如果要做外贸出口交易,整个流程是怎样的?

作者&投稿:兆钧 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
~ 1. 客户询盘:在客户下单前,通常会有订单咨询发送至业务部门,以了解产品详情。
2. 报价:业务部门迅速回复客户查询,确认产品名称、型号、生产商、数量、交货期限、付款方式、包装规格及柜型等信息,并向客户发送正式报价的proforma Invoice。
3. 获得订单:经过谈判,收到客户的正式订单purchase Order。
4. 下达生产订单:在确认客户订单后,向工厂下达生产指令,安排生产计划。
5. 业务审批:业务部门制作出业务审核表,填写合同审核大指表的项目,包括出口合同、发票等所需的详细信息。合同审批由业务员签字,部门经理审批,然后提交给管理部人员进行审核,金额大或涉及预付款和佣金等条款的合同需总经理审批。合同审批通过后,制成销售订单,由部门进程员跟进。
6. 下达生产通知:在确定交货期后,满足一定条件(如L/C付款客户),可下达生产通知,通知工厂按时生产。
6.1 对于L/C付款的客户,通常在交货期前1个月确认L/C已收到,并审查信用证,确保交货期得以保障,无误,并如有问题及时通知客户进行改证。
6.2 对于T/T付款的客户,需要确认定金是否到账。
6.3 对于放账客户或通过银行D/A等方式收汇的客户,需经理确认。
7. 验货:在交货期前一周,通知公司验货员进行验货。
7.1 如果客户或其指定验货人员要来验货,应在交货期一周前约定查货时间,并将查货日期通知计划部。
7.2 如果客户指定第三方验货公司或公正行验货,应在交货期两周前联系验货公司,预约验货时间,并确保在交货期前安排好时间,然后将验货时间通知工厂。
8. 制备基本文件及工厂提供的装箱资料,制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9. 商检:对于国家法定商检产品,在下达生产订单时说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检所需资料。告知工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓:
10.1 对于FOB CHINA条款的合同,通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,了解即将安排的出口口岸、船期等情况,确保工厂交货能早于开船期至少一周,且船期能满足客户要求的交货期。在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2 如果由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司,并通知业务员。如客户不同意,选择客户认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3 如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,了解截关时间,入仓报关要求等内容。
10.4 向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容,避免差错。
11. 安排拖柜:货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。选择安全、价格合理的公司签订长期合作协议,确保安全及准时。提供以下资料给拖车公司:定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书、装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.1 传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.2 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记录装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记得上封条。
12. 委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。
13. 获得运输文件:
13.1 最迟在开船后两天内,将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按L/C或客户的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的,要先传真提单样板给客户,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14. 准备其他文件:
14.1 商业发票:对于L/C要求提供的文件,商业发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,大小写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2 FORMA原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需要注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3 一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求较低。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4 装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5 装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。
15. 交单:
15.1 采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2 采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3 如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16. 业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17. 文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18. 单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线、等信息,为业务员报价提供帮助。


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