浅谈如何做好档案提供利用工作

浅谈如何做好新形势下档案利用工作~

戚昊轶
（天津市地质矿产勘查开发局　天津　300191）
摘要　档案工作是各项事业发展的一个重要基础，档案利用工作又是档案工作的最终目的。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高，传统的档案利用工作已不能适应社会的需要。作者就几年的实际工作，从转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质3个方面谈了谈如何做好档案利用工作，使其充分发挥自身的生命力，实现其自身的价值，为经济发展作出更大的贡献。
关键词　新形势　档案利用　工作
档案是一个单位各项活动历史的真实记录，它汇集着重要信息资料。档案利用工作是档案工作的生命线，是档案工作联系社会的一个窗口。利用工作做得如何是衡量档案业务开展的程度、工作好坏的主要标志。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高。传统的档案利用工作已不能适应社会的需要，这就需要我们转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质，充分开发利用档案信息资源，为社会主义经济建设和领导决策服务。
1 转变档案服务意识
作为一名档案工作者必须转变档案服务意识，更新观念，要从过去沿袭下来的旧观念、旧模式中解脱出来，破除无所作为的思想，不断提高对档案信息资料开发利用的认识。档案工作者要转变以管为主的理念，树立现代管理理念，即不断树立档案利用意识、创新意识和主动意识。
1.1 利用意识
档案的利用是档案工作的最终目的，并且支配档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、编目等各项工作都是为档案利用服务的。因此，档案工作人员首先要提高对档案利用工作的认识，打破档案利用工作旧的封闭的思想观念，紧紧围绕经济建设中心，从促进社会全面进步出发，克服档案利用工作上的不足。要紧跟时代步伐，牢固树立档案利用意识，真正把档案利用提高到一个新高度。
1.2 创新意识
“创新是事业发达的不竭动力”，要解放思想，实事求是，从实际出发的原则，以科学的理论为指导。对档案利用工作要具有创造性、预见性，就不能囿于传统的思维方式和工作方法，要结合未来知识经济的特点，结合档案工作实际，把档案工作引入市场，让它成为社会的一种共同资源，社会所拥有，在市场经济中流通，交换，释放其自身的价值。把档案工作者带进市场，带进流通领域，经受市场经济的冲刷，激发对档案工作的创新意识。另外，要为档案工作者营造创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，拓宽工作思路，培养自身的创新思维能力。
1.3 主动意识
过去的档案利用工作中，档案工作人员多年养成的“重保管、轻开发、重历史、轻现实”的思想，使得档案的开发利用出现坐等服务现象。大量的档案很少被利用，一些有价值的档案散失在外，档案员空守着一座知识或历史的矿山却一筹莫展。造成这种局面的主要原因有以下几点：一是现行体制局限性，档案人员开发利用档案的积极性没有调动起来，开发利用档案信息意识淡薄。二是开发利用档案的6种基本常用的方式还处于原始的手工劳动之中，有的甚至因为客观或主观原因而出现服务缺口。三是受行政领导档案意识薄弱的影响，重视程度不够，档案管理的硬件设施跟不上，使档案信息开发利用工作相对落后。档案的开发利用是一项系统工程，在档案归档之前，做好督查指导，进行超前控制，保证档案收集齐全完整。在档案信息的开发利用方面，档案部门和档案人员应对以往档案利用情况和各部门工作实际调查研究，了解中心工作，掌握现实社会对档案信息的利用需求，及时将信息源源不断地输送到利用者手中，使档案服务工作由被动型变为主动型。
2 创新利用方法
现代科学技术的发展为档案利用工作实现自动化和现代化提供了条件。随着档案信息资源的急剧增长，社会对档案利用愈来愈频繁，迫切要求能够及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效地浓缩和有效地存档，以便于更快捷、更广泛地提供利用。传统的档案利用方式与方法已越来越难以适应现代社会利用的需要。因此，必须利用计算机和网络等先进技术，创新利用方法，更新检索手段，不断推进工作的自动化和现代化。
首先要利用现代技术加强档案信息数据建设。目前档案信息自动化从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步关键在于数据库建设。其次要更新检索手段，建立目录中心。目前大多档案室的检索工具种类比较单一，功能不全、检索速度慢、功率较低，加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为十分紧迫的任务。随着网络技术的发展，可以建立一个科学的、系统的、结构合理的相互配套的档案信息检索网络，可将利用档案信息开发成全文数据库，放在网络上供职工查阅、下载。目前我局已将2002年至今文书档案进行了电子文档的扫描，扫描完成后，进行编目整理，形成PDF格式的电子文件，并上传电子档案数据库中。这样既节省了时间、人力，还对利用者的查找和案卷的保护起到了一定的作用。
3 提高档案工作者的素质
“打铁还需自身硬”，档案利用工作的好坏，直接取决于档案工作者的素质，因此要全面提高档案工作者的素质做到“三个提高”。
3.1 提升职业道德
一是要遵守档案工作纪律，认真执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密。二是要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的宗旨，三是要甘于默默无闻、埋头苦干，摒弃名利观念。
3.2 提高专业素质
档案工作是一项专业性很强的工作，因此档案管理人员必须拥有扎实的档案专业知识，熟悉单位的性质、成立时间、组织史和基本情况，才能解答利用者的各种问题，准确、快速地查找到利用者所需要的档案。要不断补充自身缺乏的而又急需的知识，如在收集现行文件时，要学习相关知识，了解市场特点、单位情况、部门要求；在整理现行文件中，要具备较宽泛的学科知识，具备对信息资料进行再次开发利用的能力；在服务他人时，要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力，运用现代化手段快捷便利地提供服务。要不断培养提高自己的实际操作能力，依靠平时不间断的理论学习和工作实践中的摸索，在理论和实践不断结合的工作中，使专业知识水平再上新台阶。
3.3 提高综合素质
档案工作涉及的知识范围广、专业多，这就要求档案管理人员学习掌握相关科学知识。为了成为职业上的“常胜将军”需要的是不断更新知识，不断充电。唯有不断地学习、超越，才能掌握进步观念，掌握各方面技能从而推动档案事业的发展。
4 结束语
通过提高档案管理人员政治、专业、综合素质，创新利用方法，转变以管为主的理念，树立现代管理理念，树立档案利用意识、创新意识和主动意识，做好新形势下的档案利用工作。
参考文献
姜元茂.档案人员岗位培训教程.北京：中国档案出版社，2002

