浅谈管理者如何进行有效沟通的几个技巧

企业管理者如何进行有效沟通~

沟通对于任何组织都是非常重要的,沟通就是把组织中的成员联系起来以实现共同目标的手段。没有沟通,就没有彼此协调,没有相互了解,甚至没有一个组织赖以存在的基本要素:共同的目标。无论是一个家庭,一个工厂,还是一个企业,我们很难想象如果没有了成员间的交流与协调,它们将会是什么样子。毫不夸张地说,没有沟通,就没有人类社会。
企业中的人际关系主要指企业内同事、上下级之间的关系。改善人际关系,加强有效沟通是组织和谐发展的保证。领导者之间、上下级之间、员工之间不能充分有效沟通,是造成员工心理挫折的重要原因。作为企业成员,如果经常与同事和领导沟通意见,有利于预防或避免挫折的发生。即使发生了挫折,由于进行了多方面的意见沟通,也能在一定程度上减轻挫折,或使挫折得以转化。在有的组织内,上下级之间只存在单向沟通关系,这样容易导致上下级关系紧张,产生下级对上级的不满情绪,以至仇视态度,因而增加了引起挫折的可能性,或加重挫折的程度。因此,企业应加强员工个体差异管理,使员工互相信任,互相帮助,互相支持,互相尊重,建立“同是一家人”的感情,尤其要注意改善领导者、管理者与员工之间的关系,建立平等氛围。
沟通问题所包含的内容广泛,不仅涉及企业内的战略、文化、变革、信息系统,也涉及人们的心理、行为、文化背景、道德规范等。这就使沟通这一重要的企业基本活动变得更为困难,在一定程度上甚至会严重影响企业的绩效,因此,管理者必须掌握有效沟通的技能。

学会倾听

言语的有效性并不仅仅取决于如何表述,更多的是取决于人们如何来倾听。人们通常不知如何倾听,虽然听力不错,但并不具备有效倾听的能力。调查研究表明:在刚刚听完其他人士谈话后,无论被测试者认为自己听得多么认真,也仅能记住一半的内容,帮助人们改善倾听效果的首要任务是教会他们在倾听的同时,如何有效地利用思维空间与时间。
良好的规则。我们发现,好的倾听者通常从事四种与口语演说相配合并与之同时发生的思维活动,它们相互协调从而达到听觉的最佳状态,并引导人们获取最大的信息量,将听者精神不集中的时间降至最低。以下即为这四种活动:一是倾听者的思维先于谈话人并力图预测出谈话人口语表述的导向及最终得出的结论。二是倾听者注重谈话人用以证明其观点的论据,“这一论据成立吗?”倾听者问自己,“这是一个完整而全面的论据吗?”三是倾听者还要不时地对谈话人以前的内容进行小结。四是在整个谈话的过程中,倾听者努力寻找谈话人话里话外的隐含意思,注意非语言交流,并判断是否存在隐含信息。
有目的倾听。在整个倾听的过程中,记住表述的所有信息是不可能的,可能记住了第一个,而下一个的全部或部分就漏掉了。无论一个人如何尽力,他也仅能记住其中的一部分,而大部分可能都被错过了。当人们谈话的时候,他们希望听者了解他们的主旨和意图,而每一个表述的事实仅是为说明中心思想服务的。我们发现,抓住中心思想才是一个好的倾听者应该注意的,好的倾听者对信息的记忆仅限于理解其思想。
感情过滤。在某些情况下,人们的倾听能力受到感情因素的影响。比如说,我们接收到了信息,却本能地排斥我们所不想听到的内容。相反,当某人说了一些我们想听的话,我们将竖起自己的耳朵,并接收所有东西。可以说,情感起到了听觉过滤器的作用。如何解决感情过滤这一问题呢?一要抑制评估,在倾听过程中,主要任务是理解谈话者意图,评价和判断应留在谈话结束后再进行,并进而做出选择。二要寻找消极因素,在倾听过程中,人们往往从对方的言语中寻找与自己所持观点一致的证据。很少有人愿意去证实自己的思想是错误的。证实自己的观点是错误的人实在是不易,因为这样做必须具有谦逊本性和远见卓识。然而,在倾听过程中寻找消极因素是极为重要的一部分,无论是可以证明我们正确的证据,还是能证明我们错误的证据,如果我们都用同样的态度来对待它们,我们就会防止漏掉信息。

