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订购采购流程

1.总则

1.1.制定目的

为落实物料、零件采购作业管理,确保采购工作顺畅,特制定本规章。

1.2.适用范围

本公司物料、零件之订购、采购管理业务。

1.3.权责单位

1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.请购规定

2.1.请购的提出

1)生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开产请购单。

2)请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准。

3)请购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。

4)交期相同且同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份请购单内。

5)紧急请购时,请购部门应于备注栏注明,并加盖“紧急”章。

2.2.请购核准权限

2.2.1.国内物料采购核准权限

1)请购金额预估在人民币1万元以下者,由经理核准。

2)请购金额预估在人民币1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。

3)请购金额预估在人民币5万元以上者,由总经理核准。

2.2.2.国外物料采购核准权限

1)请购金额预估在美元1万元以下者,由经理核准。

2)请购金额预估在美元1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。

3)请购金额预估在美元5万元以上者,由总经理核准。

2.3.请购的撤消

1)已开具请购单,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转采购部了解,必要时应先口头知会采购部。

2)请购部门回收各联请购单,并加盖“撤消”章。

3)采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。

4)未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作。

3.采购规定

3.1.采购方式

1)本公司采购方式一般有下列几种:

2)集中采购:通用性物料,尽量采用集中采购方式。

3)合约采购:经常性物质料,尽量采用合约采购方式,以确保货源与价格之稳定。

4)一般采购:除(1)(2)以外之物料,采用随需求而采购之方式。

3.2.国内采购作业规定

3.2.1.询价、议价

1)采购人员接获核准后之《请购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。

3)专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。

4)采购议价应采用交互议价方式。

5)议价注意品质、交期、服务兼顾。

3.2.2.呈核及核准

1)采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。

2)标注拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。

3)采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。

3.2.3.订购作业

1)采购人员接获经核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。

2)若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。

3)采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。

3.2.4.验收与付款

1)依相关检验与入库规定进行验收工作。

2)依财务管理规定,办理供应商付款工作。

3.3.国外采购作业规定

3.3.1.询价、议价

参照国内采购作业方式进行。

3.3.2.呈核及核准

参照国内采购作业方式进行。

3.3.3.订购作业

1)采购部接获核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以传真或E-mail形式确认交期。

2)需与供应商签订长期合同者,应事先办妥相关事项,并呈核示。