如何做好档案管理开发与利用
现代企业信息化建设是个全方位的工程，作为其中的重要环节，企业档案信息开发利用也是非常复杂和繁琐的。从当前实际情况出发，笔者认为，需要从以下几个方面着手开展企业档案信息管理开发利用工作。
3.1 转变思想，提高对企业档案信息管理工作的重视
企业开展档案信息管理和开发，根本目的在于利用档案信息为企业经营发展、实现经营目标提供服务。也就是说，档案信息的利用是企业档案信息管理工作的核心所在。企业管理人员要充分认识到企业档案信息管理开发利用工作的重要意义，明确档案管理工作的目的和原则，规范企业信息管理流程，养成经营决策前需求企业档案信息支持的良好习惯。
3.2 提高企业架构中档案部门的地位
由于企业缺乏对档案管理工作重要性的认知，负责档案管理工作的责任部门也得不到应有的重视，处于边缘化的位置，由此导致在资源配置、工作人员的精神状态、工作效率和质量等方面，档案管理部门都落后于其他部门，这进一步限制了档案信息开发利用事业的发展。档案开发利用工作没有发挥应有作用，受到外界轻视，从而陷入负面循环。为了避免这个问题，企业管理者必须要突出档案管理部门在企业架构中的重要地位，赋予其应有的职能、权限，给予必要的资源支持，让企业档案管理和企业发展相同步，协调发展，互相促进。
3.3 健全企业档案信息管理工作
企业档案信息管理要为企业生产经营服务。纳入企业档案信息管理范畴的信息，必须保证是真实、可靠的，并在条件允许范围内，尽量提高信息的精度。由于企业信息量十分庞大，责任部门必须对企业档案进行规范化管理，根据规范标准进行分类归档。特别是要注意使用现代化信息技术手段，提高企业档案信息管理、储存和使用的效率。同时，企业要构建企业档案管理安全体系，确保档案原件存放安全。只有在企业需要时提供充分的支持，档案信息管理工作的意义才能得以体现。

