如何主持会议?
会议类型有很多种。以营销企业为例,常见的会议有:晨会,夕会,碰头会,主管会,周例会,月度启动会,财务分析会及各种部门会议和临时性会议。作为主持人,首先要清晰会议类别、了解会议目的、知道会议目标。
通常来说,主持会议有以下几个点需要注意:
一,提前做好各项会议准备工作。包括会议通知到位,了解与会人员状况,会议资料准备,提前到场检查音响、话筒、白板、投影等物料,如果需要用电脑,则要提前调试,以确保会议准时召开。
主持人甚至需要提前演练。准备好开场白,串台词,结束语等等与会议有关的所有内容。
主持人的着装也要特别重视。一般来说,穿正装适合所有的正式会议。如果过于休闲,会令自己的专业形象大打折扣。
总之,不开无准备的的会议。
二,明确会议流程。主持人是一场会议成功与否的关键人物,要明确会议流程,把控会议方向,取得会议成果。
主持人要宣布会议纪律,如果企业制度里有明确的会议纪律规定,可不用提醒与会人员注意事项,比如“手机关闭或调至静音”,但如果是召集陌生人一起开的会,为保证会议不被打扰,就需要提前强调。
向与会人员说明会议规则。会议时长,结束时间,发言顺序,会议要求等,还要提前安排做会议纪要。
如果发言人超出规定的时间或者跑题,主持人要适当提醒;如果讨论时出现了“逛花园”的现象,主持人要把话题拉回来;如果偏离了会议主题,主持人要进行控制……
主持人要有总结归纳能力,甚至可以把发言者没有讲出来的意思表达出来的洞察力。总之,主持人是一场会议的管理者、执行者、责任人。为会议目标负责。
三,在该结束的时间结束会议。这一点非常重要。没有什么比又臭又长的马拉松会议更让人厌恶了,提前结束会议或者准时结束会议,对所有人来说都是“解放”,因为喜欢开会的人实在是不多。
“会议开得好,管理没烦恼。”评价一家企业或单位的管理水平高低,看他们开会的水平就够了。会开得好不好,关键看主持人有没有水平。
丁是丁:专栏作者,书评人。新书《你与更好仅一步之遥》在全网热销中。自媒体公众号“丁是丁(ID:dsd555555)。
主持会议,既要显示出自己的能力,还要不失风度,难吗?不难,只要记住如下几条,你的梦想就会实现。
1、尊重时间。开会最忌讳的就是拖延时间,尤其是一些经常性的会议。所以要让会议顺畅地进行,要对每个议题的讨论时间给予限制。如果某个议题讨论太久,却还没有结果,就把这个议题记下来,下次开会时再讨论。
2、不要忘了会议的目的。开会通常为了三个目的:沟通、管理和决策。而不管哪一个目的,最重要的是以行动为焦点,避免没有讨论行动的会议,因为那很可能只会浪费时间。
3、会议的黄金规则:公开称赞,私下批评。避免公开批评别人的意见,因为这对士气有很大的伤害。此外,大家都在同一个公司工作,恶意批评别人不会带来什么好处。
4、不要在非上班时间开会。尽量在日常上班时间开会,除非是很紧急的事情。喜欢在傍晚或者周末开会的人,缺乏工作与生活的平衡,自然也无法在正常时间做好分内的工作。
·5、公私分明。在工作场所难免会结交一些朋友,但是在开会时,就要避免被这些社交关系影响。在会议开始及结束时,难免需要一些社交来润滑,但是必须清楚地知道适可而止。
6、会议最好的模式是民主,而非专制。不要试图影响与会者,做出与你相同的结论,更不要只凭你的职衔或权
力来领导他人。好的领导者应该使用说服、而不是强迫的方式。
7、建立清楚的议程,并在会议前让大家传阅。在开会前必须清楚这次会议的目的、本质和架构,整理成清楚的议程,并在会议前让大家传阅。这样才能让与会人员有充分时间准备相关的资料。
让会议简单,目的清楚,以及互相尊重,你将会发现开会并不那么可怕。
在日常工作会议上,会议主持人无疑应是会议进程的动力和向导,那些颇为成功的主持人必须掌握因势利导处理难题的艺术。这些难题有:解决争端、控制感情、传递信息。为此,主持人要唱好以下三部曲:
