秘书工作需要哪些素质,工作的四要素是什么?
作为文秘或者总经理助理,我们必须要做到想老总之所想,急老总之所急;作为文秘,我们是老总的喉舌,要说他之想说,避开他之不想说的话题。要顺利完成我们的职位所赋予的工作,我们大概要在以下几个方面狠下工夫:
力求思维敏捷、头脑灵活,善于及时准确领会领导意图,同时忠于职业操守。助理或文秘要很感觉敏锐,对周围发生的事,能够见微知著,一叶知秋,善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动,提高效率。要做到这一点,必须下功夫做有心人。要经常看书学习,思考问题。要多接触各方面的情况,及时了解基层员工在想什么,部门领导在想什么,老总在想什么,做到胸中有数,超前思维。但是,思维敏捷必须注意不要聪明过头,否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图,决不能见风使舵,投老总之所好,看眼色行事。我们要忠诚老实,如实反映情况和处理问题,不撒谎、不掺假,不能为讨好老总而随便夸大或缩小。 不折不扣按老总指示办事,同时富有主见。文秘(助理)与老总的上下关系,决定了处于被领导地位的文秘(助理)必须听从老总指挥,忠实地按老总指示行事,把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内,不得自行其是。老总的指示具有严肃性和权威性,我们必须不折不扣地忠实执行,要围绕他的活动,积极开展工作,下大力气帮助老总抓出成效来。我们要学会从被动中求主动,要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征,便主动配合,形成工作上的默契一致。但是,严格按老总指示行事,不等于盲目服从、曲意逢迎。一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时,我们还必须出以公心,予以提醒或建议,切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺,甚至火上加油。 勤勤恳恳、吃苦耐劳,能忍受怨言、经得起委屈和挫折。我们的工作是非常辛苦的,可能没有节假日,可能不分上下班,自己能够自由支配的时间很少,脑神经长处于紧张的备战状态。我们担负的任务很重,常年累月辛勤工作,兢兢业业,勤勤恳恳,不为名,不为利,从事寂寞事业,甘当无名英雄,“只问耕耘,不问收获“,这是相当难能可贵的。但是,作为文秘,仅仅做到这一点还不够,还要有忍受怨言,经得起各种误解、委屈和挫折,胸怀要宽,度量要大,甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作,功劳往往不明显,问题却表现得非常突出,而且影响很大,有时还会吃力不讨好。我们要有强烈的事业心,要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤,尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到,别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率,运用自己的智慧调动各方面积极性,把工作做好。既可参与决策、组织协调等重要工作,也能细致扎实地干好每一件具体琐事。从某种意义上讲,总经理办公室是“不管部“,上自领导决策,下到衣食住行,找不到主的难办事要管,踢皮球的棘手事也要管因此,助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合,大事要干得了,小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎,吕端大事不糊涂“。我们要取二者之长,做到“大事不糊涂,小事能谨慎“,无论大事小事,确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事,必须努力提高理论、政策水平,增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面,我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调,还要搞好上下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调,这是做好工作的重要基础。因此,我们要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解,打通部门之间的隔阂,搞好上下之间的衔接。在琐碎的具体小事方面,要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订,甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了,可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风,给人以好印象。
兢兢业业做好服务工作,不给领导帮倒忙。我们要从各方面做好对老总的服务工作,比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务,高效率地处理电文,适时安排有关活动,主动收集、分析、综合情况,研究带有普遍性、倾向性的问题,为老总决策和进行管理提供优质服务。要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务,如实施检查督促、搞好综合协调等,保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是,对老总服务也要掌握分寸,孔子讲“过犹不及“,服务不周到要影响老总工作,做过了头则会影响老总的形象。我们可以参照以下原则:一是要按规定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事,应及时向老总汇报,请作定夺,切勿自作主张。不经老总授权,不可私用老总名义办事或回答问题。三是要严格要求自己。我们不是权利部门,但接近权利渠道,如不严格要求自己就会损害老总的形象。
基本素质
