如何建立学校档案分类目录

学校档案中的全宗号,档案号,目录号该怎么填写?~

　　DA/T13—94
　　档号编制规则

　　1 主题内容与适用范围
　　本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
　　本标准适用于档案馆（室）编制档号。
　　2 术语
　　2.1 档号
　　档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
　　2.2 全宗号
　　档案馆（室）给定每个全宗的代码。
　　2.3 案卷目录号
　　全宗内案卷所属目录的代码。
　　2.4 类别号
　　馆（室）藏档案类别的代码。
　　2.5 项目号
　　产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
　　2.6 案卷号
　　案卷排列的顺序号。
　　2.7 件号
　　案卷内文件的顺序号。
　　2.8页（张）号
　　案卷内文件每页（张）的顺序号。
　　2.9 代码
　　一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
　　3 档号编制原则
　　3.1 唯一性原则
　　档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
　　3.2 合理性原则
　　档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
　　3.3 稳定性原则
　　档号一经确定，一般不应随意改变。
　　3.4 扩充性原则
　　档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
　　3.5 简单性原则
　　档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
　　4 档号的结构
　　档号结构分为三种：
　　4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。
　　即：××××—×××—×××—×××
　　全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号
　　4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号。
　　即：××××-×××……n-×××-×××
　　全宗号- 类别号 - 案卷号- 件、页（张）号
　　4.3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号。
　　即：×××……n-×××……n-×××-×××
　　类别号 - 项目号 -案卷号 -件、页（张）号
　　4.4 档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。
　　4.5 件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
　　5 档号的编制方法
　　5.1 全宗号的编制方法
　　全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
　　全宗号的格式是：× ×××
　　全宗属类代码 全宗顺序号
　　5.1.1 全宗属类代码的编制方法
　　5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
　　5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。
　　例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。
　　例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗教，标识为“J004”。
　　例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。
　　例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可标识为“R123”。
　　例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。
　　例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。
　　5.1.2 全宗顺序号的编制方法
　　5.1.2.1 全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。
　　5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
　　5.2 案卷目录号的编制方法
　　案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。
　　5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
　　5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
　　5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
　　5.3 类别号的编制方法
　　5.3.1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
　　5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。
　　5.3.3 在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号，
　　5.4 项目号的编制方法
　　项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
　　5.5 案卷号的编制方法。
　　5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
　　5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
　　5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上（含两个）案卷目录时应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。
　　5.6 件号的编制方法
　　5.6.1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。
　　5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。
　　5.6.3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。
　　5.6.4 件号前必须同时列写案卷及其以前各号。
　　5.7 页（张）号的编制方法
　　5.7.1 页（张）号用阿拉伯数字标识。
　　5.7.2 卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。不应有空号。

可以买个档案软件，归类方式可以参照档案局对企事业单位的一些标准。
档案整理的方法：
一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编
目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，
对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮
和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围
（1）大部分单位短期保管（现
10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学
技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按
国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建
工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）
。6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、
编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编
制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
或参考资料：http://wenku.baidu.com/link?url=g8EEE4UwivNYKJhZmauK2nG-OGkTpEUtHlZ_6L7U-SekJF5_eBX49fJA2gU3uoO34WMGZYuRNe0TyPAJ7bnqFEE91NmYdZGylVZVk_GDKmm

