时间管理的秘诀——用系统的方法和原则，合理分配时间做正确的事情

~ 看了十几本时间管理的书，我发现所有的方法、原则、秘籍，都离不开4个要素——人、事、时间、环境。

人的影响因素分为两个部分：人的追求、人的精力。

一个人的追求、终极愿望、目标，决定了TA想做什么事情。这个话题，在我之前的文章中介绍过，这里不再多说。人的精力状态，决定了TA在当前时间段能做什么事情，是复杂的需要深度思考的事情，还是简单的琐碎的事情。

环境的影响因素相对不那么重要，但又不可缺少。

特定的地点（家/办公室/户外）、特定的工具（电话/电脑）决定我们在这样的条件下能做什么事情。我们可以利用特定的环境，将某类事情集中处理，大大提高效率。比如，打电话的事情，一起搞定；户外办的事情，一起办理；日常购物，去附近大超市一并采购，或者上XX网站/App统一购买。

当然，如今移动设备已经非常便利，很多事情对设备的要求已经没有那么严格。我们可以随时随地写作、听书、看书，利用碎片化时间思考、记录想法。

除了人和环境，最重要的两个要素，是事情和时间。如何合理的安排时间、做正确的事，是时间管理的核心。

接下来将重点分析“事情”、“时间”的分类和特点，然后详细介绍如何合理分配时间做正确的事。

你可能会有这样的苦恼：

花了很多时间做的事情，产出的价值却不大。事情太多，无法完成，每天的to do list 总是不能今日事今日毕。

解决这个苦恼，有两个办法：

1、断舍离，减少琐碎的、低回报的事情

2、挑选优先级最高的事情做

应用这两个办法的前提是，有能力分辨哪些事情应该断舍离、哪些是优先级高的事情。

下面介绍两个法则：四象限法则、采铜法则

1、四象限法则

四象限法则，由史蒂芬·科维提出。他按照事情的重要性、紧急程度，将事情分为四类：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。

紧急程度，可以根据事情的deadline来决定。但重要程度如何判断呢？我个人觉得可以参考采铜法则的“收益值/半衰期”的分类方法。

2、采铜法则

采铜是知乎大V，《精进》一书的作者。他按照收益值、半衰期将事情分为四类：高收益值长半衰期、高收益值短半衰期、低收益值长半衰期、低收益值短半衰期。

收益值，是指该事件将给我们带来的收益大小（认知、情感、物质、身体方面的收益皆可计入）

半衰期，是指该收益随时间衰减的速度。半衰期长的事件，对我们的影响会持续地更久。

采铜对这四类事情举了几个例子：

综合四象限法则和采铜法则，我们可以分辨出哪些事情应该断舍离、哪些是优先级高的事情。

1、应该断舍离的事情

不重要不紧急、短半衰期的事情。比如刷朋友圈、看网络八卦、毫无节制的追剧

2、优先级高的事情

重要不紧急、重要紧急、高收益值长半衰期的事情。比如，工作中那些与关键绩效相关、能收获最大成果的领域；系统的学习一门新技能等等

我们一天的时间可以拆分成N个时间段。根据时间长短，可以划分为“碎片时间”和“整块时间”。根据人的精力状态，又可以分为“不兴奋的低效时间”和“兴奋的高效时间”。根据人的日常需求，还可以划分为“工作学习时间”、“日常生活时间”、“休息时间”。

以我的上午为例：

7:30-8:00 起床洗漱时间；8:00-8:30 做早餐吃早餐时间；8:30-9:00晨间学习时间；9:00-9:20 上班通勤时间；9:20-10:00 工作时间；10:00-11:30 工作时间；11:30-12:10午餐时间。

以上只是规划的时间段，实际时间远比这个时间段琐碎。

一天24个小时，每个时间段都有各自的特点，并不是每个时间段都是兴奋高效的，而且每个人最佳状态的时间各不相同。所以为了安排合适的时间做合适的事情，我们需要了解自己的时间特点。最好的方式是记录自己的时间，大概用一周时间了解工作日、周末自己是如何使用时间的。

