怎样建立沟通协调机制与人沟通手法

~ 调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。下面我整理了建立沟通协调机制的方法，供你阅读参考。
1. 把握好角色，不越权越位
做工作要把握好自己的角色，不要越权越位。秘书工作者在协调工作时，虽然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。严格意义上说，秘书工作者是代表领导做协调工作的。如果把主持者误认为决策者，必将产生角色错位问题。在与协调物件沟通，传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥，加进自以为和领导意见一致的内容。
2. 把握好方法，不以权压人
在工作协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的，特别是在被协调者意见难以统一的时候，传达权威领导人的意见，常常能使问题迎刃而解。但这种方法只能在必要时慎重使用，尽可能少用。因为协调的主要手段是协商，应以平等的态度倾听各方意见，即便是错误的要求，也要考虑有无合理因素。不能因为你是协调的主持者，就以领导自居，自以为是，“老子天下第二”，听到不同声音就给以颜色，进行打压，那样必将引发对立情绪，给以后的协调工作制造障碍。
3. 把握好分寸，不把简单的问题复杂化
在协调工作中，既不要把复杂的问题作简单化处理，也要注意不把小事扩大化，不把简单的问题复杂化，不把明明白白的事情神秘化。在办公室的日常工作中，需要协调的事，几乎无时不有，但绝大多数是在举手投足之间便可处理，只要脑勤、眼勤、腿勤，随时注意发现需要调节的问题，说几句调节的话，甚至开一个幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽状态。有些矛盾在乎如未激化前，做点幕后工作就可缓解。就协调而言，涉及重大原则的事，权力或利益冲突较大的事，具有广泛群众性的事，需要多方听取意见，公开处置。但一般的，发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事，处理的方针应是能私下解决的就不公开解决，能会下协调的就不开协调会，即便需要开会协调的，也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。
4. 把握好火候，既不失时机也不急于求成
要搞好协调，时机十分重要。机不可失，时不再来。抓住有利时机，就可取得事半功倍的效果。当不同部门急需完成同一任务，工作又难以有序展开时，我们及时出面理顺关系，就可一呼百应。相反，时机不成熟，十分勉强地去统一认识，统一行动，反而会扩大矛盾，形成误解或成见。有的同志急于完成领导交办的任务，在有关部门毫无思想准备的情况下，让其立即做出较大牺牲，结果形成了僵持的态势。有的虽然勉强让步，但并不服气，在落实时扯皮推诿，影响了工作进展。掌握沟通的时机是非常重要的，善不善于捕捉沟通的良机，是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。
5. 沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”
每个党政机关与企事业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成，组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益和成长经历以及能力的不同，他们对组织目标的理解和掌握的资讯也就不同，这也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。例如，目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思想淡漠，工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领导的“传声器”，组织材料的“勤务员”，这种思想恰恰与时代对办公室提出的参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。所以组织的总体目标在此类单位中根本是“墙上的门帘”。再者，任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机构尤其是如此。著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联络在一起,以实现共同目标的手段”。有关资料研究表明：管理中70%的错误是由于不善沟通协调造成的。那么如何保证上下一心，不折不扣地完成组织的总体目标呢?这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交流意见，同意思想认识，自觉地协同配合各项工作的完成，从而保证组织目标的实现。
6. 沟通协调是领导者激励下属，实现其职能的基本途径
一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理方法，他都必须将自己的意图和想法告诉下属，并且要了解下属的想法。唐朝名相陆贽认为“上情不通于下，则人惑，下情不达于上，则群疑，疑则不纳其诚，惑则不从起令。”如何做到上级领导不疑部属，而部属不觉得困惑从而顺利地实现领导的职能?领导环境理论认为，领导者就是了解下属的愿望并为此而采取相应的行动，为满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人，而下属就是从领导者身上看到了一种达到自己愿望或目的的人。这些“目的”、“看到”或“了解”，都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才能使下属提高工作的积极性。所谓“知己知彼，百战不殆”，作为办公室人员只有充分认识了解领导者和沟通协调工作的重要性，才能将办公室的事做好。
7. 沟通协调是办公室乃至整个组织与外部环境建立联络的桥梁
无论 *** 的办公室还是企事业单位的办公室，都必须要与公众及其它组织部门，发生各种各样的联络，他必须按照已定的法规法令并结合人民的要求调整政策，承担自己应尽的社会责任。有时公众与部门之间产生了冲突，有了矛盾往往要由办公室来具体承办或者牵头处理，协调相互之间的关系，使其他部门也能积极地参与或支援配合才能化解矛盾，平息冲突。沟通协调工作渗透在办公室各项工作的每一个环节上。作为处于枢纽位置的办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作的重要性，把沟通协调工作作为办公室的一项重要工作来完成。只有这样才能使组织整体工作的高效运转和任务的圆满完成。

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