打电话有哪些技巧和礼仪
当今,电话已成为人们彼此联系和互通信息的重要工具,成为社交的重要渠道,所以我们一定要掌握打电话的技巧,注意打电话的礼貌。
我们中国人打电话语气不够婉转,常常是单刀直入,电话铃一响,拿起电话不是报自己的电话号码或单位、姓名,而是问对方;“找谁呀?”如果对方找的不是本单位的人,可能串线了,就问对方:“你要哪儿啊?”对方回答后,一听错了,二话不说,“叭”地把电话挂了。如果通过电话向对方讲述一件事后,中国人习惯最后问对方:“你听明白了吗?”
有礼貌地打电话应当是,态度友善,语调温和,以自然的音量讲话,不要大喊大叫,也不要粗声粗气地讲话,因为打电话是看不到人的表情的,对方只有从你的语调上判断你的态度,不要给人以无礼的印象,甚至不自觉地得罪了人。
通话双方都要注意讲话缓慢些,清楚些。凡讲到人名、地名、数字,或关键的词句,最好重复一遍。当对方讲话时,应静静地认真地听,不要随便打断。为了表示自己在用心听对方讲话,或表示理解和同意,可以不时地发出回音“嗯”、“对”、“是”等。
打电话要选择好时间,早上8点以前,晚上10点以后,午休时间及用餐时间不要给别人打电话,以免影响对方的休息和用餐。有要事、急事,必须在这些时间内打电话的,通话开始首先向对方道歉,而且通话越短越好。
电话铃响了,拿起电话一声“喂”之后,接着报自己的姓名或电话号码,这样好让拨电话的人知道他的电话是不是打对了。当你在电话中向对方讲述了一件事后,不要直通通地问对方:“你听明白了吗?”应婉转地说:“不知我是否表述清楚了。”
给人往家中打电话时,要让电话铃多响一些时间,至少响过六次还没有人接时,再挂电话,否则对方听到电话铃响,急忙放下手中的活,跑到电话跟前了,电话也挂了,那该让人多么扫兴啊!
在办公室电话铃响时,应赶快接电话,接电话时应主动报自己的单位和姓名。如果你是经理的秘书,那么除了报你自己的名字外,还应报出经理的名字,如;“这是李经理办公室,我是王萍。”如果对方是找你的,马上就可以交谈起来了。如果是找你的经理的,这有两种情况,第一种情况,经理不在或你不想让不必要的电话打扰他,那么你可提出可否替来电话者转告,那么你可说:“他现在不在,我可以转告吗?”或“他正在开会,我可以帮您转告吗?”如果是第二种情况,你的经理在,你要叫他接电话,但你作为秘书,必须告诉他,谁给他来电话。如果按我们中国人的习惯就会直接问;“您是谁?”西方人一般问·的都很婉转,他们会这样提问:“我可以告诉他您是谁吗?”这样打电话的人就可告诉你他的姓名了。
如果是自己打电话找人,电话接通以后,就告诉对方你的单位和姓名,然后才可以说:“我要找XX先生讲话。”
如果你要打电话找人,礼貌的做法,应自己亲自拨电话,而不要秘书代劳。若不得已请秘书代拨电话,自己也应等待电话接通后,马上通话,否则叫对方等得太久,使人感到你是在摆架子。
在通电话时,不要同别的人谈话或干别的事情。如果不得已,必须暂时中断通话,应当向对方说明:“对不起,我必须处理一件急事,请等一会。”然后要用手捂住话筒,或一些有封锁声音设备的新式电话机,就可以按一下电钮不让对方听到声音,尽快把事情处理完,或接另一个电话。在恢复通话时,应向对方说一声“对不起”或“很抱歉”,再继续谈下去。如果你知道事情短时间内处理不完,你不能让对方拿着电话筒等上十几、二十分钟,就应当向对方说:“很对不起,我有件急事要办,不得不中断同你的谈话,过一会我给你去电话。”
如果通话中,电话突然中断,不管是由哪方造成的,即使电话中断是由接受电话的一方造成的,都应当由拨电话的一方重拨电话。
通话以后,一般规矩应由拨电话的人先挂断电话,而不应当由收话人首先挂断。
一边通电话一边吃东西,包括嚼口香糖,都是不礼貌的。
即使是对方打错了电话,不要像过去我们中国人的习惯那样,对方在电话中说找某人,你一听你们单位没这人,显然是错了,我们往往会问:“你要哪里呀?”语气上有些责怪对方。礼貌的做法,应对人家也表示歉意,而且婉转地指出打错了,可以这样说:“对不起,您的电话可能打错了。”
打电话邀请朋友参加聚会,应怎样说,要有所考虑。要使客人根据自己的意愿进行选择,不要使客人无法转弯,处于尴尬的境地。如果主人一开始就问:“你星期六晚上有事吗?”客人可能顺口说:“没事。”主人接着就说:“那你来我家吃顿便饭,唱卡拉OK,杨小莉、XX、XX也来。”这位客人对唱歌不感兴趣,他尤其不想见杨小莉,可是他已经回答没事了,所以也不好拒绝了。
