项目问题管理的步骤

~

项目问题管理的步骤

　　使用一套非常合理、非常完善的问题管理程序对一个公司来说是受益非浅的，它不但可以帮助解决重复出现的问题、减小问题带来的不良影响，而且还能够缩短解决问题的时间，提高企业工作效率。那么项目问题管理的步骤具体有哪些呢?

　　步骤一：制定问题管理程序和实施步骤

　　首先要做的是要建立一套有效的问题管理规范，在这种规范框架内推出如何解决具体问题的计划。这个计划应该包括以下几个方面：

　　1、应对问题的程序：当问题被初步发现并证实确实存在后应该做什么工作、如何进行问题数据的获取和存储、如何具体实施解决办法。

　　2、给予支持的IT工作人员从中扮演的角色和他们的职责：他们应该主动去发现问题、记录所有有关的信息、实施解决问题的方案。

　　3、问题解决方案的衡量和评估：应该紧密地跟踪并检查问题解决方案的实施情况，进而检验所制定的问题管理规范的有效性。

　　4、要对需要应对的问题分门别类：既要有严谨性，把每一个问题列为管理范围内，又要有优先权，把重要的问题优先解决，还要不断改进预先制定的计划。

　　5、越过一些程序：在一些特殊的问题和疑惑面前，可以选择先避开这些问题，修复系统功能。

　　步骤二：及时发现并全面认识问题

　　在这个步骤中可以使用必要的工具来发现问题，可以使用必要的设备来收集关于问题的'各方面情况。把所有的有关信息的数据都集中起来，存储在一个对所有参加问题解决的人员都开放的区域。关注那些受到问题影响的用户，尽量帮助他们，把问题带来的负面影响降到最小。

　　步骤三：避开问题

　　一旦问题被发现，采取所有可能的步骤避开它或把它对用户的影响减少到最小范围。在理想状态下，你应该在问题发现以前就事先有所察觉，并采取一些措施，使得它不会对其他系统、应用程序和用户产生不良影响。但要清醒地认识到，回避问题并不是解决问题的一种办法。很多时候，IT工作人员把避开问题看作是一种永远的修复，其实他们是错误的。这样做只是暂时的，不能永远地解决问题，因为有的系统或软件拥有绕开问题的设计，它不是一直都能起作用的，而且一味地回避问题可能还会影响到其他系统。

　　有时候，IT工作人员使用回避问题的方法太过频繁，以至于把它当作了解决问题的办法，这样做不会防止同样的问题重复出现。一般常用的回避问题的方法有：在不查出导致问题原因的情况下重新启动服务器或者网络浏览器;在计算机死机时不去管导致死机情况发生的软件故障，而是盲目地按下[Ctrl]、[Alt]+[Del]。

　　当你暂时地回避某一问题时，必须要记录下所有的问题信息和你的操作过程，从而使下一环节的IT工作人员在采取对策时有所凭据，不至于一无所知。

　　步骤四：分析问题

　　在这一步骤中，要发现问题出现的根本原因，评估、测试并提出可供选择的解决问题方案。 查看记录来寻找是否以前也有类似的问题出现过。有效的问题分析可以大大减少解决问题所用的时间。

　　步骤五：实施解决问题方案

　　大多数情况下，一个提供帮助的专业人员不能在没有别人的支持下彻底地解决问题，问题的解决通常是由人共同来完成的，尤其是当问题特别复杂时或者它同时涉及了多个系统或应用软件时。实行对问题的监测、管理，实施解决方案是非常重要的一步，保证它在计划进程之内得到很好的解决。

　　一旦问题被暂时修复，要把它记录在案一段时间(可以是一个星期的时间)进行观察。这段时间过后，询问那些曾遇到这些问题的用户，同样的问题是否再出现过，是否修复带来了其他意想不到的后果。如果这些情况都没有发生，那么你可以彻底地排除这个问题了。