身体素 质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体 状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
心理素质:要时刻 保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心 态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒 无常的人是不可能做好秘书工作的。业务素质理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识, 包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。实践 经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多 向有经验的人学习。办事能力:秘书工作繁杂、琐 碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事 务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技 巧。文化素质社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文 化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。外 语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交 往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂 业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。
此外,学会一些 有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你 显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那 一刻。但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个 “重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不 能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
秘书人员要很灵敏,对周围发生的事,必须能够见微知著,一叶知秋,善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动,提高效率。要做到这一点,必须下功夫做有心人。要经常看书学习,思考问题。要多接触各方面的情况,及时了解基层群众在想什么,机关干部在想什么,领导同志在想什么,做到胸中有数,超前思维。但是,思维敏捷必须注意不要聪明过头,否则便会聪明反被聪明误。准确领会领导意图,决不能见风使舵,投领导所好,看眼色行事。秘书人员必须忠诚老实,按事物的本来面貌反映情况和处理问题,不撒谎、不掺假,不能为讨好领导而随便夸大或缩小。一句话:秘书人员目光要敏锐,工作能力要强,政治上又要忠诚可靠;适应性要强,原则性又不能差。
秘书工作是比较繁琐、量大的工作,所以要学会管理好自己的时间和精力,什么事情重要,什么事情可以缓一缓这要分清楚。重要的事情一定要先处理好。秘书的工作虽然是好的岗位,但也是和其他员工有交集的岗位,所以在别的同事面前不要趾高气昂的,这样不仅会让其他同事厌恶也会让领导生厌,要保持一颗谦卑的心。要明白领导的意思,有时候一些事情不需要领导交代就应该主动完成,这样会让领导赏识你,对你的工作能力也会认可。
第一,不清楚的不动手。接到任何工作指令,都要先思后行,弄清楚政策和原则,认清任务和目标,摸清来龙去脉,理清楚计划步骤。第二,动了手的无差错。各项流程要走到位,各个环节要严把关,决不能自以为是、自作主张,超越职权办事。第三,不满意的不出手。要求精益求精,追求完美,自己满意了方能出手,自己不满意的,心里没有底气,往往领导也不满意。第四,出了手的问不到。对工作要做到清清楚楚、明明白白,让领导问不到,不能似是而非、含含糊糊,更不能想当然,糊里糊涂就上报。
一般秘书人员应当具备的素质是什么
身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,...
如何提高图书管理员素养
(一)图书管理员要有爱岗敬业精神。作为图书管理员,爱岗就是要热爱图书管理工作岗位,热爱本职工作,敬业就是要用一种恭敬严肃的态度对待自己的图书管理工作。图书管理员能深刻理解图书馆工作的社会意义及作用,强化自身职业道德素质,充分认识到图书馆工作在社会主义现代化建设中的地位,在工作中具有高度的...
学校图书管理员的素质
学校图书管理员的素质 1.图书管理员应具有良好的各项素质 管理人员应具有良好的道德素质。馆员应对自身的工作非常热爱,并不断接受新的知识,迎接新的挑战。女性管理员作为图书馆的主力军,在图书馆学习及服务工作中,提倡微笑服务,热爱读者,尊重读者,努力满足读者需要,真正做到以服务读者为荣,以读...
怎么才能去当一个图书馆的管理员?
1.专业背景:图书馆工作是一个专业性很强的工作,需有图书馆学或相关专业的知识储备。2.相关经验:有文献情报和馆藏管理经验、熟悉图书馆工作流程和规范操作、能够处理读者服务、对学科应用有一定了解等工作经验是入职的重要参考因素。3.良好的素质:强的服务意识、良好的心理素质和沟通能力、流利的英语...
当代图书馆管理员的素质
图书管理员应具备高尚的职业道德 职业道德是图书管理员作为图书馆工作人员这一特殊工作岗位所必须具备的最为重要的素质,它体现了图书管理员对图书管理工作的认知度和负责任的工作态度。首先,图书管理员自身要有良好的思想品德,在为人民服务的宗旨下自觉树立全心全意为读者服务的思想,图书馆工作是服务于...
图书馆管理人员应该具备哪些基本素质?
3、身体健康,无传染性疾病;4、图书馆管理专业或者相关专业,有经验者优先;5、具备良好的沟通协调能力,有亲和力和良好的团队合作精神;6、熟悉办公软件。图书馆管理员的工作职责 1、掌握图书管理业务的基本技能,制定和执行书屋的管理工作;2、有计划、有原则地选购图书,订阅期刊,及时添购新书籍、书柜...
