如何做好企业档案管理工作
如何做好企业档案管理工作
档案管理是企业管理的一部分,是提高企业工作质量和效益率的必要条件,科学规范的管理档案水平,是衡量企业管理水平的重要标志。下面是我为大家带来的关于如何做好企业档案管理工作的知识,欢迎阅读。
一、档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案管理工作做好了,一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的基础。企业要在竞争中立于不败之地,除做好人才的培养引进、注重发挥人的主观能动性外,还要不断提高管理水平、整合资源、发挥优势,提升企业的软实力。而做好档案管理工作,是提升企业管理水平,服务企业发展的有效手段。只有不断更新档案管理观念,积极探索和尝试新的档案管理手段,全面、真实地反映企业整体发展现状和经营成果,才能更好地为企业发展服务。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式,决定着企业的发展和未来,对于实现企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。
二、目前企业档案管理中存在的问题
一是重视程度不够。一些企业的管理者对档案管理工作没有给予高度重视,认为档案管理工作可有可无,部分档案管理人缺乏高度的责任感,良好的职业道德,办事细心的态度,乐于奉献的精神和系统扎实的档案管理理论知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义,还没有形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,企业的档案意识进一步弱化。
二是管理手段落后。目前,一般档案管理都采用一台微机、一套软件的管理办法,档案管理手段落后,档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因有以下几点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的认识,投入不足;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有发挥应有的作用;三是管理不规范,有的虽有微机和档案管理软件,但档案并没有录入电脑,还主要按手工方式管理利用,档案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不规范。企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,各部门档案想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。有的企业发展较快,档案管理人员调整频繁,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的'没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,间隔时间太长,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。一般企业单位,档案室作为一独立科室,在行政上无法对其他科室、部门进行管理,涉及档案管理、移交时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,各项工作开展起来也较为困难,现在有些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还,有遗失现象。
四是缺乏长期性、连续性的发展规则。企业档案工作在各级领导和有关部门的督促下开展的达标升级工作,在短时间促进了档案管理水平的提升,取得明显效果。但达标过后,就出现后劲不足,没有建立长效机制。再由于部分干部对档案管理的重视程度不够,对档案在企业中的重要作用认识不足,甚至有的认为档案室就是资料存放的地方,在某些人眼中甚至成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
三、以规范化为抓手提升企业档案管理水平
档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节。要不断创新理念,完善制度,在抓好硬件建设的同时,做实做好基础性工作,不断提高档案管理规范化水平。
(一)公文制发是推进档案工作规范化的基础性前提。公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化,因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好,纸张尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式尽量统一,便于立卷装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,落款是否与公文一致,有无日期等。三是字迹要清晰。不论是草拟公文,工程图纸、合同,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化的最大问题。档案工作规范化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主,这不仅是我们在工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱,二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度,提高档案利用的效率。三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化管理奠定坚实基础。
(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证。实践证明,案卷材料收集的是否完整决定和影响着档案的价值,而立卷的方法与案卷装订质量则可能决定和影响着档案工作的规范化、标准化。因此,在推进档案工作规范化的工作进程中,我们必须一方面注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。
(四)创新档案管理模式是档案工作规范化的发展趋势。随着数字化、网络化的发展,档案本身也不断发生变化,依赖电脑识别的电子档案越来越多。传统的管理模式已难以适应社会发展的需求,存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强,硬件设备和技术落后、基础工作差等问题,各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作,造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫,信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战,要在管理手段,管理方式上区别于传统档案管理,突破人工整理档案的局限,逐步实现档案管理现代化。
如何做好企业档案管理工作
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
一、积累档案,做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理;按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位,通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理,确保真实准确、齐全完整、系统规范;并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理,实行部门整理(立卷),并建立全宗卷。文件材料应按时归档,重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务(非会计专业)、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档,第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理,按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系,科学组卷,通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,确保档案的安全完整,定期开展档案数据管理和馆库设施巡查,确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转;档案库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染(“八防”)等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备,并对运转情况进行定期检查、记录,及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密,确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲,可以说,管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响:思想上,企业的管理者应高度重视档案管理,认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容,规范的档案管理能提高企业的经济效益;行动上,应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持,为档案管理人员的工作创造有利的条件;
同时,企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程,制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程,并成立相应的档案管理工作小组,合理分配职责,从而规范其档案安全管理工作。
如何进行档案管理?
企业档案如何管理,可以通过以下几点来结合实际档案管理中,所出现的问题进行调整 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全...
企业档案管理包含哪些内容 ?
企业档案管理包含哪些内容如下:1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。3、...
如何做好档案管理工作
导语:只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作,就一定能促进档案管理规范化、科学化发展,从而为档案工作提供更多更好的信息资源。因为,档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中,我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来,不断提高档案管理质量,提高其利用率。 如何做好档案管理工作 一、拓宽...