建立信任和坦率的人际关系

人是企业中最重要的资源,情绪是人的活动的动力源泉。忧愁、悲伤、焦虑、痛苦、紧张、恐惧、愤怒、抵触、憎恨……是员工在日常工作中最常见的消极心理体验,都可能导致员工产生工作倦怠、工作积极性降低、工作效率下降等不良后果,从而使企业缺勤率、离职率、事故率上升。因此,只有建立信任和坦率的人际关系,建立良好的情绪氛围,才能使员工精神愉悦,互相激励,才能使企业低耗高效。
当人们之间存在上下级关系时,他们的对话就会不自觉地显现出下级对上级权威的认可。无论上级是否行使他的权威,所有的对话参与者都明白上级具有对他们的行为做出奖赏或惩罚的权力。所以,出于这种考虑,在对话中,下级就不会自由和坦率地发言,他们会自觉或不自觉地以一种精心安排的方式参与讨论,以获取上级的赞扬。这种沟通方式从表面上看是和谐的,但从实质上看,它的负面影响是潜在的,并且是巨大的,如果日积月累,则会对企业造成灾难性的后果。对于一个经理而言,他应该能够尽早发现问题,而发现问题的最佳途径就是依靠下级来告诉他问题所在。但是,如何才能使下级自由地谈论呢?
坦诚来源于信任。在一个等级制度森严的组织中,信任具有严格的自然限制因素。坦诚的一个限制因素即为自我保护意识。例如,人们总希望部门内的错误自己解决,而不向外声张。信任与坦诚的天然障碍是恐惧、自傲和不满。管理者应抓住一切可能的机会来增进与上下级之间的信任。信任并不容易确立,特别是关于内部的信任应从坚实的基础做起。在组织内不同阶层之间,影响信任度及坦诚度发展的因素可以归结为六点:交流、支持、尊敬、公正、预测和满意度。
当一切进展顺利时,获取信息总是很容易。人们总是喜欢报喜,而不愿意报告最近的计划进展不顺利;总是力图逃避责任,而不愿意以一个问题报告者的身份出现,或听起来像无能的弱者。下属不愿坦白问题也是与风险有关系的。我们可以很轻松地报告说,采购部购买的新机器无法正常运转,而很难承认故障的责任与自己有关。责怪老板就更难了,这样做甚至是危险的。然而,促使下属报告令人不愉快的消息是相当重要的,问题越早发现、诊断,进而改正,就对公司越有利。几乎所有自由风气盛行的企业均能高效率地运作。但过分的坦白不一定是好事(甚至是不能容忍的)。
有效表达
表达的方式有四种,分别是口头、书面、身体和行为语言。口头表达最广泛、最普遍、技巧性最高;书面表达可以保存永久,一般比较正式。这两种方式各有不同,但是在使用上有共性。
开始战略:引起兴趣。一要强调目标的重要性。任何沟通都有目标,一开始就要点出目标和受众的关系。二要注意不要从最开始来说,否则会显得罗嗦,应该从接近主题的地方开始。三要以生动的比喻开始,以新视角解释已为人知的信息,通过听众熟悉的事情,让他们换一个角度考虑,这样能取得引起尊重和注意的效果。
展开战略:吸引注意。一是要逐步深入,顺理成章,逐步引向中心论点,给人感觉跌宕起伏。二要在表达过程中制造几个悬念。三要设计相关人物,根据对某特定人的影响来描述,这样印象较深,最好用第一人称。
结束战略:画龙点睛。一是可以制造一种论证结束的坚定感,让受众意识到即将结束,引起人们的注意力。二是引出教训和寓意,上升到一个新的高度,得出普遍性的规律。三是论述随后的行动目标和计划。
身体语言也传达着重要的信息,这些信息渲染、支持或者否定人们使用的言辞,可以在某些不能和不便讲话的时候使用,或为了补充口头语言效果时使用。例如,胸前交叉手臂意味着听者已经对说话者关上了思维的大门。再比如,瞳孔放大可能意味着听者对你的话感兴趣,瞳孔缩小说明他不喜欢你所说的内容。
讲话的辅助语言特征提供了另一种理解他人感情的有效方式。辅助语言包括声音的声调和音质、音高,讲话的速度,以及诸如叹息或者嘟囔的声音。管理者可以将辅助语言看作是沟通的声音。
行为语言是通过行为展示某种需要。这种语言是高级管理者必须掌握的技能。它是一种无声的影响和无声的命令,其效果是任何语言和文字都无法达到的。比如,在沉默中,一个人使用的行为语言可以有助于展示他想要的一种结果或另一种结果。
非语言的渠道通常表达那些对于直接语言沟通来说过于敏感的信息。因为信息是微妙的、模糊的,并经常是尝试性的。所以,它们必须被谨慎地解读,以便认识它们潜在的丰富含义,这些隐含信息增强或者抵触了语言表达的内容。
沟通是一门学问,又是一门艺术,管理者如果掌握了沟通的实质,恰当地运用有效沟通的方法,无疑将会帮助管理者实现管理目标。

