谁知道行政人员具体工作细节,工作流程,需要注意什么!
人事的工作杂的,什么都做!最多的与人打交道,产要是负责人员流动、考勤、后勤、招聘、各种保险的办理、各项规章制度的实施等!
入门最基本的是得学会做事要八面玲珑, 在日常工作中,最好提前完成任务,应该按时完成,可以完成这么多任务吗?同事之间踢皮球能完成任务吗? 所以这一切的前提条件是,一旦进入单位或公司,你必须掌握规章制度,并准确地掌握工作职责! 建立自己的原则和信心! (科力普省心购)完成工作并学习技能后,自然会离开,绝对不要因为背后有同事给你穿小鞋你因为愤怒才离开。
首先,要明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定;文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理;会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;其他事务视各公司具体情况而定。这些具体的职责都需要明确到每个小团队、每个员工,做到任务分解、职责明确、权责明晰、责任到位。
其次,要加强沟通协调。每位行政管理人员都有自己的岗位,不管你处于哪个层级,都要学会沟通协调。与上级沟通主要是领会领导意图,把握方向,不出现理解偏差;与下级的沟通主要是传达上级精神,准确安排任务,收集整理任务完成信息;与平级沟通主要是进行综合协调,力争在各部门协作下圆满完成任务。同时,也要处理好与企业窗口部门、政府机关、新闻媒体等的沟通协调,不断增强自己与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。
其三,要选好办公软件。行政管理工作各类事情多而且复杂,都是乱七八糟的琐事堆积在一起。如何进行有条不紊的安排布置,使用合适的办公软件就尤其重要。我们公司一直使用日事清来进行行政管理工作。日事清的三大功能就是计划、笔记、总结,我们通过计划来规划工作中的一切事务,创建任务、分配成员、安排日期,每条任务会自动分解到每个管理员工的日程中,管理员工只需要按照日程中的任务行动,不再被无序的工作烦扰。每日、每周、每月的工作成果可以一键生成报告方便相关人员跟踪回顾。同时,日事清是一款免费的企业软件,支持多种终端处理,让行政管理人员随时随地了解每项任务的进展情况、存在问题,并能及时修正工作计划,总结经验,确保每项行政管理工作井然有序。
其四,要培育企业文化。一个企业要想发展,必须建立和培育自己的企业文化,用独特的企业文化去吸引、感化人。一是组织结构清晰,战略导向明确。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构,并制定近、远期战略目标。二是建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台,这个平台上充满竞争、激励、开放、交流。三是注重企业形象建设。包括公司的形象、产品的质量、员工的精神面貌、人文环境等。四是重视人才,用企业的发展凝聚人,用榜样激励人,用员工成才教育人,让每个员工都能对未来都充满信心,对公司有认同感和归属感。
最后,要有温馨的办公环境。行政管理一项很重要的事情就是对公共环境的重要监督。人多事多,环境就显得尤为重要,好的办公环境是最能看出这个公司行政人员的魄力,看似简单其实很难的一件事,那么多人很难管束的,这就需要你制定或是坚持公司的各项制度的执行。好的办公环境也可以让员工有“家”的感觉,更舒心的工作,确保各项行政管理工作有序进行,提高整个公司的运转效率和管理水平。
成立公司
营业执照申办
组织机构代码证申办
税务登记证申办
二、 执行公司证照印鉴管理:对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是公章的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免出现不良事件。使用部门申请部门主管审核归档管理存放印鉴、证照编号
经理审批签字
借阅、使用登记
按时归还、存放
专管人员核对
三、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符。
部门申请
经理审批
请购计划单
查看库存
帐物相符
监督检查
检查验收
出入登记
月末盘存
物品采购
四、执行固定资产及低值易耗品的管理:对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。
资产分类
建立台帐清单
每月盘存
核对帐物
四、 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理 行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认。
维修申请
准备材料
安排维修
维修结束
检查验收
五、 执行文件档案的归档管理:根据不同种类档案的特点,做好系统编目、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
文件、资料收集
分类整理编号
立卷归档
装订成册存放
六、 文件资料收发、复印、传真、打印管理:各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门;
文件资料的收发
行政审阅
上传下达
准确记录
文件资料复印、传真、打印、
七、 执行各种费用的支付:按时申请、交纳公司各项费用,例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。
统计各项所要交纳费用
申请审批资金
部门主管审批
领导审批签字
支付各项费用
归类登记管理
八、 执行对外关系建立维护:建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。
关系建立
沟通协调
经常维护
情况汇报
合理调整
九、执行处理突发事件。公司各种突发事件出现后,行政部门在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。
减少不利影响
处理结果汇报
突发事件出现
妥善解决处理
及时汇报领导
主要情况收集
十、后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对食堂、宿舍、车辆的管理,为员工提供较为良好的生活、住宿环境,在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况,收集员工建议,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。
拟定制度
加强检查
收集建议
提高质量
员工满意
安全工作是企业的一项重要工作,行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要真正做到天天讲安全、处处抓安全,人人有安全、保密意识,只有安全保密工作做到位了,才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
熟悉安全制度
提高防范意识
规划教育培训
明确保卫目标
组织实施检查
确保整体安全
十二、日常事务处理。行政部门的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。总体来讲,行政部门属于服务保障部门,是为其他部门包括店铺服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。
当日计划工作
临时事务处理
择其轻重处理
注重时效结果
保证正常工作
提高服务意识
:优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的 十三、执行上级交办事务,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。
什么是行政人员?
