如何让行政工作更加高效?

作者&投稿:奚中 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
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如何让行政工作更加高效?

1、打印座位表。

将座位表打印出来,张贴在公共区域,全员告知。人员较多或部门较多可以使用,这样就不会每天都有人问,谁谁坐在哪儿。

2、将常用回复信息存在备忘录里。

经常回复相同信息,可以在备忘录一键复制。如寄件地址、报销要求、流程要求、公司常用信息(抬头税号等)等。这样就不用每次都要想一下直接给谁发过,如找聊天记录复制,或者再敲一遍字了。

3、职能人员通讯录定期更新。

各类职能人员的联系方式,管辖职能范围需要及时更新,并邮件形式发送给所有人。这样也可以在同事问这个现在谁负责,联系电话是多少的时候,直接丢给他一个表格,让他自己去找。

4、做好办公用品盘点登记表格。

标准格式化管控用品,跟踪借取物品及人员信息,定期查看及时增补用品。对办公用品做到全面管控,合理控制预算,也能做到降本增效的作用。

5、做好文件(电子/实体)分类保存。

定期盘点各类文件,对存档、备份文件做到心中有数。对实体文件最好建立登记分类表格,便于后期盘点查找。

6、建立各类通知模板库(群通知/邮件通知)。

行政经常会涉及各类通知工作,例如会议通知、放假通知、日常规范通知等。可以建立各类通知模板库,在需要这通知的时候,直接从模板库里选择对应模板,可以节省很多时间,可以做到及时宣贯。平时看到比较好的模板也可以加入自己的模板库,及时更新。




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