摘　要：本文从提高认识，加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提入手，随后总结论述了固本强基，加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键，最后就加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径做了深入的探索研究。
关键词：做好; 档案; 提高; 利用
　　搞好档案提供利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。现结合多年从事档案管理工作的实际，就如何搞好档案提供利用工作谈几点看法。 　　一、提高认识，加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提 　　（一）强化社会档案意识。档案工作涉及社会的各个方面，联系千家万户。因此，就需要我们通过多种形式，宣传档案工作的重要性，宣传以《档案法》为主的档案法律法规，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和使用档案的良好习惯。 　　（二）提高档案管理人员的认识。档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。 　　（三）转变利用者对档案利用工作的看法。由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。 　　二、固本强基，加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键 　　（一）加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。 　　（二）加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新编排。由于许多接收的档案或多或少地存在案卷号混乱、与卷号不相符，或者页码不齐全、装订不齐全、卷内文件目录未编写等问题，因此，在接收时应严格审查，加大编排力度，及时解决存在的各种问题。 　　（三）完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制了文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，又进一步提高了档案利用的工作效率。 　　三、加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径 　　（一）加强对档案人员的学习培训。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体档案人员提出了新的更高的要求。只有充分利用各种形式，抓好档案干部职工的政治、业务和科学技术的学习培训，不断提高“两个素质”和管理水平，才能充分发挥档案的作用，提供及时、准确、周到的服务。 　　（二）建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其它组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理现代化”。为了更好地落实《档案法》，搞好档案的提供利用工作，各级都建立了一套行之有效的制度。诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等，这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保档案利用工作建立在坚实的基础之上。 　　（三）逐步实现档案管理现代化。目前，机关办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。档案管理向现代化的转变，将是一场历史性的变革，我们只有从现在起就抓紧工作，创造条件，才能尽快完成这个转变，实现这个变革。

做好档案利用工作
档案利用是以利用者为服务对象，以提供档案馆（室）档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。
1）要熟悉馆藏，了解需求。开展档案利用工作就要求档案工作者既熟悉档案馆（室）内保存的档案，又必须了解外界对档案的利用需要。熟悉馆藏就是要熟悉档案内容、成分及存放位置，深入了解档案的形成、整理状况及利用价值，特别是对重要档案要了如指掌。了解需求，就是要做好档案提供利用的预测工作，即对一定时期内可能会大量利用的档案的单位、利用档案的内容的预测工作。
2）要研究利用工作的特点和规律，了解利用效果。认真填写借阅档案登记，做好提供利用情况登记，准确登记查档人信息，调卷数量、利用档案内容、利用效果以及利用的目的和对利用工作的意见。
3）要正确处理好利用和保密的关系。保存档案的目的是为了利用，但涉及党和国家重大机密的在利用中必须严格控制利用范围，在利用过程中认真审查档案内容及密级。确保不泄密。
第一，要澄清“利用危险，保密保险”以及档案“无密可保”的错误思想。
第二，要认真严格审核档案内容，根据时间地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少批准手续，方便利用者利用。涉密文件和党委（组）、局长办公会议记录，必须办理审批手续。
第三，加强档案信息安全管理，对政府公开信息和开放档案的审核必须严格，凡涉密和内容敏感的都不要公开或开放，更不要上互联网。做到涉密的不上网，上网的不涉密。
4）要利用档案与保护档案的关系。档案是国家的宝贵史料，为了维护档案的完整与安全，并尽可能地延长档案寿命，在利用过程中保护好档案原件（举例：再利用档案过程中丢失、借出不还的、文件破损的）。
5）要严格执行档案借阅制度。履行涉密文件、档案借阅的审批手续。做好档案利用登记，重要档案借阅时，做好档案的监督工作。及时检查催缴借出档案。档案归还时必须对档案进行检查，看一下档案的状况，有无涂抹、损毁等
——做到按规定办理利用手续，查阅档案时，在阅档室阅览，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、剪裁或拆散档案。你所提供档案不经领导同意，不能随意拍照。
——凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制的，须经档案人员审核同意，秘密以上档案需作必要摘录的，须经局领导批准，用完后及时交档案人员处理。
——档案人员应做好档案利用反馈工作。在向利用者提供利用的同时，做好《档案查借阅登记》，并附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，利用者填写，及时交档案室查存。