行政人员(administrative staff; administrators; administrator)。 行政人员是加有修饰词“行政”的人员,属于前偏后正的词组,是指具有依法、章程负责或行使执行权、管理权和领导权的人员。 “行政”是指国家职能中,除了立法和司法以外的全部职能的总称,通常指一定的社会组织 ,在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协...
行政人员具体工作是什么,有什么要求?
行政人员的工作范围涉及很广,所有没有具体人管的工作(生产技术工作之外),都可以是行政工作。工作范围伸缩很大。比如你单位有人事部门,招工,负责档案,办理调动工作,办理养老保险,退休等很多工作归人事管,没有人事部门就属行政工作,与上级领导部门打交道也是行政工作。单位没有政工人员、工会人员,那么...
行政是做什么的工作
行政是指负责组织、协调、管理和监督企业或组织内部运营的工作。行政人员通常是公司或组织内部日常工作的关键人物。他们负责管理文件和记录,安排会议、协调与外部合作伙伴的关系等。他们还可能负责管理公司的设施和资源,如办公室、设备和供应品。行政人员通常也负责处理公司的人力资源管理。他们可能负责招聘、...
行政类的工作有哪些
行政类的工作有:会议和活动组织、物品管理、资产管理、安全保卫、事务工作、档案管理,具体如下:1、会议和活动组织 行政人员需要负责组织和策划公司内部的各种会议、活动和庆典。这包括活动的构思、计划、安排和执行,以及后续的跟进和评估。他们需要确保活动的顺利进行,满足公司的业务需求和员工的需求。2...
行政人员主要做什么
知道答主 回答量:5 采纳率:0% 帮助的人:332 我也去答题访问个人页 关注 展开全部 问题一:行政人员是干什么的? 主要职能 1、负责安排正\/副总经理工作日程、计划及出差行程,并准备相关事项; 2、负责上传各部门(分子公司)的呈报文件;下达公司以及正\/副总经理审批、签批、签发的文件并对文件的执行情况...
行政员岗位职责
1. 行政总监 直接上司:总经理 主要工作:规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作,组织管理下属人员完成本职工作。对公司行政后勤、总务、保卫秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力 岗位职责:(具体工作) (1)组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案; (2)组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的...
行政人员一般做什么工做?
行政人员工作很细致的,一般办公室的非业务工作都做的,行政部门也很多:1.公司固定资产登记、维修,如桌椅、电脑、门窗等。2.办公行政物资库房的管理,如办公用品(各种纸、笔、本、打印机墨水等办公用品)及行政物资(工装、饮用水、员工福利、灯管、各种工具刃具及公司需要采用的物资)采买、登记入库、...
行政人员一般是指哪些岗位
1.具体落实爱国卫生委员会会议会务工作。2.负责爱国卫生检查记录、汇总、资料存档工作。3.会同卫生所落实食品卫生检查工作。4.会同卫生所做好健康教育工作。5.参加红十字会工作。协助组织落实红十字会活动。四.协助科长做好无偿献血办管理工作。1.加强与各学院的联系,落实献血名单,登录无偿献血人员...
行政人事主要工作是什么?