　　一、高效沟通的技巧之一——清晰、简洁地发送信息
　　在信息发送过程中，信息包括三个方面内容：信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。因此，在发送信息的时候，要注意以下几个问题：
　　1.选择有效的信息发送方式（HOW）
　　有效的信息发送方式在沟通中十分重要，这就要求我们要针对沟通对象和目的的不同选择不同的发送方式。信息发送方式很多，比如会议、电话、亲笔信件、电子邮件、面谈等。如果是一般的说明情况的信息沟通，通过信件、电话、邮件就可以解决；如果是为了交流感情和增加信任，则应该在合适的时间、地点面谈为好。
　　2.何时发送信息（WHEN）
　　例如何时约见客户，何时发出致谢函，何时向老板汇报，何时与下属谈心，要讲究“天时、地利、人和”，这一点非常重要。
　　3.确定信息内容（WHAT）
　　信息的内容是沟通的实质，不存在没有任何内容的沟通。因此，在沟通开始前，应该对信息的内容做些适当准备，哪些该说，说到什么程度，哪些不该说。信息的内容应该清晰简洁，用词准确，避免模糊不清或容易引起误解的表述。专业术语在基本确认对方能够理解的情况下方可使用。同时还应该注意的是信息的载体，比如语音、语调、肢体语言的不同运用，就会给对方形成不同的感受，进而影响沟通质量。
　　4.谁该接受信息（WHO）
　　——谁是你信息的接受对象；
　　——先获得接受者的注意；
　　——了解接受者的观念；
　　——了解接受者的需要；
　　——了解接受者的情绪；
　　5.何处发送信息（WHERE）
　　在正式场合还是非正式场合，比如销售部经理要求财务部改善服务流程和服务态度的建议，就不宜在会议场合提出，而应在平时与财务部经理进行“私下”沟通，否则会被人误解为“发难”或“告状”。而与客户前期预热洽谈阶段，则不一定要在办公室这样的正式场合，在休闲的茶社、咖啡厅等地方则比较合适。
　　二、高效沟通的技巧之二——积极倾听
　　沟通高手在尝试让人倾听和了解之前，会把倾听别人和了解别人列为第一目标。如果你能做到认真倾听，对方便会向你袒露心迹。掌握别人内心世界的第一步就是认真倾听。在陈述自己的主张说服对方之前，先让对方畅所欲言并认真聆听是解决问题的捷径。
　　1、倾听在沟通中的作用
　　【案例】乔吉拉德的一次经历
　　乔吉拉德向一位客户销售汽车，交易过程十分顺利。当客户正要掏钱付款时，另一位销售人员跟吉拉德谈起昨天的篮球赛，吉拉德一边跟同伴津津有味地说笑，一边伸手去接车款，不料客户却突然掉头而走，连车也不买了。吉拉德苦思冥想了一天，不明白客户为什么对已经挑选好的汽车突然放弃了。夜里11点，他终于忍不住给客户打了一个电话，询问客户突然改变主意的理由。客户不高兴地在电话中告诉他：“今天下午付款时，我同您谈到了我们的小儿子，他刚考上密西根大学，是我们家的骄傲，可是您一点也没有听见，只顾跟您的同伴谈篮球赛。”吉拉德明白了，这次生意失败的根本原因是因为自己没有认真倾听客户谈论自己最得意的儿子。
　　懂得如何倾听的人最有可能做对事情、取悦上司、赢得友谊，并且把握别人错过的机会。倾听对传奇人物约翰?洛克菲勒非常管用，有一次他说：“我们的政策一直都是：耐心地倾听和开诚布公地讨论，直到最后一点证据都摊在桌上才尝试达成结论。”洛克菲勒以谨慎著称，而且似乎经常很慢才做决定，他拒绝仓促下决定，他的座右铭是：“让别人说吧。”。
　　倾听不仅是耳朵听到相应的声音的过程，而且是一种情感活动，需要通过面部表情、肢体语言和话语的回应，向对方传递一种信息——我很想听你说话，我尊重和关心你。