一旦发现了自己的时间特点，就可以为不同类型的时间段，安排不同的事情啦。这里抽取几个重要的时间类型做简单的介绍。

这是我们一天中状态最佳的时间段，所以我们应该将“优先级最高”的事情集中在这段时间完成。

这个时间段状态不佳，我们的头脑可能不那么灵活，运转不够快，不适合做那些需要深度思考的事情。

如果是上班时间，不妨安排一些搜集、存储类的工作，比如上网找寻某些资料、将有用的资料保存起来、对过去搜集在印象笔记的资料进行整理归类等等。

如果是下班后或周末，可以安排一些机械性的活动，比如健身跑步等。

碎片化时间通常比较短，可能是15分钟以内。在这个时间内，我们可以处理一些小而杂的事情。

比如，手机转个账、查询今天的基金动态、记个账等等。

我们平时可以整理一些3分钟、10分钟碎片化时间可以做的事情的清单。遇到碎片化时间，拿出清单看看可以做些什么事。如果习惯性的刷微博和朋友圈，可能碎片化时间会被大量浪费，甚至占用其他工作和学习时间。

有时候琐碎的事情太多，可以放在一个番茄时间段，用不兴奋的低效时间集中处理掉。

比如每天早晚的洗漱、吃饭、跑步、走路或坐车上下班的时间。根据我自己记录时间的统计，每天用在这些日常生活上的时间大概有3-5个小时不等，而这个时间做的事情一般已经形成了习惯，虽然做着某些事情但又不太需要我们分心思考。

所以，我比较推荐在这类时间段，听书、听音频等等。比如，我最近正在听的《穷查理宝典》的多看电子书，大概1600页，按我统计1小时大概能听100页，也就是说16个小时可以听完这本书。假如每天听2小时，8天就能听完一本书。当然，听书的弊端是不能深入的理解、甚至有可能错过很重要的知识，所以我们可以将听书作为“泛读”的步骤。听完一遍后，再阅读第二遍，重要的知识点加以思考做笔记、听过的不太重要的内容可以略过。

有效利用每天无法节省的时间，何乐而不为呢？

人一天的精力非常有限，所以每天的休息时间必须保障。这里的休息时间，既包括晚上休息时间、午休时间，还包括忙碌的半小时、1小时之后的放松时间。虽然上一步提到可以在日常生活时间，听听书，但是也不要一天所有时间都安排得这么紧凑，让大脑适当放松、休息，有效的恢复精力，才能更好的投入工作。

所以，我非常推荐番茄工作法，25分钟专注投入，5分钟休息，让精力及时的得到调整。

前面我们对“事”、“时间”的特点和类型做了分析，也简单介绍了几类时间能做的事情。这个部分，将详细介绍几个原则和方法，让我们更明白的做到时间和事情的合理匹配。

1）最重要的3只青蛙

每天为自己的工作、生活分别挑选出3件最重要的、长半衰期的事情，作为一天必须完成的任务。

2）要事第一

尽可能把重要的事情往前安排。将吃喝玩乐等短半衰期的事情，作为完成重要任务后的奖励。

1）二八原则

用80%的时间来做20%最重要的事情，用剩下的20%时间做那些琐碎的不重要的事情。因此我们一定要了解对自己来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。这一点前面如何判断事情的优先级已经有过介绍。

2）保护青蛙时间，每天至少专注3小时

青蛙时间，是我们专注于最重要的“3只青蛙”的时间。为了让我们每周有足够的时间做最重要的事，我们每天至少有3小时的专注时间，并对这部分时间画出保护圈。

画出保护圈的方法有：

A、利用番茄工作法

3小时的时间，意味着7.2个番茄钟。在番茄钟内，我们必须专注在手头正在做的事情上，避免被电话、会议、邮件等事情干扰。如果有其他人找你，你也可以提出在番茄钟时间之后再找他们。