行政人事主要工作是指企业或者机构的行政管理人员,主要负责招聘、培训、薪酬、绩效考核、员工关系管理、劳动法律法规等方面的工作。具体来说,行政人事主要工作包括:1. 招聘:负责制定招聘计划,发布招聘信息,筛选简历,招聘面试等。2. 培训:负责制定培训计划,组织培训实施,提高员工的工作技能水平和个人...
“行政人员”包含哪些岗位?
1、你说的“行政人员”是一个企业统计范畴。2、一般企业统计制度规定,行政人员是指:公司领导、办公室主任、文书、秘书、档案、安全管理、后勤服务人员等。3、你说的跟单员、仓库管理员属于业务人员。4、国家有“统计报表制度”,要求各企业按制度规定的统一口径上报数据和报表。但这仅限于规模以上的...
汤是迪尔: 人事、行政是职业的代名词,人事主要包括人力资源(人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬福利管理、绩效管理、劳动关系管理)和政府部门的相应事务;行政主要包括后勤工作(饭堂、宿舍、清洁、消防、安全等)和相应政府部门...
泰山区17761315934: 网络公司的行政文员一般每天的工作流程是什么? - ?
汤是迪尔: 好巧啊 我也在一家网络公司做文员,那我就把我一天的工作安排告诉你吧(你可以参考一下) 1.每天早上来公司第一件事情就是打扫公司的卫生,因为一般的网络的公司用人不是很多,都没有清洁工而文员一般也只有一个,所以这些事一般都...
泰山区17761315934: 公司行政部门和人事部门的具体工作有哪些?急急急! - ?
汤是迪尔: 公司行政主要做些人员考勤,办公固定资产管理,行政车次安排,办公用品保管及领用,办公物品的购买,公司文化建设,一般公共事务都归行政;人事部门主要的招牌,入职,人事档案管理,培训之类的,希望对你有帮助
泰山区17761315934: 行政人事经理的工作细节 - ?
汤是迪尔: 展开全部1、 织制定行政人事相关管理有关的政策、制度和流程并监督执行. 2、 组织制定公司人力资源开发和管理的长远规划及实施计划. 3、 落实公司定员定编,完善和修订公司架构. 4、 制定本部门年、季、月、周工作计划和各项综合性...
泰山区17761315934: 行政经理日常工作是什么,具体点,最好把细节都写上,谢谢! - ?
汤是迪尔: 行政经理日常工作要看是什么单位,单位不同职责也不同.饮食服务中心行政经理〔副主任〕岗位职责 一、 贯彻执行后勤服务中心、饮食服务中心领导的有关指示,重大事情及时向中心领导汇报请示.二、 做到上传下达,及时、准确、无误地...
泰山区17761315934: 行政主管工作应该注意哪些细节? - ?
汤是迪尔: 1、脾气一定要控制好.不管是团队成员没有按时完成工作或者是客户方总是发生变更,总之你没有任何理由可以发脾气,尤其是当着团队成员的面发脾气. 2,遇事莫慌.项目风险总是存在的,各种问题也总是存在的,天大的事情只要冷静,...
泰山区17761315934: 天津新成立的贸易公司 行政和人事的工作流程 - ?
汤是迪尔: 你好,一、先不急制度和流程的编制,你应该先和公司的总负责人,谈谈,了解:1、中长期的公司战略规划,2、老板的企业文化 3、行政的市场调查(薪资、人员编制).二、人事方面围绕六大模块编写,中长期目标的分解.三、行政方面围绕:制度规范的编写.1、开源节流(车辆、固话、办公耗材、水电等等)等等.记住,制度和流程不可乱抄,一定要结合公司的实际情况.跟老板的谈话了解工作很重要,你可以引导老板提问自己所要的信息.
泰山区17761315934: 如何成为一名合格行政人员? - ?
汤是迪尔: 细心,细致,注意细节的处理,不以事小而不为,做事有条理,分清轻重缓急,有一定的沟通协商能力,有一定的文案功底,在实践工作中熟悉办公器材的日常使用和维护(如打印机,传真机等等)
泰山区17761315934: 如何做好行政人员工作? - ?
汤是迪尔: 1.注意自已的面部表情,要保持微笑!2.注意细节,比如复印机没有纸了,要及时的买回来!那个办公室的门坏了,要及时找人来修理同,还有办公室的灯、打印机等事情,都是行政人员的工作.
泰山区17761315934: 公司行政文员档案管理的工作流程和规范怎么写(急) - ?
汤是迪尔:(一)立卷归档 1、文书档案 档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库...