　　2.高效倾听的12个技巧
　　以下12个倾听技巧可以帮助你实现高效沟通：
　　（1）倾听是一种主动的过程
　　在倾听时要保持心理高度的警觉性，随时注意对方倾谈的重点，就象飞碟选手打飞碟一样，要能站在对方的立场，仔细地倾听。每个人都有他的立场及价值观，因此，你必须站在对方的立场，仔细地倾听他所说的每一句话，不要用自己的价值观去指责或评断对方的想法，要与对方保持共同理解的态度。
　　（2）鼓励对方先开口
　　首先，倾听别人说话本来就是一种礼貌，愿意听表示我们愿意客观地考虑别人的看法，这会让说话的人觉得我们很尊重他的意见，有助于我们建立融洽的关系，彼此接纳。其次，鼓励对方先开口可以降低谈话中的竞争意味。我们的倾听可以培养开放的气氛，有助于彼此交换意见。说话的人由于不必担心竞争的压力，也可以专心掌握重点，不必忙着为自己的矛盾之处寻找遁词。第三，对方先提出他的看法，你就有机会在表达自己的意见之前，掌握双方意见一致之处。倾听可以使对方更加愿意接纳你的意见，让你再说话的时候，更容易说服对方。
　　（3）切勿多话
　　同时说和听并不容易。亿万富翁富卡以说得少听得多而著名。大家都知道他曾在重要的业务会议中从开始坐到结束不发一语。有一次他告诉身边的人：“上帝给了我们两只耳朵却只给我们一张嘴是有原因的，我们应该听得比说得多。”为了避免说得太多而丧失开发业务的机会，有些训练者建议利用“火柴燃烧法”：假想你的手上拿着一支燃烧的火柴，当你认为火焰即将烧到手指时停止说话，寻求其他人的回应。
　　（4）切勿耀武扬威或咬文嚼字
　　你倾听的对象可能会因为你的态度而胆怯或害羞，他们可能因为不想听起来口齿不流利而变得自我保护。即使你是某一个话题的专家有时仍应学习保持沉默，同时表示你希望知道得更多。
　　（5）表示兴趣，保持视线接触
　　聆听时，必须看着对方的眼睛。人们判断你是否在聆听和吸收说话的内容，是根据您是否看着对方来作出的。 没有比真心对人感兴趣更使人受宠若惊了。
　　（6）专心，全神贯注，表示赞同
　　告别心不在焉的举动与表现，你可以练习如何排除使你分心的事物以培养专心的能力。点头或者微笑就可以表示赞同正在说的内容，表明你与说话人意见相合。人们需要有这种感觉，即你在专心地听着。把可以用来信手涂鸦或随手把玩等使人分心的东西（如铅笔、钥匙串等）放在一边，你就可以免于分心了。人们总是把乱写乱画、胡乱摆弄纸张、东张西望或看手表等解释为心不在焉，这些应该引起我们的重视和注意。
　　（7）让人把话说完，切勿武下论断
　　听听别人怎么说。你应该在确定知道别人完整的意见后再做出反应，别人停下来并不表示他们已经说完想说的话。让人把话说完整并且不插话，这表明您很看重沟通的内容。人们总是把打断别人说话解释为对自己思想的尊重，但这却是对对方的不尊重。
　　虽然说打断别人的话是一种不礼貌的行为，但是如果是“乒乓效应”则是例外。所谓的“乒乓效应”是指听人说话的一方要适时的提出许多切中要点的问题或发表一些意见感想，来响应对方的说法。还有一但听漏了一些地方，或者是不懂的时候，要在对方的话暂时告一段落时，迅速的的提出疑问之处。
　　【故事】巴顿尝汤
　　巴顿将军为了显示他对部下生活的关心，搞了一次参观士兵食堂的突然袭击。在食堂里，他看见两个士兵站在一个大汤锅前。
　　“让我尝尝这汤！”巴顿将军向士兵命令道。
　　“可是，将军……”士兵正准备解释。
　　“没什么‘可是’，给我勺子！”巴顿将军拿过勺子喝了一大口，怒斥道：“太不像话了，怎么能给战士喝这个？这简直就是刷锅水！”
　　“我正想告诉您这是刷锅水，没想到您已经尝出来了。”士兵答道。
　　只有善于倾听，才不会做出像巴顿将军这样愚蠢的事！
　　（8）鼓励别人多说
　　对出现精辟的见解、有意义的陈述，或有价值的信息，要以诚心的赞美来夸奖说话的人。例如：“这个故事真棒！”或“这个想法真好!”、“您的意见很有见地”等，因此，如果有人做了你欣赏的事请你应该伺机奖励他。仅仅是良好的回应就可以激发很多有用而且有意义的谈话。
　　（9）让别人知道你在听
　　偶尔说“是”、“我了解”或“是这样吗？”告诉说话的人你在听，你还是有兴趣。在日本两个日本人交谈时所的答话称为aizuchi，这个字由“ai”（一起做事）以及“zuchi”（铁锥）所组成，代表两个日本人讲话时会不时互相交换答话，所以听起来像是两个铸剑师傅在敲打剑刃。
　　（10）使用并观察肢体语言，注意非语言性的暗示
　　对方嘴巴上说的话实际可能与非语言方面的表达互相矛盾，学习去解读情境。当我们在和人谈话的时候，即使我们还没开口，我们内心的感觉，就已经透过肢体语言清清楚楚的表现出来了。听话者如果态度封闭或冷淡，说话者很自然地就会特别在意自已的一举一动，比较不愿意敞开心胸。
　　从另一方面来说。如果听话的人态度开放、很感兴趣，那就表示他愿意接纳对方，很想了解对方的想法，说话的人就会受到鼓舞。而这些肢体语言包括：自然的微笑，不要交叉双臂，手不要放在脸上，身体稍微前倾，常常看对方的眼睛，点头。注意弦外之音。注意没有说出来的话、没有讨论的信息或观念及答复不完全的问题。
　　（11）接受并提出回应
　　要能确认自己所理解的是否就是对方所讲的：你必须重点式的复诵对方所讲过的内容，以确认自己所理解的意思和对方一致，如“您刚才所讲的意思是不是指……”、“我不知道我听得对不对，您的意思是……”。
　　（12）暗中回顾，整理出重点，并提出自己的结论
　　当我们和人谈话的时候，我们通常都会有几秒钟的时间，可以在心里回顾一下对方的话，整理出其中的重点所在。我们必须删去无关紧要的细节，把注意力集中在对方想说的重点和对方主要的想法上，并且在心中熟记这些重点和想法，并在适当的情形下给对方以清晰的反馈。
　　三、高效沟通的技巧之三——积极反馈
　　一个完整的沟通过程是这样的：首先是信息的发生者通过“表达”发出信息，其次是信息的接收者通过“倾听”接收信息。对于一个完整的、有效的沟通来说，仅仅这两个环节是不够的，还必须有反馈，即信息的接收者在接收信息的过程中或过程后，及时地回应对方，以便澄清“表达”和“倾听”过程中可能的误解和失真。
　　1.反馈的类别
　　反馈有两种：一种是正面的反馈，另一种叫做建设性的反馈。
　　正面的反馈就是对对方做的好的事情予以表扬，希望好的行为再次出现。建设性的反馈就是在对方做的不足的地方，给他提出改进的意见。
　　请注意，建设性反馈是一种建议，而不是批评，这是非常重要的。
　　2.如何给予反馈
　　（1）针对对方的需求
　　反馈要站在对方的立场和角度上，针对对方最为需要的方面，给予反馈。
　　例如，在半年绩效考核中，下属渴望知道上司对他工作和能力的评价，并期待上司能为自己指明下一步努力的方向。如果作为上司的经理人，在绩效考核之后不反馈，或者轻描淡写地说一下，则会挫伤下属的积极性。
　　（2）具体、明确
　　以下是给予具体、明确反馈的两个例子：
　　错误的反馈——“小李，你的工作真是很重要啊！”这种表述方式很空洞，小李也不知道为什么自己的工作就重要了，从而不能真正给对方留下深刻的印象。
　　正确的反馈——“公司公文和往来信函，是一个公司素质高低的表现，代表着一个公司的水平、精神和文化。小李，你的工作很重要。”这种对下属的反馈就不是空洞的、干巴巴的说教，而能起到事半功倍的效果。
　　（3）有建设性
　　经理人容易武断地给下属的意见或想法下结论，比如有的往往带着批评或藐视的语气说“你的想法根本就行不通！”、“小伙子，你还是太年轻了！”等，弄得下级很没趣，结果挫伤了下属主动沟通的积极性。如果我们换一种态度，以建设性的、鼓励的口气给下属反馈，效果就会不同，比如“小王，你的意见很好，尽管有些想法目前还不能实现，但是，你很动脑筋，很关心咱们部门业务的开展，象这样的建议以后还要多说啊！”。
　　（4）对事不对人
　　积极的反馈就事论事，忌讳涉及别人的面子和人格尊严，带有侮辱别人的话语千万不要说，比如“你是猪脑子啊，没吃过猪肉还没有看过猪走？”之类的言语，只能加深双方的敌对和对抗情绪，与最初的沟通愿望适得其反。
　　3.如何接受反馈
　　接受反馈是反馈过程中一个十分重要的环节，在接受反馈时应该做到以下几点：
　　（1）耐心倾听，不打断
　　接受反馈时，一定要抱着谦虚的态度，以真诚的姿态倾听他人反馈意见。无论这些意见在你看来是否正确和是否中听，在对方反馈时都要暂时友好地接纳，不能打断别人的反馈或拒绝接受反馈。打断反馈包括语言直接打断，比如：“不要说了，我知道了！”；也包括肢体语言打断，比如不耐烦的表情、姿势等。如果你粗鲁地打断别人对你的反馈，其实就表示着沟通的中断和失败，你了解不到对方更多甚至更重要的信息。
　　（2）避免自卫
　　自卫心理是每一个人本能的反应。对方在向你反馈时，如果仅仅站在自己的立场，挑肥拣瘦地选择是否接受，一旦听到对自己不利、不好或不想听的东西，就急忙脸红脖子粗地去辩解和辩论，明智的另一方会马上终止反馈。
　　（3）表明态度
　　别人对你反馈之后，自己要有一个明确的态度，比如理解、同意、赞成、支持、不同意、保留意见、怎么行动等。不明确表示自己对反馈的态度与意见，对方会误解你没有听懂或内心对抗，这样就会增加沟通成本，影响沟通质量。