合格的图书馆员应具备的素质
良好的护士素质是作为一名护士应该具备,具体的要求如下:一、以病人为中心,全心全意为病人服务,恪守职业道德规范。二、严格要求自己,落实岗位职责,坚守岗位,尽职尽责,不迟到、早退和旷工,工作时间不闲谈,不看文艺书刊,不做与工作无关的事。三、严格落实各项规章制度和技术规范,工作认真仔细,作风...
文员需要具备哪些素质
16. 接受其他临时工作. 问题二:行政文员需要具备哪些素质? 他应能独立操作计算机,熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力,还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力,中英文打字...
现代化图书管理员应具备的素质
(二)专业素质 作为一个图书馆工作者,丰富的专业知识,娴熟的服务技巧是其胜任本职工作的基本要求。如果没有一定的专业知识,连最基本的“借借还还”都不能保证,更不用说指导读者、用户查找资料了。因此,一个信息时代的图书馆员一定要系统地掌握一两门专业知识,并尽可能地涉列其它学科,...
想成为一个优秀的图书馆管理员,需要具备哪些条件?
当今世界信息庞杂,良莠不齐,要求图书馆员有明辨是非的能力,不要给读者引进和推荐低级庸俗、不健康的或反社会主义的报刊、书籍。为此,作为图书馆理员应主动接受思想政治教育,及时了解国家的大政方 针政策,树立正确的世界观、人生观和价值观。二、提升业务能力 图书馆的工作人员,应当是信息专家或信息...
宥罗亮睛: 文秘的基本要求或者具备的基本技能:1、公文写作知识 2、办公电脑应用知识 3、组织协调能力 4、接待、信访、商业礼仪基本知识一个优秀的文秘应该具备以下素质: 1、协调能力,对上与董事长、董事会领导,对下要对各个部门、员工; ...
蔡甸区18788059447: 秘书的必备素质或能力有哪些? - ?
宥罗亮睛: 文字能力,公关能力,应变能力.慎言敏行.
蔡甸区18788059447: 做好秘书必须具备哪些素质? ?
宥罗亮睛: 1.没有权力欲.常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”.这句话在秘书这个行当是不适用的. 2.做事干练,能严守机密.秘书是工作在领导身边最近的人.领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛,他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露.如果秘书不注意守密,会使领导的工作被动. 3.熟练操作各种办公自动化设备. 4.具有较强的文字处理能力.要能听得懂领导的话,领会得了领导的意图,并有能力将其组织成文字. 5.主动热情,遵守纪律,性情随和.外交型的人才做秘书,将使领导左右逢源.
蔡甸区18788059447: 职业秘书要注意的四个要素是什么? ?
宥罗亮睛: 1.职业秘书穿着要得体.衣着不应当有一点点的不得体,过短的衬衫、透明的衣服都表明你不够职业化.测试方法:在你早晨上班走出家门之前,在桌子前把胳膊放在桌面...
蔡甸区18788059447: 秘书应具备哪些基本技能 - ?
宥罗亮睛: 秘书人员应具备的素质 (一)、基本素质 1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提.要有一个健康的体魄.身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的. 2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情...
蔡甸区18788059447: 秘书的综合素质包括哪些? - ?
宥罗亮睛: 1、良好的文字处理能力,字体优美,书写工整 2、良好的口头表达能力,如得体地应对电话 3、善于与人沟通 4、随机应变能力强 5、能严守秘密,谨慎处理保密文件 6、能准确领会上司意图 7、能沉着处理紧急事件 8、能代表上司出席员工大会...
蔡甸区18788059447: 秘书公关素养有哪些??
宥罗亮睛: (一)、基本素质 1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提.要有一个健康的体魄.身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的. 2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右.每一天都应以...
蔡甸区18788059447: 秘书文才至关重要,它包括哪些具体内容? - ?
宥罗亮睛: 秘书文才作为领导身边的参谋、助手,工作的特殊性决定了必须具有较高的素质.以下是秘书从业人员的基本素质:一、优良的思想政治素质1、坚定的政治立场和政治态度.不管在任何情况下,都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持...
蔡甸区18788059447: 浅谈秘书的职业素质 - ?
宥罗亮睛: 工作描述: 秘书是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员.秘书的工作非常繁琐,大致有以下几项: 接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话; 收发与回复日常邮件;...
蔡甸区18788059447: 秘书人员的素质要求有哪些? ?
宥罗亮睛: 秘书人员的素质,同一般干部相比,有其共同的方面,但高素质的要求对秘书工作具有特别重要的作用. (一)高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、...