学校档案存档材料分类目录

（教务处 档案 存档 分类 档案分类方法 档案分类办法）

一、收文类

（一）、教育局、教师进修校学校

（二）、董事会

（三）、校长室

（四）、校部事务处

（五）、德育处

（六）、后勤管理处

二、发文类

（一）、规章制度

（二）、工作计划、总结、请示、报告、安排、通知、公示、公告

三、教学常规类

（一）学校类

1、学生花名册

2、课程表

3、教师任课安排

（二）、教师类

1、教学进度表、教学计划

2、教学总结、反思、论文

3、课堂调查问卷、调查汇总

4、作业调查问卷、调查汇总

5、教案、作业检查材料

5、教学会议记录（部门工作记录）

6、教师获奖、发表论文材料

7、教师工作手册

（三）、学生类

1、考试类

A、全年段成绩汇总表（寄读、不含寄读）

B、质量分析材料（数字统计、书面分析）

C、考试试卷（每样留2份，含答案，保管期限3年）

D、监考表、考务安排

2、学科竞赛类

A、参加人员、指导教师名单

B、组织方案、计划、过程记录

C、获奖情况、活动总结

D、活动照片、图片

3、课外兴趣小组、第二课堂活动类

A、参加学生、辅导教师名单

B、计划、方案

C、过程材料

D、活动图片、照片

E、活动总结、成果

四、教研、集备类

（一）、教研组、集备组工作计划、工作机构、活动安排

（二）、教研组、集备组工作过程记录

（三）、公开课教案、评课材料

（四）、教研、集备活动图片、相片、录像

（五）、教研、集备组工作手册

五、研究性学习类

（一）、辅导教师、参与学生情况

（二）、开题报告

（三）、课题开展过程材料

（四）、结题情况

（五）、成果展示、图片、相片

六、新老教师“传、帮、带”类

（一）、新老教师“传、帮、带”协议

（二）、新老教师“传、帮、带”过程材料

（三）、新老教师“传、帮、带”总结

（四）、新老教师“传、帮、带”成果

七、学籍类

（一）、学籍卡

（二）、小学升初中报名表

（三）、义务教育卡登记卡

（四）、学籍变动（转学、休学、寄读，分类）材料

备注：1、各类建档材料除纸质档案外，尽量做到电子档案同步存档；

2、除学籍类档案外，其余各类建档材料一律以学期为单位进行收集、归档；

3、学籍档案依据教育行政部门的统一规定建立；

4、建立各类建档材料的标签，建档工作尽量做到一目了然，井然有序。

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高邑县18479181576： 如何建立学校档案分类目录 - ？
店郑磺胺： 学校档案存档材料分类目录 (教务处 档案 存档 分类 档案分类方法 档案分类办法) 一、收文类 (一)、教育局、教师进修校学校 (二)、董事会 (三)、校长室 (四)、校部事务处 (五)、德育处 (六)、后勤管理处 二、发文类 (一)、...

高邑县18479181576： 学校教导处档案怎么分类整理 - ？
店郑磺胺： 如果是中专,大专,技能等大学,按年级和专业分类啊,如果是其他,按年级和班级分类就可以了啊

高邑县18479181576： 小学的档案应该怎么归类?怎么保存? ？
店郑磺胺： 档案归类: ■★第一条 管理部门ؤ1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本.如为 特殊案 件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者...

高邑县18479181576： 档案室的资料怎么分类? - ？
店郑磺胺： 1、如果有“文件编号”,做一个《文件登记表》,按编号分类.2、如果是无“文件编号”,按文件类型分类,摆放,最好做《文件登记表》.3、最简单的就是按资料类、合同类、制度类.....按种类放到文件柜中.

高邑县18479181576： 政教处的档案怎么分类管理 - ？
店郑磺胺： 1.班主任基本情况、班主任后备人选情况 2.德育工作计划、总结 3.德育工作监测记录 4.学生违纪记录、处分记录 5.后进生档案 6.三好生档案 7.班级工作记录 8.家长学校档案 9.学生干部档案 10.家校联系记录 11.学校安全档案 12.学校卫生档案 ......

高邑县18479181576： 急求学校档案整理的具体方法 是关于行政方面的 比如科研,党群之类的？
店郑磺胺： 不难啊,我们单位基本是准备几个小本子挂墙上,本子上目录和卷宗或者档案柜保持一致. 一分时间,二分类别,三分期限. 材料在整理归档以后在小本子上记录一下,找也好找呢,认也好认.

高邑县18479181576： 如何对档案进行分类?标准是什么 - ？
店郑磺胺： 档案分类常用的有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法,在现实中可根据实际情况结合运用具体工作包括接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作等几个方面.

高邑县18479181576： 如何进行文件档案管理 - ？
店郑磺胺： 将所要整理的文件档案分类,编写目录,一一进行分装,做好标签、标记,最好能够搞一个树状图表出来,这样就可以了.这个工作主要是要细心、耐心.

高邑县18479181576： 我想建一个档案 怎么弄啊 - ？
店郑磺胺： 建档案1:分类2:按类别做目录3:按目录顺序摆放

高邑县18479181576： 如何建立档案？
店郑磺胺： 你这样的问题太不具体,没有办法回答啊.大致回答一下吧: 1、先搜集档案; 2、按行业标准将档案分类装订; 3、将装订好的档案按目录录入电脑.