有效沟通，是管理者必备的利器，可以促进现场管理工作的顺利进行，蕴含很多的技巧。 1)清晰明确地沟通; 沟通的目的是让对方达成行动或理解你所传达的信息和情感，即沟通的品质取决于对方的回应。通过认同、赞美、询问需求的方式实现，并以以对方感兴趣的方式表达，如幽默、热情、亲和、友善。同时，在适当的机会和场所中，依据需求、变化场所。倾听时，用对方乐意的方式倾听，积极探询说者想说什么，设身处地、不要打断并积极回应、鼓励表达;控制情绪适时回应与反馈，最后确认理解，听完后澄清异议。 2)进行有效的下达命令和演讲; 对企业领导者来说，向下属下达命令几乎是每天都要进行的工作步骤。大到企业年度计划任务的部署，小到部门一日的任务通告，这些看似平常的小环节，最容易被忽视，成为执行的盲点。如果说领导者是一个乐团的指挥家，那么命令就是指挥家手中的指挥棒，乐手何时开始演奏、演奏哪首乐曲，完全依赖于指挥棒的调动。作为执行人员落实执行任务的调度棒，如果命令不能够被有效传递，那么，执行的效果肯定不会乐观，因为这是一个源头就有错误的执行，怎么可能期待它有好的结果呢? 3)收起架子，给与员工清晰、可理解的指导; 当有难题要应付时，部下都盯着上司，如不及时阐明态度和做法的话(哪怕是错误的)，部下会认为上司很无能。同样，要想和部下打成一片的话，必须先放下“架子”，不要高高在上而要有适宜的言行举止。 4)运用写作和表达技巧，与他人交流数据、图表和观点; 不同的场合对于沟通的要求是不一样的。比如公司、聚会、会议室等，应采用不同的沟通方式。另一方面，沟通的对象也决定了沟通的语言和形式。比如与同事、朋友、亲戚、领导、客户、邻居、陌生人等沟通时，就应根据对象的不同改变沟通方式。 5)有技巧地交流新观点; 俗话说：要想人服，先让人言。纵使说服的理由有一百条，也别忘了让员工先说完自己的看法，不要连听都不听，不听等于取消别人的发言权，是不信任的最直接表现。不管自己多么正确，都要让对方把话说清楚，然后再去要求员工换位思考解决问题，让他处在自己的位置上看如何解决。如果他设身处地去想，很可能两人能取得一致的意见。 6)帮助他人理解自己的工作如何对更广泛的业务目标产生贡献; 现在的员工都有熟练的技巧，而且一般都很热心地把一已之长贡献给群体。事实上，他们对本身工作的认识。比任何人都清楚。因此，要求员工帮助解决问题，不单可以有效地运用宝贵的资源，而且可以工营造一起合作、共同参与的气氛。 7)打破不同团队和部门之间的交流障碍。 在团队沟通中，言谈是最直接、最重要和最常见的一种途径，有效的言谈沟通很大程度上取决于倾听。作为团体，成员的倾听能力是保持团队有效沟通和旺盛生命力的必要条件;作为个体，要想在团队中获得成功，倾听是基本要求。在对美国500家最大公司进行的一项调查表明，作出反应的公司中超过50%的公司为他们的员工提供听力培训。有研究表明：那些是很好的倾听者的学生比那些不是的学生更为成功。在工作中，倾听已被看作是获得初始职位、管理能力、工作成功、事业有成、工作出色的重要必备技能之一。