如何做好档案利用工作
1 档案利用与档案服务的概念
所谓档案利用, 我们既可以把它理解为对档案的利用, 即档案利用者有目的地利用档案; 也可把它理解为对档案利用所做的工作, 即档案部门、档案工作者围绕利用档案开展的各种活动。因此 , 档案利用的完整概念应该是: 档案利用者为着一定的目的实际使用档案, 以及档案部门、档案工作者为着利用者有效地使用档案进行的全部工作活动。
所谓档案服务, 则是专指档案部门、档案工作者以加快档案信息的传播, 提高档案的利用率, 便于利用者获取档案信息为出发点和根本目的所进行的各项工作活动。由此可见, 档案利用与档案服务是互有联系而又不尽相同的两个概念。
2 档案利用与档案服务的区别
档案利用与档案服务的区别, 首先在于它们所针对的主体对象不同。档案利用从利用档案的角度看, 主要是针对利用者而言的;而档案服务则是专门针对档案部门和档案工作者而言的。其次, 它们所包含的内容不同。档案利用的内容包括: 档案因何能被利用(档案的潜在价值) , 怎样才能被利用(档案价值实现的条件) , 以及档案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反馈评估、利用理论的形成和发展等; 档案服务的内容则包括: 服务思想的确立、服务的对象、服务的方式方法以及服务质量标准的研究等。再次,它们在档案工作中的地位与作用不同。档案利用既是整个档案工作的目的, 又是实现档案潜在价值的具体活动和评价档案工作优势的标准, 同时也是增强社会档案意识, 提高档案工作社会地位的有效途径; 档案服务既是档案工作中的一个具体环节, 又是贯穿于整个档案工作的指导思想, 它属于一个更高、更深的层次。
3 档案利用与档案服务的联系
档案利用与档案服务既有区别, 又有不可分割的联系。其一,档案利用需要是档案服务产生、发展的前提和动力。有了档案, 就有利用档案的需要, 而有了利用档案的需要, 就必然对档案服务有所要求, 从而促进档案服务的产生与发展。其二, 档案服务质量是决定档案利用效果的基础和条件。毫无疑问, 积极主动、灵活多样的优质服务, 必然促进档案的有效利用, 反之, 则将有碍于档案的有效利用。其三, 档案利用效果又是检验档案服务质量的标准尺度。档案服务质量的高低, 虽然离不开档案部门所做的工作, 但又不能惟以其工作质量作判断。衡量或评价档案服务质量的根本标准应是档案利用效果, 因为档案利用效果是档案工作质量的综合反映。其四, 档案利用和档案服务都是档案工作与外界联系的窗口,是整个档案工作的反馈渠道。社会的利用需求信息, 是决定档案服务方向和方式方法的主要依据。其五, 档案利用者, 既是档案利用的主体, 也是档案服务的具体对象。档案利用工作离不开对利用者的研究, 档案服务在着重强调服务者主观能动性的同时, 也离不开对利用者的研究。

人事档案管理：人事档案的收集、整理、保管和提供利用的活动

一、热心接待。该馆要求档案接待利用窗口工作人员牢固树立为人民服务的思想意识和公仆意识，热心接待每一位档案利用者，详细了解他们利用档案的真实意图，诚心帮助他们解决档案利用中的具体问题，切实做到让每一位档案利用者都满意。
二、耐心询问。在接待每一位档案利用者的过程中，窗口工作人员坚持认真听取档案利用者对档案需求的叙述，耐心了解档案利用者的需要，全面掌握利用档案的具体情况，不厌其烦地为档案利用者提供所需要的档案资料，积极利用档案帮助他们解决具体问题。
三、细心查找。在为档案利用者提供档案信息服务的过程中始终坚持做到细看、细想、细查，根据档案利用者的叙述和馆藏档案资料的具体情况，认真细致地查询馆藏档案目录和相关编研资料，及时、准确地为利用者提供所需要的档案资料，并以点带面，寻找支点，发现亮点，最大限度地满足利用者对档案信息的需求，从而充分有效地发挥馆藏档案在服务大局、服务社会、服务民生、服务群众中的应有作用。

