避免出现模糊、歧义或错误的表述。
2、简洁明了:公文应言简意赅,尽量避免冗长和繁琐的句子,使读者能够迅速理解文件要点。
3、规范格式:公文应根据规定的格式要求进行撰写,包括标题、发文机关、日期、主送、抄送等要素,以确保文件的统一和规范。
我自己做了十几年的材料工作,深深明白写公文做材料的不易,最近一年,我自己做了一个公文写作素材系统。包括了公文写作范例素材、总结汇报、材料汇编、发言致辞等等,全部整理微信里,大家可以微信搜索:妙笔指南,也是希望能给广大写材料的同道中人积累写作素材的便利,里面都是平时积累的各类金句,摘录的公文精华,无论是学习还是写作现用,800万字文档内容任何部门公文都能找到模板,关注我,让任何人都能成为一名优秀的笔杆子。
4、正式态度:公文要体现出正式和严肃的态度,使用文明、规范的语言,避免使用口头化、口语化的表达方式。
5、结构清晰:公文要有清晰的结构,包括引言、正文、结尾等部分。并按照逻辑条理进行组织,使读者可以快速理解文件的主旨。
6、用词得当:公文应使用正确、得体的词语,避免使用过于琐碎、夸张或情绪化的词汇,保持专业性和客观性。
7、注重实用性:公文的表达内容应具有实用性和指导性,通过明确的表述和具体的要求等,使接收者能够清晰理解文件的目的和要求。
8、审慎审查:公文在发出之前,需要经过仔细的审核和审查,确保内容的正确性、规范性和完整性。
公文写作技巧:
1、文字简洁明了:公文写作要措辞准确、语言简练明了,避免使用晦涩难懂、过于华丽的词汇和复杂的句式。
2、结构严谨合理:公文的结构不宜过于芜杂,应该按照报告格式和结构撰写,包括文件标题、序言、正文、决定、附件等部分。
3、逻辑性强:公文的正文应该按照重要性和发生顺序排列,避免打乱时间顺序,导致读者难以理解。
4、格式规范一致:公文的格式依据行政、事业单位等团体机构的规范要求,包括字体、行距、页码、章节标题、编号、公章、套红等。
5、排版整齐美观:公文的排版应该整洁美观,内容清晰,并使用适当的字体和字号。
6、重视文字审核:公文的正式性决定了必须严格审核,确保文本的严谨和准确,避免出现任何语言错误、疏漏、歧义和不规范之处。
7、注重文体风格:不同类型的公文,如通知、公告、命令、决定等,应该以不同的语气和风格文字来表达,让读者一目了然。
为什么大家都说写公文是一个体力活?有什么小技巧推荐吗?
写好后需要层层审核。如有问题,及时修改、精益求精。 143 评论(5) 分享 举报 duyanbin1965 2022-11-22 · TA获得超过656个赞 关注 展开全部 “公文”是公务文书的简称,它是法定机关或其他社会组织在公务活动中,具有法律效力和规范的文体。我认为“大家说写公文是一个体力活”是因为公文是一个相对简单的文种...
机关公文写作的技巧
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公文怎么写?应该注意什么?
5. 发文机关:发文机关又称落款,应写在正文的下面偏右,与正文保留适当的空格,以便盖章。发文机关应写明全称,以示严肃负责。以机关领导人名义行文时,应冠以职务、身份。 盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证,应按GB9704-88“国家标准”规范执行,端正、清晰地盖在成文日期上,做到上不压正文,下压成文日期年月日...
怎样写好公文
首先,要了解公文的写作格式。1、明确发文主旨。2、收集有关材料,进行调查研究。3、拟出提纲,安排结构。4、落笔起草,拟写正文。5、反复检查,认真修改。
庞底爱可: 1、熟悉公文写作格式和技巧.2、多写、多练、多修改.3、多读公文写作范文.4、熟悉相关业务,收集相关素材.5、不耻下问.
番禺区17739548945: 写公文时怎样将它写的好,有文采 - ?
庞底爱可: 楼主在一家企业单位吧,以下是我的经验:一、必须有思路,按照一定的思路来谋划全文.这样显得条理清晰.比如写一个年度总结,你可以对照年初工作安排,根据年初工作安排上的要求,列出一个提纲,然后再逐条展开.二、要掌握大量的...
番禺区17739548945: 如何提高公文写作水平? - ?
庞底爱可: 我本人现在所从事工作的相当一部分就是拟写本单位的各类公文,我觉得要提高公文写作水平,关键是思路,功夫在积累.当然,对于公文写作教程里面理论性的东西就没必要重复了,就我个人实践经验上来说,切身的体会有如下几点: 1、要...
番禺区17739548945: 怎样才能写好一篇公文? - ?
庞底爱可: 其一,符合公文格式是前提,这是公文的基本脸面,不要小看格式要求,你要用心学,一个标准的红头文格式就足够你学上三天,大小几十项要求,想用到得心应手,至少要亲自操作发文二十篇以上; 2、公文切忌堆砌、修饰,要注意行文流畅、简明扼要,公文突出的是效率; 3、公文涉及到很多重要决议、事项,行文用词要避免歧义、错字和病句;(有一个案例:当年二次大战美英俄敦促日本投降,日本在回应的公文中态度暧昧不明,用词不准导致美英认为其仍想负隅顽抗,遂奉上原子弹2枚) 4、好的公文当然还有很多要求,但我觉得做任何事情都要学会抓主要矛盾,说多了反而重点不明了,以上几条真的做到了,在企业里足够你用了.
番禺区17739548945: 怎么写好公文类文章 - ?
庞底爱可: 一、平时多看多练 二、熟悉公文格式,正好4月份刚颁发了一份公文处理办法,你下载了学习一下 三、准备一本公文写作的范本书籍,前期可以先用他们的格式进行套练.
番禺区17739548945: 怎么能提高公文写作的水平,而且能使用更加高端更加专业的词语,大神们给指点一二 - ?
庞底爱可: 前几天我还在和老婆讨论写公文的问题,写公文有三个层次.第一个层次就是开始,不会写,不知道写什么,看到别人一会就写出来了,写得很高深,感觉向往,估计你就处于这个层次.第二个层次就是熟悉公文写作,几千 字不在话下,但套话...
番禺区17739548945: 怎样才能写一篇好的公文呢 - ?
庞底爱可:[答案] 1、多看多记.看报纸,掌握大政方针、舆论导向,丰富公文写作词汇量.看范文:选定一个文章全面、质量高、更新及时的公文网站如"大秘书网",按自己所在部门或按文章类型多看多琢磨,记住各类公文结构、措辞等,尤其是一些套...
番禺区17739548945: 公文怎么写呢?如题 怎样才能写好公文?写公文要抓住哪些要点呢? - ?
庞底爱可:[答案] 公文的概念 在科学技术突飞猛进,经济竞争日趋激烈,人类社会快步走向信息时代的今天,公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用,公文的...
番禺区17739548945: 怎样写好政府机关的行政公文 - ?
庞底爱可:[答案] 写公文实际上就是把各类材料重新整合,再加上本地本部门特有的东西的一个过程. 平时多看看党报党刊, 养成剪报的习惯, 多好别人或者外地好的公文,把好的标题、语句、论述抄写下来, 平时多留心领导的观点言论,把他经常关注的问题或工作...
番禺区17739548945: 如何写公文、怎样才能写好公文? - ?
庞底爱可: 如何写好公文 公文的概念 在科学技术突飞猛进,经济竞争日趋激烈,人类社会快步走向信息时代的今天,公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用,公文...