转载以下资料供参考

管理者如何进行有效沟通
沟通对公司、对个人尤其是各级管理人员的工作都有重要的意义，现在管理学上有一种说法，管理就是沟通，任何问题都可以通过沟通解决或改善。作为管理者来说，什么能力是最重要的呢？很多管理学家和大公司的负责人不约而同的给出了一个相同的答案：沟通能力。作为一个合格的主管，沟通能力应占到80%，而其他能力只占20%，而没有经过有关培训和训练的主管，普遍的缺乏沟通的意识和能力。因此各级主管需发现并重视沟通的重要作用，将培养自己的沟通意识和提高沟通技能上升到战略高度来加强，我们才能够进步得更快，企业才能够发展的更顺畅更高效。
四、沟通的内容

　　上面列出的11项沟通时机出现时，主管需就相应的内容与员工进行沟通。除了为上述特定的内容而开展的沟通以外，各级主管还可以在以下7个方面与所属员工随时开展有效的沟通：

　　1、公司或部门阶段性工作重点和方向。在向员工通报公司或部门工作重点和方向时，可以请员工就此分析自己该如何配合工作，具体方案如何，实施过程中可能会遇到哪些困难，需要提供哪些帮助等。
2、公司或部门的重大事件，如重要合同签定、经营业绩取得重大突破、部门工作获得表扬和广泛认可等。

　　3、公司、部门或个人表现优异的具体方面。尤其是员工个人在工作中的闪光点，作为管理者一定要能发现并明确的提出表扬，可以是一个很细小的方面，只要我们善于发现，每位员工都有很多的优点我们没发现或没充分发挥出来。

　　4、所属员工或部门工作中需改进的方面及具体改进方案。有些工作可能做得也不错，但不是尽善尽美，可能有其他人做得更好，作为主管，可以就此引导员工进一步努力达到更好，或和员工一起探讨改进的方向和改进方案的可行性。

　　5、明确对下属工作上的期望，明确说明其工作对公司、部门工作的重要性。主管要经常和员工交流，表达你对他工作的认可和欣赏，你期望他怎么样工作。在日常工作中，注意发现员工工作和公司整体工作尤其是阶段性工作重点的切合点，说明其工作完成效果对公司整体工作完成的影响和重要程度，以加强员工对本职工作的重视和热爱，提升其使命感。

　　6、对工作方法、思路上自己的建议和个人经验。员工在工作上可能存在不完美之处，作为主管的你，应该给员工多提些建议，可以在工作方法、思路上给予提醒，将自己遇到类似问题时是怎么处理的告诉员工作为参考。

　　7、对公司其他部门在工作过程中存在的问题和改进的建议。作为发现问题和了解与其他部门协作关系的一个方法，可以及时发现内部协作环节的问题。但这要求主管要掌握一个原则，只针对具体事实进行沟通，可以就自己知道的内容向员工作出解释，以消除误会和隔阂，但不要进行盲目归纳和总结，更不能脱离事实妄加评论。通过沟通可以了解公司内部协作状况，为提升协作效率奠定基础，又可以避免流言蜚语、小道消息的传播。

　　沟通中最重要的、也是最常见的是绩效沟通，这里把绩效沟通的内容细化一下，内容至少应包括以下6个方面：
1、阶段工作目标、任务完成情况。应对照绩效考评表、岗位说明书和工作计划，就每项工作完成情况进行沟通，主管可以就岗位职责、各项指标的完成情况进行逐项讨论、确定。这主要是对员工过去一个阶段绩效考评结果交换看法，以寻求达成共识。

　　2、完成工作过程中的优良表现，主要是挖掘下属工作中的闪光点，最好列出具体事例加以证明。这项沟通要求主管注意观察和发现员工在日常工作中表现出的优秀方面，及时给予表扬和奖励，以扩大正面行为带来的积极影响。要做到这一点，主管首先要切实发现员工身上的闪光点，如一些不是员工职责范围内的事情（哪怕再小的事情）员工主动去完成，对待工作完成结果超出标准或预期很多等。但要注意不要表扬一些不值得表扬的行为，如员工应该做到的事情。其次要注意表扬一定要具体，表扬的内容要以事实为依据，态度要明确。

　　3、指出需要改进的地方。应针对具体问题，明确指出员工工作过程中哪些地方做得不到位，哪些地方还可以提高。请员工本人分析存在问题的原因，描述下一步该如何克服和改进，同时提出自己的建议。

　　4、描述公司领导或他人对下属工作的看法和意见。对正面的反馈，一定要及时告知员工具体表扬人和内容，并向员工为部门征得的荣誉表示感谢。对于负面的反馈，可以转述反馈的内容，根据不同情况（事实严重程度、员工个性特点等）确定是否需要说明反馈部门或人员。询问员工对反馈意见的看法，帮助制订改进措施，或和员工一起向有关部门解释原因，通报解决方案等。

