WORD中样式在高效排版中有何作用?
Word“样式与格式” 在排版中的妙用
相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能。但是,大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式,每次询问他们时,都会得到“Word的默认样式太简陋,也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。
其实,笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以,今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用?
好处一. 快速同步同级标题的格式
好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。
一. 快速套用现有标题样式
1. 编辑完成后套用样式
这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。
2. 编写文件时套用样式
这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键
1) 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令.
2) 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令.
3) 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可.
4) 以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键
二. 快速修改同级标题样式
不过,刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的。
1. 手动更新同级标题
首先,按照自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮(如图2位置1),执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。
2. 自动更新同级标题
而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便。
同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单钮,执行“修改”命令。然后,在弹出的“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点击“确定”按钮。
好处二. 快速在文档中定位
Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外,还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。
使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航页面一样方便。
好处三. 方便生成文档目录
不过,上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。
一. 快速建立目录
1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令,弹出“目录”窗口
2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”,然后点击“确定”按钮
3. 此时,文章的开头便会自动生成一个目录。而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”。
不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。
【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令,这一般是由于用户没有默认安装此功能所致,此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令,在弹出的窗口中再选中“插入”类别,然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项,将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示
二. 快速更新目录
随着编辑的深入,有时我们可以会对文章添加或删除一些段落,这样就可能导致目录的页码与实际位置不符,此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单,只要先将鼠标定位于目录之中,然后右击并执行“更新域”命令,再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可,这时Word会仅更新目录中的内容,达到快速更新目录的目的。
写在最后
写到这里,关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了,不知您有没有豁然开朗的感觉?其实,在我们的Word之中,还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能,正确地了解并掌握这些功能,可以帮助我们更快更好地完成文档的编制,希望今天这篇文章能够抛砖引玉,让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”,提高自己的工作效率。
这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上,操作更加方便。
一、主体不同
1、样式:指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合
2、模板:指Microsoft Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的模板文件。
二、用处不同
1、样式:在编排重复格式时,先创建一个该格式的样式,然后在需要的地方套用这种样式,就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了。
2、模板:用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。
三、特点不同
1、样式:样式为字体、字号和缩进等格式设置特性的组合,将这一组合作为集合加以命名和存储。
2、模板:除了通用型的空白文档模板之外,中还内置了多种文档模板,如博客文章模板、书法模板等。
参考资料来源:百度百科-word模板
参考资料来源:百度百科-样式
word表格样式中让人费解的“镶边行和镶边列”
样式就是应用于文档中的文本、表格 和列表的一套格式特征,它能迅速改变文档的外观。当应用样式时,可以在一个简单的任务中应用一组格式。例如,无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐,只需应用“标题”样式即可获得相同效果。可以创建或应用下列类型的样式:段落样式控制段落外观的所有方面,如文本对齐、制表位、行间距和边框等,也可能包括字符格式。 字符样式影响段落内选定文字的外观,例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。 列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号 字符以及字体。
word2007样式和格式在哪
1、首先我们打开需要编辑的Word文档。2、然后我们在开始子菜单栏最右边编辑旁边就看到“样式”,点击打开后面的小箭头即可打开样式设置。3、然后我们点击图形或者图标,即可在主菜单栏最后面看到格式。
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