一、使会议进入程序
会议开头至关重要,想把握成功的机会,要遵守如下规则:
1、准时开会:不要为某个人或某几个人未到而廷误开会时间,因为假如那样,下回其余的人便都会迟到。准时开会是主持人的责任和魄力之所在,如果你还没有做过改进会风的事,那么准时开会就是一大改革,准时开会是准时闭会的必备条件。
2、直截了当地宣布会议的目的:通常,会议文件或通知在会前已经到了与会者手中。即使这样,你仍有必要再强调一下会议目的。口头说明有助于为与会者明确地限定讨论的问题,而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态,集中大家的注意力。
3、要讲得快、积极、有信心的话:你得开场白要表明会议定能成功;指出议题的重要性;指出达成的决议将对人们产生的影响;充分估量会议价值,给与会者设一个目标。不要讲吞吞吐吐、圆滑消极,被动式模棱两可的话。
4、潜心用词,妙趣横生:直接而有活力的开场白能影响会议的气氛和节奏,能给你的思想穿上明快、动人的服装。
5、要简洁:开场白要限制在一分钟左右。你的任务不是表现自己,而是讲清问题、强调问题的迫切性,督促与会者开动脑筋。讲长话会磨纯“会锋“,分散注意力,引偏目标。
二、推进会议
主持人应起指挥员或向导的作用。当与会者怒火迸发时,他是个消防员、裁判员,可以行使限制权;他也是个采购员,容纳百家之言,善于鉴别有价值的意见,并使之完善。总之,他既象法官,又象调解员。因此,他应掌握以下原则:
1、公正无私:面对面交流意见时,免不了会带些情绪。气氛紧张热烈的会议总比死水一潭好得多。你若采取中立态度,这样的会议也不难驾驭。你可以分类筛选各种意见,但不能以个人好恶偏袒任何一方。你应引导讨论,而不是强制讨论。
2、防止冷场:会上一阵沉默突然降临,每个人都在等待别人讲话,如此难堪的情景令人室息,紧张,也是导致纷争和混乱的因素。这时,主持人要立即做些评说,提问或解释,防止冷场。
3、控制激情迸发:很多时候,人的感情大于理智,而激情的迸发往往会导致人的失态和人与人之间的冲突,而带着情绪去争执,只能增加隔阂,失去解决问题的机会。因此,会议主持人要注意观察个别成员的情绪变化,以便及时“灭火”,把话头从“爆炸点”引开,用幽默调节会议气氛,并指出双方都有可能是正确的,只是站的角度不同,所看到的事物就不一样。紧张气氛一解除,再引导大家现实地对待有争论的问题,就容易解决了。
4、充分通报信息:会上,人们有一种要急于解决问题的倾向,这当然好,可这又往往导致操之过急的现象。结论的产生,必须经过对信息的充分研讨,所以主持人首先让与会者摆出全部事实,才可讨论产生明智有效的行动方案,切莫本末倒置。
5、让人人开口:召开会议的目的是广集群议,要尽可能让与会者特别是那些沉默不语的人讲话,鼓励过分谦恭的人表态,同时注意别让不善言辞的人“晒台”,要引导与会者交流全部信息,讲出所有的真心话,这样做能减少会后议论。诸如:“这个计划不通”、“那方案听起来好,但与我们单位的情况不对号”…�0�4这些话不能中肯、不重要,可惜是在错误的时间,错误的地点讲的。杜绝会后议论,就意味着节约时间,避免重复开会,从这一点来说,主持人也应当让人参与讨论并表态。谁爱会后议论,你就盯住他,让他讲话。
6、杜绝“小会”:会上的私下议论,只会引起纷争和相互不信任。主持人一定要杜绝“小会” ,保证与会者一次只听一个人讲话。若是个别人私下说个没完,你就把全体与会者的注意力转向他们。你这样说:“老周和老王好象谈出些‘眉目’了,你们向大伙说说好吗?”众目睽睽之下,小会只好收场。