　　5、帮助下属对需改进方面制订改进措施和行动计划，对实施过程中遇到的问题或需要的支持提供指导和帮助。

　　6、下一阶段绩效工作目标、计划的制订和确认。要点在于和员工一起讨论、确定工作目标、完成进度表和检查考核计划，让员工对完成的目标、阶段性目标、何时反馈等有明确的认识。
五、沟通的原则

　　沟通不是简单的你说我听，而是一个信息交流、思想统一、增强认同感、加强凝聚力的过程，要想取得良好的效果，各级主管需在实施过程中掌握一些原则和技巧。

　　1、要认识到下属或他人都有很多优点，但我们并没有发现。这一条也是我们反复讲的，作为主管，尊重和欣赏自己的员工，发现员工的优点并进行表扬，是提高员工积极性的一个重要方面，可惜我们很多时候都不用，一谈激励就是发奖金和考核，最终钱花的不少，而效果就是不明显。再重复一次，不断发现员工身上的优点，哪怕是一个很细小的举动，也要加以表扬，要记住表扬永远比批评的激励效果更好。只要每个主管都能坚持这样去做，部门的工作效率和表现一定会越来越好。

　　2、沟通应是双向的。沟通不是一个人讲一个人听，你既要讲，更要听对方讲，大家都真诚的说出自己心中的想法，这样才能真正的发现问题及存在问题的原因，也才能为解决问题奠定基础。如果沟通过程中只有一方积极主动，而另一方消极应对，那么沟通也是不会成功的。

　　3、要注意积极倾听对方。光听是不够的，你还要积极的去倾听，去听清、听懂进而理解对方的意思，才能为良好的沟通打下基础。

　　4、维护对方的尊严。沟通过程中，双方的地位是平等的，主管要充分尊重员工，无论是讲话的语气、语调、行为等都要体现出对员工的尊重，才能获得良好的沟通效果。

　　5、沟通方式是灵活多变的。沟通的形式是不固定的，没有哪一种形式是最好的，只有相对比较适合的，这就需要各级主管根据不同员工的特点、沟通内容的不同而不断调整。

　　6、要真正的了解和理解对方，而不是把自己的观点强加给员工。每个人因自身定位、经历、环境的不同，对事情的看法不可能完全一致，我们各级主管不要光从自身出发去考虑问题，要多从员工的角度出发考虑问题，多了解员工的看法和建议，从其讲话或行为的动机、出发点去考虑，才能真正的理解对方，得出的结论才能更符合实际，沟通才会进行的更加顺利和有效。
7、有隔阂时要主动改善关系。在管理者与被管理者之间存在一些隔阂或误会是很正常的，这就更需要通过沟通来消除。作为主管，更应该从大局出发，表现出高姿态，主动找员工沟通以寻求改善关系。

　　六、沟通的两个重点：听、说。

　　很多时候，一提起沟通，我们第一反应就是说什么，如何说服对方，其实沟通的基础是听，只有听清、听懂对方的话，才能理解对方的意思，只有充分的理解对方，才能获得对方的理解。事实上说话时，我们还注意运用一些技巧，如当众表扬背后批评、注意说话的语气和时机等，但在听别人讲话时，我们几乎一点也不注意讲究技巧。通常情况下良好的倾听需注意以下4个原则：

　　1、尊重别人的讲话。你尊重别人的同时，你并不会失去什么，反而会赢得尊重。你不尊重别人，当然也不能赢得别人的尊重。尊重别人的讲话需注意以下3个方面：保持目光的接触（要正对着讲话者、不时进行目光的交流）；不随意打断对方的谈话（在对方没讲完之前不要急于发表意见）；集中注意力听，不做不相关的事情（如玩弄笔或纸、频繁的做动作）。

　　2、换位思考。不光是沟通过程中，在考虑任何涉及到人的问题时，都要注意换位思考，这也是我们反复强调的一点。因为倾听不只是听谈话的表面内容，还需要从更深层次上领会其内涵，从谈话者的角度去看待问题，考虑他所要表达的观点是什么？说话者需要的是什么？他想要解决什么问题或达到什么目标？你必须换位思考，从对方的角度去考虑问题，才能真正理解别人说话的真正含义。

　　3、激励。在倾听过程中，要运用积极的身体语言做出反馈，激发别人讲话的兴趣，尽量使其将真实的观点表达出来。丰富的面部表情、热情的态度、积极的响应都能表达对谈话者深层的欣赏和赞同，激发其讲话的兴趣，而不是机械式的点头或不理不睬。

　　4、对别人的讲话不要急于下结论，尤其是否定性的结论。即使有不同意见，也要委婉的提出请对方思考。分歧较大时，可以暂时搁置，表示自己回去后再慎重考虑，同时请对方再考虑，努力达成共识，而不要将自身观点强加给员工。
良好的倾听，可以获得大量有益的信息，可以更好的理解对方，可以赢得信赖和支持。在听清、听懂对方的基础上，在表达自己意见的时候，要注意避免以下6个错误做法：

