2017秘书五级资格考点:制作会议证件和指示标识
秘书五级考试就要开始咯,赶快复习起来吧,竭尽全力为各位同学准备了“2017秘书五级资格考点:制作会议证件和指示标识”,希望对各位考生有帮助。
制作会议证件和指示标识
(一)相关知识
1.会议证件的作用
会议证件一般有以下4个作用:
(1)证明身份。
(2)保证会议安全,控制人员出入。
(3)统计到会人数。
(4)维持会议的程序。
会议证件的类型主要有以下几种:
(1)代表证:与会者不仅能参加会议,而且有表决权、选举权。
(2)列席证:能够到会旁听,但无表决权。
(3)工作证:只证明是大会的工作人员,在会议期间出人行走有一定的限制。
(4)记者证:只发给新闻媒体有关的工作人员、记者,持记者证在有些工作区域出入受到限制。
(5)来宾证:表明是主办方邀请的嘉宾。
2.会议指示标识的类型
会议标识是指在会议的准备和召开过程中,为了使与会者更容易找到座位,并了解会场周围的环境,使会议的组织更加有条理,需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物,如各种指示牌,接待处和签到处的标志,贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。
(1)标识牌(或指示牌)。中、大型会议事先应划好区域,。贴上标识牌,使与会者顺利入座,并能够很方便地找到签到处、贵宾室、饮水处、洗手间等。
(2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂,为了使参会的单位入场、退场井然有序,事先划出区域图,并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上,应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排,并在座位上贴上名签,并标示于区域图上。
(3)名签与台签。在主席台和签到处等地方要摆放各种名签或台签,以标明人员的身份或办事机构的名称。
(二)工作程序
1.制作会议证件的程序
制作会议证件的程序为:设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片) →盖章确认。
召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件,通常小型会议不必制发证件。
2.制作会议证件的注意事项
(1)重要的大中型会议,证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
(2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。
(3)证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。
(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片,其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。
(5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片,并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。
(6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。
3.制作会议指示标识的方法
(1)会议主办者内部简易制作法
一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作。
(2)由专业性的会议承办机构制作
一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式,要用专业性的设计和制作,因此,需要请专门性的公司来完成此项工作。
(三)注意事项
1.会议证件的样式
会议证件的样式有很多,我们可以根据需要来选择。会议证件的样式主要有以下几种:
(1)粘性标签式的证件样式。这种证件比较经济、方便,但它们可能由于粘贴在衣服上而留痕迹。
(2)系带的证件样式。这种证件比较经济、方便,但可能在衣服上晃动。
(3)有夹子的证件样式。这种证件成本略高,它们能更换塑料封里面的标签而重复使用,并能移动夹在衣服的不同部位。
(4)台签式的证件样式。这种证件是开会的时候放在桌子上使用的。
2.会议标识的样式
(1)会议主席台背板的样式
(2)会议签到处的指示标识样式
(3)会议报到处的标识样式
(四)相关链接
1.会议与会见、会谈的区别
会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士见身份较低者,或是主人见客人,一般称为会见。凡身份较低的认识见较高者,或是客人见主人,一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性3种。企业常用的会见主要是社交礼节性和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题,以及其他共同关心的问题交换意见,会谈也可以指洽谈业务,即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式,政治性、专业性较强。在企业中主要指商务谈判和业务会商。
会议与会见、会谈在对象、内容、功能、程序上存在明显区别:
(1)对象不同。会议可以是内部的也可以是涉及外部的。
而会见、会谈的对象一般是组织外部的,并与本组织有关的人员。
(2)内容不同。会见的内容礼节性、事务性较强;会谈的内容经济性、利益性较强。而会议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。
(3)功能不同。会见主要是为了加强双方的关系,处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见,为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。人们通过会议可以达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。
2.会展的概念与类别
会展是经济行为的会议和展览,是既有市场性又有展示性的经济流通形式。在西方国家,会展英文简写为“MICE”,4个字母分别是公司业务会议(meeting)、奖励旅游(incentive travel program)、团体组织会议(convention)和展览(exhibition)4个英文单词的第一个字母组合。会展的两个组成部分的侧重是不同的:会议侧重于信息交流,可以是经济行为,也可以是政治、科技或文化行为;而展览侧重于产品展览和技术交流,主要是经济行为。
会展从性质上分有贸易性和消费性两种。
(1)贸易性展览
它是制造业、商业等行业举办的展览,其主要目的是洽谈贸易、推广技术和交流信息。贸易性的展览主要是对工商业开放。
(2)消费性展览
它的主要目的是展出消费晶,直接销售,是对公众开放的展览。
将两种性质的展览功能合二为一的展览称作综合性展览,经济越发达的国家和地区,对两种展览的功能分得越清晰。
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吴桥县15658169947: 秘书资格证考试如何了解教程中的考点? ?
詹岩君可: 1、将重点放在“相关知识”与“工作程序”两部分. 2、认真阅读“示例分析”,以加深对相关内容的理解. 3、“注意事项”中提及的内容与“相关知识”和“工作程序”有很大的关联,是进一步的强化. 4、“相关链接”主要是提供一些阅读材料以拓展考生的视野,不作为考核重点.“四级教程”中的“办公设备的使用和管理”除外,其相关链接不出题,但会出选择题.