7、承认分歧:认为众多的建议会互相自然吻合,那真是太天真了。不同的建议之间必然含有分歧点。分歧的讨论或争论是产生成熟见解的基础。会议上的争论,是有控制的争论,这是好事。主持人不要隐藏或无视分歧,要承认它,把它亮到桌面上去,这样才有可能理智地对待它。对那些闪烁其词的人你这样问:“对这一问题,你的态度是什么?”再问:“你的根据是什么?”再进一步“你说该怎么办?”。
8、不调强分歧调强合作:与会者大都有自己的态度和观点,这很自然。他们甚至知道有人持反对态度,这也没有什么关系。主持人要领导与会者共同合作,要讲明解决问题需要与会者共同的智慧和决策,会场不是发泄个人恩怨的地方,也不是进行生死搏斗的战场,谁也不应当一意孤行。应当把个人当作决策机构中的普通一员,主持人应利用各种机会指出集体智慧大于个人智慧,方案的产生离不开合作。
9、防止偏航:由提出问题到解决问题,需要一步步地引导。很多毫无结果的会议就是由于缺少这种引导造成的,主持人应对此负责。
10、澄清混乱模糊的信息:要保证发言人的话能够被听众充分理解。人们通常会误解:认为讲话人向听众传递的信息,既直接又充分不会产生误会。这种想法不对。怎样澄清会被误解的问题呢?以下五种方法供借鉴:(1)在易误解的问题上,向发言人提问:“我提个问题,这项产品的市场销售潜力怎样?老刘,谈谈你的估计。”(2)为了充分了解某一建议,你得就一些细节提问:“没有提到广告费用,这会影响计划吗?”(3)澄清词的内容,证听众理解无误:“请打断一下,你说这个想法很重要,你的意思是说整个方案缺它不可吗?”(4)请别人代为解释:“老赵,就这一问题你是否给补充一下?”(5)概括或重复发言人的话,使内容明确:“你是说我们不应在国家级杂志上登广告吗?”
11、幽默能解除内心紧张:坚持自己的观点是人们的习惯。当你为自己的想法争辨的时候,很难做到有错则改,承认对方是正确的。在会上,让一个人体面迅速地转变立场是困难的。有时,即使想转变,也怕难为情。主持人应对此保持敏感,给对方一个既可转变立场又不见得难堪的机会,用幽默解除紧张气氛,幽默可以使那些顾面子的人找到台阶下。
12、经常进行简短概括:简短概括如同在比赛场上翻动计分牌,能让与会者或受到会议的节奏。同时也有助于澄清分歧点,引起与会者注意。主持人的简短概括应限制在半分钟内。及时地概括、评论是占一些时间,但不会影响会议进程,相反,通过简短概括,你为与会者树立了一个珍惜时间的榜样。你在直接推动讨论向制定正确的解决方案挺进。
13、恪守时间:很多会议往往无端地浪费时间。你若扭转这一趋势,则会受到广泛的支持,主持人恪守时间,与会者就愿意会前认真准备,会上积极主动,单刀直入地表达看法。避免因迂回而浪费时间。主持人要保持按时散会,保证先宣布的时限不予变动,一有拖时间的危险,你就发出警告。
三、结束会议
结束会议前要制定或引出决议,在这个时刻,若没有主持人的有力领导,往往功亏一篑。在闭会阶段,要充分发挥主持人的权威。要向与会者报告已得出的结论,尚存的分歧和会后要采取的行动。请记住以下三个要点: 原创:gongwen123.com
1、通报取得的成果:简明地列出达成的协议,把它向与会者公开。
2、指出分歧:不能指望会议会在全体与会者意见一致的情况下结束。要用明确的语言指出分歧,估价它的影响并说明是多数人还是少数人的意见。
3、明确今后的行动方法:指出哪些事情会后就得落实,负责人是谁,感谢与会者的帮助。把会议决定的事项印成文件,发给与会者和与此有关的人
如何活跃会场气氛?
问题七:哪样的开场白能活跃会议气氛? ...首先要看您是否是回议的主持人。还要看距会议正式开始有多长时间来决定...别总是扳着脸(无论开不开心,会议梗何重要)不要多说话,(特别是正儿八经的问题)。别去的太早,(但也不能太迟)抓住别人有兴趣的话题,延续(胡编乱造都可以,但不能离开原来的话题)深入... ...
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