B、固定每天的青蛙时间

前面提到通过记录时间了解自己的时间特点，这样做还有一个作用，是了解自己什么时间段不容易被打扰。这些时间段就可以作为每天的青蛙时间。比如一般早上的时间不会安排会议，也很少有人来找。所以，我们可以刚到公司后，快速的进入青蛙时间的专注状态，做最重要的事。当同事聊完天开始工作时，你可能已经专注30分钟了。

3）每天安排不要太满，预留动态时间

一方面，如果每天的事情安排的非常满，会导致我们一天处于紧绷的状态，围绕待办事项忙得晕头转向，难以空出短时间休息、喝水的时间。当我们的精力无法及时的被调整时，一天下来整个人会异常疲惫，影响下班后的精力状态。

另一方面，如果遇到临时突发状况，势必会调整被我们安排的太满的事情，某些事情无法再预期的时间完成。长期如此，会影响自己对今日事今日毕的要求的松懈。

所以，为了留住一些空隙时间作为动态时间，我们需要制定每天的时间预算，将当天要做的事情列出来，估算每件事大概要花费的时间。

但是，估算时间并不容易。对于陌生的从来没做过的事，我们很难预估准确的时间；对曾经做过的事，我们如果有记录时间的习惯，才可能知道上次做这件事花了多少时间，根据经验预估当前这件事可能花费的时间。

由此又可以看出记录时间的重要性了。

前面几个方法，一直在提倡要事第一，优先处理重要的事。但是有时候事情的紧急程度很难由我们掌控，有很多虽然优先级不那么重要但又必须紧急处理的事情等着我们。面对这些情况，我们该如何处理呢？

1）重要紧急的事情

处理方法是立即去做。否则，极少成多会让你的压力无限增大，更有可能影响项目进度、公司业绩等等。第一象限的事情越多，代表当它们处于第二象限时没有被及时的处理。这种事情越少越好，尽量避免。

2）重要不紧急的事情

如果是培养自己每天坚持的习惯，建议安排固定的时间去做。比如，我每天早饭后出门上班前，都有固定30分钟的阅读时间；晚上回家后再固定30分钟跟着keep锻炼。

如果是较复杂的任务，需要花时间思考，明确任务的背景、目标、deadline等，再将任务拆解成一个个子任务。设定具体的时间去逐步执行。

不管是以上哪种类型，处理方式都是“有计划的去做”，而且应该放在每天的专注时间集中完成。虽然它们不紧急，但却是最值得我们投资时间去做的事情。只有先紧后松，才不至于陷入“重要紧急”的事情一大堆的压力爆表的境地。

3）不重要紧急的事情

这类事情通常是计划之外突然冒出来的。比如临时发起的会议、同事找你解决某个难题、领导临时交办的任务等等。

对于这类事情，有几个处理的要点：

- 如果可以，尽量让更适合的人去做。当然，前提是明确职责范围，确定这件事是否是你负责。

- 尽量避免被别人当做“猴子收容所”，一直帮别人解决困难，以致于没有时间做自己的事情

- 如果这类事情不可避免，不得不自己去做，尽量快速落地执行，不要在这类事情上花费太多时间。

4）不重要不紧急的事情

通常是娱乐消遣的事情，比如追剧、玩游戏等等。这类事情属于低收益值 短半衰期，处理原则自然是尽可能的不做。但是你和我可能都无法真的“不做”。

既然无法避免，那不如用游戏式的方式来做这类事情。每天我们仍然按照前面的原则，优先处理最重要的3件事，如果都完成的不错，可以预留一点时间做这些娱乐消遣的事情，作为一天的奖励。

以上就是我对“如何合理安排时间做正确的事”的总结，希望对你有用。

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