　　步骤六：报告问题的现状和发展趋势

　　这一步要做的就是收集问题的有关统计数字，发布情况简要报告展望这个问题的发展趋势，并执行必要的预防措施。需要发布的报告包括：

　　1、已经被彻底解决掉的问题的简要情况报告：问题的出现、解决问题所需要的时间和具体解决方法等。

　　2、现存问题的状态报告：现在未解决的问题有哪些、它们是何时被发现的、为何现在尚未解决等。

　　3、问题发展趋势和统计情况报告：问题的总计数字和种类，发生的区域和频率等。

　　4、问题产生原因报告：已经出现的问题为什么会出现，如何防止同样的问题再次出现。

　　5、下阶段的行动计划报告：管理问题的计划。

　　这些报告对IT管理者来说是非常有益的，它们可以为IT系统的健康管理提供参考，还可以作为一个与用户交流的平台提供给IT管理者。

　　步骤七：如果需要重新制定问题管理程序

　　这个步骤为现存问题管理程序的改进和提高提供了一个途径，可以弥补现存程序的不足。这是不断完善工作环节的一部分，也是所有系统管理规范的一部分。

　　以下有几点也是问题管理成功的关键性环节：

　　1、问题无论大小都应该被覆盖

　　有些小问题没有得到及时的解决也可能成为大问题，所以把所有的问题都记录下来同样重视起来很重要。反复出现数据的错误最终可能会导致硬盘停止工作;局域网连接问题可能会演变成整个网络瘫痪;Windows系统经常出现的GPF错误常常会造成存储不灵等。

　　2、及时调整改进工作程序

　　很多人认为调整现有的工作程序没有必要，因此他们反对制定工作程序调整规范。这种情况是非常危险的--可能导致IT管理者失去对很多问题的控制。

　　3、处理问题要严谨，也要设立优先机制

　　所有的问题都应该在考虑范围之内，并给予同样的重视。但是，你也应该对一些特别重要的问题给予特别的关注，并使这些问题得到首先解决的机会。如果某个问题出现以下一种或几种情况，那么它就是重要的问题并应得到特别的重视了：多个用户因此问题而受到影响;重要的商业功能因此问题而受到损害;系统之间转换不顺畅;整个系统几乎处于瘫痪状态等。

　　4、用户应该及时了解问题的状况

　　现在，受到某些问题影响的用户往往不容易了解到这些问题的现状。负责管理问题的IT 工作人员应该以最高的频率向这些用户发布最新动态消息，因为这些用户非常想知道他们应该做什么、这些问题的现状以及计划解决方案。

　　5、对问题趋势的分析和应采取的办法也应该及时告诉用户

　　系统问题管理的目的就是提高每个人发现问题、解决问题的能力。对问题统计数据的分析结果是达到这一目的有重要价值的工具，因为它能够在已有的经验教训基础上帮助发现新问题。

;

在任何项目中，几乎总是会出现意想不到的问题。项目问题管理就是识别和解决问题的过程。

员工或供应商的问题、技术故障、材料短缺——这些都可能对项目产生负面影响。如果问题得不到解决，可能会产生不必要的冲突、延迟，甚至无法产生可交付成果。使用8Manage PM这类项目管理软件提供的问题管理工具和实时数据，可以帮助你和团队记录和分析项目问题。

项目问题与项目风险

项目问题和项目风险并不完全相同。对于项目风险，通常会提前大致了解存在担忧的原因。但项目问题往往难以预测，它可以毫无征兆地出现。例如，无法找到合格的员工是一种可识别的风险。然而，当你的一名员工发生车祸并住院三周——这就成了一个问题。

在项目开始之前识别风险很重要。风险/影响概率图提供了一个有用的框架，帮助你确定风险的优先级。你可以制定一个计划，通过已经考虑并预先安排的解决方案来主动管理这些风险。

然而，当涉及到问题时，你必须在它们发生时处理。因此，问题管理是一个有计划的过程，用于在出现意外问题时处理意外问题——无论该问题是什么。

项目问题日志

问题，又称为难题、差距、矛盾或冲突，需要在发生时记录下来。创建问题日志时，可以用8Manage PM等现代项目管理工具来报告和交流项目中发生的情况。这确保问题确实被提出，然后迅速有效地调查和解决。如果没有一个明确的过程，你可能会忽略问题，或者不认真对待问题。

你可以手工创建问题日志，构建自己的电子表格或数据库，或者购买问题管理软件。8Manage PM等软件提供问题日志功能，帮助你执行以下操作：
-为团队提出问题提供安全可靠的方法。
-跟踪每个问题并将责任分配给特定人员。
-更容易地分析和确定问题的优先级。
-记录问题解决方案，以供将来参考和项目学习。
-监控整个项目的健康状况和状态。