　　1、不要只是指出问题，而要提出解决问题的方案，光指出问题而没有解决方案，容易被别人理解为指责和抱怨，而指责和抱怨从来不会有什么好的效果。

　　2、出现问题时只向有能力解决问题的人反映情况，而不要随意传播，否则很容易被理解为传播流言蜚语。对员工或他人有看法，最好直接向其本人提出，只要我们注意掌握适当的方法，维护对方的尊严，一般不会引起大的反感。正相反，强烈的反感往往来源于某些主管不负责任的将员工不足之处随意向无关人员传播。

　　3、控制自己评判他人的倾向。我们都有一种评判他人的倾向，从小看电影或电视时，我们一般都会问某人是好人或坏人，而当时的电视剧基本上也将人分为好人或坏人。但现在看来，你很难将一个人归结为好人或坏人，哪怕是罪大恶极的罪犯，在某些时候的表现可能也非常优秀，更何况我们普通人呢。因此在日常沟通中，要注意控制自己评判他人的倾向，因为你很难准确的评价一个人，而一旦有了一个定性，你可能就看不到对方的真实情况了，也不会取得沟通的预期效果。

　　4、无论是明确的还是含糊不清的，都要注意“因为”这个字眼，其后面的内容可能就是一个借口，使自己的错误或延误正当化、合理化，而不是想方设法去解决。在出现问题时，我们注重的是找出问题的真正原因并解决它，而不是用“因为”来给自己辩解。作为主管，我们更需要作出表率。

　　5、不要威胁或给别人下最后通牒。既然是沟通，目的是帮助对方解决问题，我们应注意不要采用威胁式的语气，如“你怎么”“你再完不成，就将…”等字眼和语气，而多使用如“我们”“我们一起…”“…好不好”等字眼，将会取得更好的效果。
6、切忌猜测他人或他人行为的动机，因为我们一般倾向于依据自己的动机来评判自己的行为，而依据别人的行为判断他人的动机。如某天要干某件事而某位员工迟到了（行为），一般人潜意识里就认为是其工作太散漫、不负责任（动机），而如果自己迟到，则会有很多理由：堵车、昨晚加班、孩子生病等来为自己开脱，表明自己主观上不想迟到，肯定没有一个人会将自己归结为工作散漫、不负责任。因此作为主管，我们要注意控制自己评判他人动机的思维习惯，就事论事进行沟通。

　　我们每个人每天都在说，但由于表达不当而造成的隔阂和效率低下无处不在，可见说明白自己的意思让他人理解并不是一件容易的事情。要说服别人并赢得理解需掌握以下4个原则：

　　1、对事不对人（谈行为不谈个性）。沟通中对员工的表扬或批评，一定以事实为依据，尤其是批评时，只对错误的事实本身进行分析和探讨，不要定性或下结论。

　　2、多提建议少些说教。对员工的工作，在沟通中发表自己的看法时，多以建议的形式出现，可能更易于被接受。

　　3、注意顾及和理解对方的感受。沟通中要时刻注意顾及对方的感受，对方情绪比较激动时，首先表明对对方的理解，如“假如我遇到这种情况，我也会这么做/可能还不如你”，这样更容易引起对方的信赖，然后将谈话向正确的方向引导，从而避免带着情绪去沟通。

　　4、抱着一个积极的态度去沟通，并对结果充满信心。要对员工充满信心，对沟通的结果充满信心，才能感染和影响员工，最终得到一个满意的结果。

　　七、提升沟通效果的技巧

　　1、多沟通一些美好的事物。如向他人描绘和想象公司或部门美丽的未来，向下属作出一个未来的承诺，这样的沟通可以给人以振奋和鼓舞，同时消除只有在业绩不佳时才开展沟通的印象，使员工对沟通持欢迎的态度。

　　2、注意请求和命令这两种指挥方法的灵活运用。重要、紧急事项或规章制度、决议的执行必须使用命令，是必须执行的；一般事项、征求意见和建议等可以适当采取请求的方式，以获得员工的支持和理解，但请求可能面临被拒绝的风险，主管应对拒绝做好准备，所以请求不可不用，但也不可多用。
　3、重视欣赏和肯定的作用。注重发现和寻找员工工作中的闪光点，经常肯定和欣赏员工的表现和行为，他们就会表现的和你期望的一样。建议作为主管，每周至少肯定下属一项以上的表现比较优秀的方面，执行一段时间以后，你肯定会对员工有一个新的认识，员工也会有一个质的变化。

　　4、要认识到表扬比批评更有效，强调优点、避免缺点，才能不断的提升和鼓舞士气。即使在批评之前，也要先考虑对方的优点并进行适当的肯定，至少表明自己希望其上进的态度，明确自己是欣赏他的。批评后，最好另外提出对他改进工作的建议和措施。

　　5、讲出自己的真实感受。良好的沟通需要双方的真诚，只有讲出自己的真实感受，才能获得真正的理解，才能取得良好的效果。

　　6、交流开放式的问题。沟通中的问题应是开放性的，避免出现选择题，而以讨论的形式出现，更能让员工真实表达出自己的感受，从而获得真实的答案。

　　7、重复对方的话。对对方提出的重要问题或形成的结果，适当重复对方的话，既可以增强自己的理解程度，体现对对方的尊重，还可以对问题和结果进行强化，激发对方的谈话兴趣，获得更为广泛的信息。

　　8、说出自己的理解。对对方提出的观点说出自己的理解，既可验证自己理解的准确程度，又加深对方的印象。这种方法在对方做出承诺时应用的效果会非常好。

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