望采纳我的回答。

---

古田县17797901170： 浅谈如何做好档案提供利用工作 - ？
轩沫土霉： 摘 要:本文从提高认识,加强宣传,是做好档案提供利用工作的前提入手,随后总结论述了固本强基,加强档案基础工作,是做好档案提供利用工作的关键,最后就加强学习,健全制度,实现档案管理现代化,是做好档案利用工作的根本途径做...

古田县17797901170： 如何有效的利用档案 - ？
轩沫土霉： 要熟悉所藏档案的情况,主动了解公司各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作; 规范档案利用手续并加以严格遵守,能够认真编制检索目录 并根据需要提供编研材料,目录规范、清晰、有条理,编研材料的参考价值高、利用价值...

古田县17797901170： 论如何提高档案的利用率 - ？
轩沫土霉： 摘要本文阐述了档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的,提高档案的利用率是档案部门的首要任务.主动、超前的服务方式;完善的档案利用反馈制度,利用效果分析;档案利用者的研究及现代化管理手段都是提高档案利用率的有效途径.关键词档案管理提高利用率服务中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)06-261-01档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的,为了做好提供利用工作,档案部门从收集整理、检索编目、安全保管等方面做了大量工作,使档案管理工作更加标准化、规范化、科学化.

古田县17797901170： 论如何提高档案的利用率 - ？
轩沫土霉： 档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的,为了做好提供利用工作,档案部门从收集整理、检索编目、安全保管等方面做了大量工作,使档案管理工作更加标准化、规范化、科学化.如何让更多的人来利用档案,提高档案的利用率是档案部...

古田县17797901170： 如何做好档案信息资源开发利用工作 - ？
轩沫土霉： 可以设立对应的数据库,将所有的信息录入数据库,这样可以提升检索功能和查阅功能.这样的话,档案信息资源开发利用工作就能更好地完成了.

古田县17797901170： 如何提高干部档案信息资源的开发和利用 - ？
轩沫土霉： 1、加强领导,增加投入是搞好干部档案管理工作的重要基础.要改变干部档案管理较为落后的状况,首先应加强对各单位干部档案工作的领导,把做好干部档案工作列入本单位工作的议事日程.其次是加大资金投入.要加大资金投入的力度,...

古田县17797901170： 如何开展档案利用工作情况 - ？
轩沫土霉： 档案作为原始资料有很多借鉴和参考价值.谈起利用档案,要看是什么档案,档案分文书档案、技术档案、人事档案、财物档案、土地局有:土地档案房管局有:房屋档案、法院有:刑事卷宗、公安口有:刑事案件档案等等.这个要看需求利用,如果要说利用.1、首先调取有参考价值信息加以整理或统计分析.以及和当今的数据进行对比,形成文字材料.2、利用当时记录的时间、事件、数据作为现在起草材料的参考.我也说不太好,仅供参考.

古田县17797901170： 档案的怎样保管和利用? ？
轩沫土霉： 一、档案材料损毁的原因 1)内因.是指档案本身制成材料的质量.如纸张、墨汁、油墨等材料的质量如何,将直接影响档案材料的保管. 2)外因.主要有自然环境、保...

古田县17797901170： 高校档案管理工作机构应如何开展档案利用工作,为学生提供档案信息服务? - ？
轩沫土霉： 开展档案利用,首先要提供档案检索功能,电子信息检索和纸质文本目录检索并用.其次,当学生检索到需要的档案后要提供复印或电子稿(涉密档案除外),供学生阅读使用,不能复印,又没有电子稿的,要能借阅.第三,做好档案回收工作,方便下次利用.