也可能出现这种情况,他一开始就回答他星期六晚上已有约会,可是当他听到你要邀请他去唱卡拉OK,他非常有兴趣,可是也不好改口了。
因此打电话邀请人时,开始应这样说,“星期六晚上我想邀几个朋友到我家来吃饭,唱卡拉OK,杨小莉、XX、XX都来,你们夫妇有空吗?一起来玩玩吧尸这种问法,就可以使被邀请人根据自己的意愿做出选择。如果他对唱卡拉OK有兴趣,星期六晚上又没约会,他就会答应赴约,或者他虽然无事,但不想见杨小莉,那他可以说:“非常抱歉,我们星期六很忙。”
在答复电话邀请时,如果一时决定不了,不能仅仅说“我以后告诉你”,这样是不礼貌的,你应该紧接着做出解释,“我得问一下周末有没有工作安排”,或者说,“对不起,我得问一下我的妻子是否有安排”。没有一定的理由,只说“我以后告诉你”,听起来好像你还要等待看看还有没有别的邀请,然后择优应邀。
有时候来电话的人讲个没完,你不愿花许多时间和他无休止地谈下去,遇到这种情况,也不要在对方没把话讲完,就把电话挂断,可以有礼貌地说:“我不想占你太多的时间,要同你说再见了。”也可找个理由,比如说:“我有个约会,要晚了。”
再—种情况,有人打电话来,你正好有客人在,伯:接电话后觉得这个电话一、两分钟讲不完,为了尊重来访客人,你应当客气地告诉对方;“我这里有客人,过一会儿我给你回电话好吗?”而不应当在电话上讲个没完,让客人在那儿久等。当然你也要记住,在方便的时候给对方回电话。
1、电话的开头语直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气,这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。
2、电话铃响两遍就接,不要拖时间。拿起呼筒问“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒要向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,时期和对方电话号码等。
3、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。
4、打、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。
5、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。
扩展资料:对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。在办公室里接私人电话时,尽量缩短时间,以免影响其他人工作。
要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。
参考资料:百度百科-电话礼仪
2. 内容精炼,打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱,这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。
3. 预先准备,在拨打电话之前,对自己想要说的事情做到心中有数,尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后,在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。
4. 简洁明了,电话接通后,发话人对受话人的讲话要务实,在简单的问候之后,开宗明义,直奔主题,不要讲空话、废话,不要啰嗦、重复,更不要偏离话题,节外生枝或者没话找话。在通话时,最忌讳发话人东拉西扯、思路不清,或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天,共煲“电话粥”。
5. 表现有礼,拨打电话的人在通话的过程中,始终要注意待人以礼,举止和语言都要得体大度,尊重通话的对象,并照顾到通话环境中其他人的感受。
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