文书礼仪写作的特征有哪些？

文书礼仪具有哪些特点~

　　礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里，我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。
　　礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象，力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。
　　一、 贺函、贺电
　　在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日周年、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方的相应人员表示祝贺。
　　贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报，直接发送。现略举数例：
　　二、 感谢信、感谢电和感谢公告
　　在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢，有时候，也可以采取公告的方式致谢。举例如下：
　　三、 邀请函、邀请电和复件
　　邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会，等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商）。
　　四、 慰问函、慰问电
　　遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属，表示同情和慰问。举例如下：
　　五、 唁函、唁电
　　唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧机构。举例如下：
　　例1：外交电报，吊唁总理逝世
　　X X X（首都名称）
　　X X X国代总理X X X阁下：
　　惊悉X X X国总理X X X阁下不幸逝世。X X X总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向X X X国政府和人民表示深切的哀悼，并对X X X总理的家属表示诚挚的慰问。
　　中华人民共和国国务院总理X X X
　　一九X X年X月X日于北京
　　六、 国书、全权证书、授权证书、委任书等
　　国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分为派遣国书和召回国书两种。目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。
　　全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定，或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。
　　委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家元首签署。委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首长签署。
　　以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下：
　　七、 有关礼仪事项的通知等
　　有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。
　　在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项：
　　1．文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用全称。如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。
　　2．文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式，可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人，单位对单位。如系人对人，双方身份要相当。
　　3．文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。
　　致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常有 “向X X X致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语，向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。非外交机关使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。
　　4．关于译文。对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下，凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。
　　5．对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排一行），然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短，不宜把文字都挤在信纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。
　　盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应在机关衔之上）为宜。
　　6．要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重新打印，不得涂改。
　　7．用纸要合乎规定。
　　8．收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。
　　在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用，因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。
　　名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短的字句。
　　几种国际上通用的法文缩写是：
　　1． 敬贺 p. f. (pour felicitation)
　　2． 谨唁 p. c. (pour condoleance)
　　3． 谨谢 p. r. (pour remerciement)
　　4． 介绍 p. p. (pour presentation)
　　5． 辞行 p. p. c. (pour prendre conge)
　　6． 恭贺新年 p. f. n. a. (pour feliciter lenouvel an) (大小写均可)
　　7． 谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上Avec ses compliments (或者用英文 With the compliments of …)

（1）礼仪性
社交文书本身就是社交活动的产物，而社交礼仪活动本身具有‘礼尚往来”的“双边”关系，因此社交文书具有礼仪性的特点。
社交礼仪是我国民族文化长期积淀的结果，社交礼仪文书的礼仪性是社交文明的重要标志。社交礼仪文书的礼仪性主要体现在称谓、措辞以及语气等各个方面，并且针对不同的场合，不同的对象要讲究适应性以及得体性。
（2）规范性
社交礼仪文书都具有较为固定的体式，但是这种体式的规范性并不像公务文书那样严格，因为在其长期的社交活动中，已经约定俗成，形成了各种特定的体式。例如，应该怎样称呼，怎样开头，怎样结尾等，都具有规定。社交礼仪文书具有规范性。
（3）实用性
社交礼仪文书是为了某种交往的需要而撰写的，因此每份社交文书都有明确的写作目的，其内容也大多与某件事、某项活动或者某个人的生活际遇有关，并产生交往联络的实际效果。
无论是聘请邀约，还是致谢慰问，都需要通过社交礼仪文书进行传达。因此，社交礼仪文书具有广泛的实际应用价值。

例：
①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。
③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。