怎么提升企业档案管理工作
怎么提升企业档案管理工作 1、配备专职人员和齐全的管理设施 档案管理工作是细致又繁琐的工作,必须配备合适的专职管理人员,要求工作细致,做好保密工作,有较强的工作责任心。同时配备档案室、多功能档案橱柜、计算机,档案管理工作必要的办公用品及电子设备。从而使档案管理工作方便轻松、高效、便捷...
如何做好档案管理工作?
3、部门资料提报 有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料,这类资料每个月都要,甚至是每个星期,有时候我们可能会忙的忘记时间,为了防止工作没做好,我们还可以按照处理资料的时间进行排序,这样就会记得什么资料紧急处理,什么资料可以暂且搁置 4、电脑资料的存档 现在不似以前,办公基本人手一...
档案管理的有效措施
导语:档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和,档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。档案管理的有效措施 一、领导重视是做好档案工作的前提 (一)爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员...
公司档案如何管理
5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责,并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料,并按要求做好文件材料的移交工作,对文件材料的归档质量负责。5.3.5 档案部门的档案人员,负责档案...
企业文件档案如何管理
2.档案存放位置索引 档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例:一是指明档案存放位置的索引;另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。(三)档案管理的应急处置 档案管理的应急处置,是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能...
中小型企业如何做好档案管理工作?
在实际的档案管理工作当中,企业应当将档案管理工作与企业的一些重大活动合理地联系在一起,宣传工作的效用也会更加直接。相关的档案部门也应当积极地参与进来,实时采取各种各样的档案管理方式,比如会议形式,抓住时机,切实做好基础的档案管理工作,并与企业日常管理工作进行有效结合,如各种周期性的会议和...
浅谈如何做好档案管理工作
1、增强责任感,提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,细心办事的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,不断开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案...
仲孙爸卫起: 公司档案管理:公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.档案管理规定第一章 总则 第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定. 第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的...
贵定县19660892208: 如何搞好单位档案管理 - ?
仲孙爸卫起: 传统档案管理以纸质管理为主,纸质文档保存、借阅、管理不方便,容易损坏泄密.信息化时代急需提供电子档案的管理,企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产,但是缺乏有效的管理方法.针对目前档案管理的现状与问题,易度档案管理,提出的是包括电子档案的规划、入库、查找、借阅、发布、监管的完整信息化方案.通过电子档案库集中统一管理档案,并且提供搜索、标签组、流程控制等多功能来简化档案的使用.同时,亦提供各种的统计报表功能,方便监控和管理
贵定县19660892208: 怎么样做好公司的档案管理 - ?
仲孙爸卫起: 公司档案分业务档案,财会档案,人事档案等,这些都要分门别类的进行存放,然后做好目录用计算机进行管理,在设置这些管理上,档案的归类管理一定要细,细化到几档案室,几排柜,第几格,在档案档的格档上要标名明细,通过细化的管理,在找、存、管中能给你带来很大的便利!
贵定县19660892208: 怎样完善企业档案管理科学化 - ?
仲孙爸卫起: 1 提高档案管理人员素质档案管理人员的专业素质在很大程度上决定着企业档案管理水平.在科学管理的要求下,档案管理人员不仅应具备从档案的立卷、整理、编撰、鉴定,到档案着录、标引,档案的保管等基本操作技能,而且必须精通计...
贵定县19660892208: 怎样做好档案管理工作 - ?
仲孙爸卫起: 您好,我是专门从事档案管理工作的,但没管过公司档案,不知有没有用.1.档案的归档原则一般是文书处理部门立卷归档.意思就是这些文件资料的产生部门自己立卷整理,然后统一交到档案部门集中统一管理.这样的好处是专业的部门整...
贵定县19660892208: 企业的档案管理怎么做?从来没有做过这行,很复杂吗?求大侠帮助! - ?
仲孙爸卫起: 转载以下资料供参考公司档案管理制度 一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度. 二、 归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定...
贵定县19660892208: 如何做好企业的文书档案管理工作 - ?
仲孙爸卫起: 档案管理工作主要是制定符合企业实际情况的档案管理制度,做好具体的档案分类(档案分类不一定越细越好,应该化繁为简),并采用信息化系统,按照档案管理相关规范,将档案管理工作落到实处.同样,文书档案也是其中的一种.很多企...
贵定县19660892208: 怎样把公司档案管理做好. - ?
仲孙爸卫起: 制订公司档案管理办法,明确档案管理的职责、归档、档案的分类、保密、利用、鉴定与销毁、统计、奖惩等要求.
贵定县19660892208: 如何做好档案管理? - ?
仲孙爸卫起: 档案管理规定 一、档案管理 (一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档,确保完整无缺. (二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作. (三...
贵定县19660892208: 怎么做公司的档案管理??
仲孙爸卫起: 1 先做档案分类,可以根据业务与管理性质分类,例如财务类、人事类等. 2 建立档案管理的制度,说明各部门档案如何归档,如何借用等相关内容就可以了.