问题管理的成功不一定取决于你使用的跟踪机制，而是取决于你跟踪的信息类型。

项目问题管理框架

用处理这些问题的框架或流程补充你的问题日志。该框架有助于项目团队发现并记录问题后如何处理。问题管理框架可以回答以下问题：

-你将如何分配解决问题的责任？例如，是否有一个人处理所有技术问题？谁来处理供应商问题？

-你如何知道何时将问题上报管理层或指导委员会？你可能希望创建一个潜在业务影响与问题复杂性的矩阵，以帮助你决定哪些问题应提升到更高级别的管理。

-哪些标准将决定问题的优先地位？

-谁将设定目标解决日期？

-团队内部如何沟通问题？你会使用定期会议、日志检查、状态更新电子邮件等吗？

-如果在一个项目中出现多个问题，你将如何识别不同的问题？对它们进行编号很有帮助，这样你可以在进行中的会议上讨论问题时轻松识别问题。

-如果需要变更单，如何处理？

-当决议影响预算或进度时，更新过程是什么，谁负责？

问题管理的关键挑战之一是快速解决问题，然后继续前进，对项目的影响尽可能小。该框架为出现问题时做出决策提供了一个结构。

确保在实施后审查中涵盖所有问题也很重要。这可以为未来项目获取经验教训。对项目的问题了解得越多，你就越能为下一个项目做好准备。其他问题可能是风险模式的一部分，你可以通过早期风险评估主动识别和管理。

---

双峰县13747185046： 一个完整的项目管理流程有哪些? ？
皇诸立可： 从一个项目提出到结束,按照ISO9001:2000的项目管理流程,大致有如下步骤: 1、产品立项报告 按照公司的管理流程,由公司有关人等都有可能提出《产品立项报告》...

双峰县13747185046： 项目管理的一般流程是什么 - ？
皇诸立可： 计划 项目描述项目界定 制定项目目标 分解工作结构 核算资源成本组织组建项目组与项目组审议计划分配职责确定工作顺序确定工作日程风险管理创造机遇 实施开始实施 监督与报告项目 修改项目与控制变化总结 终结项目 绩效评估

双峰县13747185046： 帮帮忙,项目管理的步骤是什么? - ？
皇诸立可： 1、明确项目目的2、编制项目计划表3、选择项目方法以及人员配备4、实施5、根据进度适量调整6、测试与反馈

双峰县13747185046： 项目管理十大问题有哪些?项目经理管什么? - ？
皇诸立可： 项目的管理过程,其实是五个步骤十个问题.五个步骤是:启动、规划、执行监控、收尾.这五个过程不难理解,做之前先启动,然后做计划,再去执行,在执行的过程中,不是所有的计划都能百分之百落地,一定会有偏差,出现偏差之后需...

双峰县13747185046： 项目管理的五大流程是哪些? - ？
皇诸立可： 项目管理的五大流程:项目启动,项目计划,项目执行,项目控制,项目收尾.

双峰县13747185046： 如何管理好项目 - ？
皇诸立可： 项目管理工作内容1、对项目进行前期调查、收集整理相关资料,制定初步的项目可行性研究报告,为决策层提供建议.协同配合制定和申报立项报告材料. 2、对项目进行分析和需求策划. 3、对项目的组成部分或模块进行完整系统设计. 4...

双峰县13747185046： 我想一般公司的项目管理的流程? - ？
皇诸立可： 项目管理的五个流程 1.项目启动:启动项目,包括发起项目,授权启动项目,任命项目经理,组建项目团队,确定项目利益相关者. 2.项目策划:包括制定项目计划,确定项目范围,配置项目人力资源,制定项目风险管理计划,编制项目预算表...

双峰县13747185046： 项目管理的流程是什么? - ？
皇诸立可： 一、有关部门提出项目建议,必要时进行可行性研究;二、申请立项;三、办理规划、用地、环评、消防和人防等行政审批手续;四、初步设计及概算审批;五、征地、拆迁;六、进行施工招标,办理施工许可手续;七、开工建设;八、竣工验收、项目移交及造价结算.需到上级政府部门审批或招标的项目,依照有关规定办理.九、利用日事清的管理功能,使各项工作分工明确,落实责任,提高团队工作效率.

双峰县13747185046： 项目管理流程有哪几步 - ？
皇诸立可： 16步管理模型是美国一位著名项目管理专家刘易斯提出的.从16步管理模型中可以看到项目的战略计划所处的位置. ——概念确立.就是对所要做的事情有一个框架性的设计,有一种思想. ——问题的定义.即对长远目标说明.第二步骤是对...

双峰县13747185046： 如何进行有效的项目管理? - ？
皇诸立可： 有效项目管理的六个主要步骤(1)做可行性分析有些公司经常做可行性分析,但只是重于形式.此外对于项目的取舍大部分在于领导心血来潮的选择.由于没有经过认真、合适的可行性分析,我们往往在付出巨大代价后才意识到原来的项目...