　　1．礼仪文书写作的基本特征
　　(1)礼仪文书的写作目的具有实用性
　　礼仪文书较多地用于日常交际、应酬，既可以处理私务，也可以涉及公务。礼仪文书主要以实用为目的，如书信、请柬、名片、启事、电报稿等，有直接的应用性。写请柬就必须突出“请”的目的；写启事就应突出“启”的目的，把所启之事说明，让大家知道此事该不该自己办以及怎样去办。所以，礼仪文书的写作者必须注意：只要有用可以写，而且只有有用才能够写。在写作时应注重每一种礼仪文书的不同用处，即使同一类别，也应明确其中的细微差别，比如写书信，在称谓、敬语上应根据不同的目的与要求而有的放矢，切忌张冠李戴。
　　(2)礼仪文书的写作内容具有针对性
　　由于目的实用，必然要求内容为其服务。礼仪文书写作时要有明确的对象，要注意对象的性别、年龄、职业、身份、学识、爱好、习惯、辈分等，如对书信、柬帖、题词等，一定要弄清所写给的对象的详细情形，甚至于情感、打算及喜好。只有有针对性地进行写作，才能使内容名副其实，写得恰到好处，贴切、确切、亲切、关切，并适当运用语气，像题词还要注重音韵节律，从而使整体内容达到谐调一致，烘衬文内主旨与直接目的。
　　(3)礼仪文书的体式约定俗成
　　一般说来，礼仪文书虽不如公文那样有严格的体式规定，但在漫长的写作实践中逐渐形成了一套基本的定式、体式与款式，各种礼仪文种都有自身的规范化体式。由于这些规范，我们在写作时已把它当成基本的定式。如书信先要有问候，后要有祝愿语；名片一般先写服务机关及头衔，再写上姓名(中间)，然后写自己的地址、电话号码、邮政编码等。每一种基本体式，都是社会约定俗成的，一般就应以社会的变动与否为转移，在写作时既不能太随便，也不应墨守成规；既要熟识各种规范陈式，又要跟上时代步伐，适当地推陈出新。
　　(4)礼仪文书的书写形式具有文化色彩
　　礼仪文书既讲究礼仪内容，同时也要能体现出它的文化内涵。书写时不仅在文辞上，而且在书法款式、用笔用墨、书写印刷材料上要很有文化意蕴。措辞要符合对象、场景、时令及情谊深浅等；书写款式要大方、自然、得体；用纸用料、笔墨颜色也很有讲究，既美观又符合实效用，并能从中体现出有关交际中的礼节、礼貌要求。像写信函，以黑色笔墨为宜，不要用其他颜色，否则会不严肃，若以红色写信，就意味是绝交信。在制作时，一般都比较讲究质地与硬度，还配以一定的装饰，以反映礼仪文书内在的文化涵养。
　　2．礼仪文书写作的基本要求
　　(1)表达方式灵活多样，不拘一格
　　礼仪文书没有其他如公文、专用文书那样在语言表达方式上正规，大多只注意在称呼、语气、祝颂语方面的礼貌、礼节就可，具体写作中可用多种手法来表达，真是心之所思、兴之所至，均可自由发挥，叙事、明理、抒情、描写、评赞、议论任其使用，只要能准确、真诚地表达自己的感情即可。
　　(2)使用语体自由多样，心到笔随
　　礼仪文书的语体不受公文语体的束缚，白话、文言、文白相间均恰当。礼仪文书是一种最能体现和反映作者个性与才情的文书。
　　(3)运用语言简洁精炼，顺畅得体
　　礼仪文书的用语比公文要高，讲究语言的技巧。用词要简洁明了，言简意赅，用语应精炼、准确，词意应通顺流畅、明快得体。不论是称谓、敬语还是文内用语，都必须能以礼相待，文雅得当，彬彬有礼，不能放任、太随便。要适合所述对象、所表之情、所达之意，起到相互沟通、相互交流、相互理解与体谅的作用。
　　(4)反映情感真挚恳切，情溢文中
　　礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。“无情不是好文章”。动之以情才能使交往变得真诚、因此，礼仪文书的字里行间就处处洋溢着作者的真挚情感。常常一篇好的礼仪函电或致词，欢快时喜形于色，悲恸时催人泪下，庄重时令人肃然。情溢文中是礼仪文书的根本要求。
　　1．礼仪文书的种类
　　礼仪文书作为一种实用性文书，可以从多角色进行分类，有不同种类。
　　(1)礼仪文书的文体种类
　　根据文体写作的基本要求看，礼仪文书大致分为：礼仪函电类(包括一般函电和专用函电)、柬帖类(包括聘书)、名片与贺卡类、题词与类型、讣告与悼词类及碑文、对联、诗词类等多种多类。
　　(2)礼仪文书的适用种类
　　礼仪活动是广泛的社会交往活动，礼仪文书据此可分为：日常交际应酬类(如问候、拜访、请遏、邀约、宴请、馈赠、请托、论事、介绍、推荐、建议、辞行、申谢、道歉、声明等等)、庆典礼仪类(节日、事务)、人生礼仪类
　　(如生辰、寿诞、婚嫁、情恋、丧葬、祭奠)等几种类别。

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