档案文件编号怎么编

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档案文件编号怎么编

　　一般单位或企业的 档案的分类，就是根据产品档案的内容性质和形成特点，把一定范围的产品档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级产品档案库藏系统。今天我分享的是档案文件编号怎么编，希望能帮到大家。

　　首先制定一套档案编码方案，并且留存，方便后续的人查询了解使用。

　　不同公司编码方案有所不同，自行制定就可以了。

　　时间分类编码

　　档案最重要的是体现出档案属性，首先按照时间编码，例如20170224，就是该档案形成的时间，同时间可以在后缀加上a、b、c之类的字符区分。

　　事件编码

　　按照事件属性做成总编码，做为编码的开头，例如企划部档案编码为Q，市场部编码为S，之后按照会议编码为h，活动编码为d，编码合成之后Sd就是市场部活动。

　　档案号编码

　　按照档案的数量和生成次序进行编码，例如0001、0002之类的，预估一下档案总体数量，多做出来一位就可以了。

　　按照时间的特殊属性进行编码，例如文件、视频、图片等

　　备考表就是档案的整体目录。

　　案编码解读Qh-2020-0224-01-a，就是企划部20年2月24日做的会议的文字内容备份，如果觉得太长可以进行缩短，比如2020简写为20。

　　注意事项

　　注意做好编码的方案留存。

　　推荐阅读：

　　什么是文件归档

　　文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　中国整理规则

　　范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1 归档文件

　　DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

　　2.2 归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3 件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　整理原则

　　一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.

　　质量要求

　　4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　整理方法

　　5.1 装订

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2 分类

　　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1 按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2 按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3 排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

　　5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

　　5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5 编目

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1 件号：填写室编件号。

　　5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

　　5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。

　　5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6 装盒

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1 档案盒

　　5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

　　5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2 备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

　　保管期限规定

　　（2006年12月18日）

　　第一条

　　为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

　　第二条

　　本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

　　第三条

　　机关文件材料归档范围是：

　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

　　第四条

　　机关文件材料不归档范围是：

　　（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

　　（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　第五条

　　凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　　第六条

　　机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　第七条

　　永久保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

　　（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

　　（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

　　（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

　　（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

　　（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　第八条

　　定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

　　（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　（四）本机关一般性事务管理文件材料；

　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　　第九条

　　机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

　　第十条

　　机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

　　第十一条

　　机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　第十二条

　　各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

　　有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

　　第十三条

　　在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

　　第十四条

　　本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

　　第十五条

　　本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

　　附件：文书档案保管期限表

　　1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

　　1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

　　1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

　　1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

　　1.4 讨论未通过的文件 （10年）

　　2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

　　2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

　　2.2 讨论未通过的文件（10年）

　　3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）

　　4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

　　4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

　　4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　　5 机关联合召开会议的文件材料

　　5.1 本机关为主办的

　　5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）

　　5.2 本机关为协办的

　　5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的'复制件或副本（30年）

　　5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

　　6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

　　6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计（永久）

　　6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 （30年）

　　6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）

　　7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

　　7.1 重要的 （永久）

　　7.2 一般的（30年）

　　7.3 本地区、本机关工作汇报材 （30年）

　　8 本机关业务文件材料

　　8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

　　8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

　　8.2.1 重要业务问题的（永久）

　　8.2.2 一般业务问题的（30年）

　　8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

　　8.3.1 重要业务问题的（永久）

　　8.3.2 一般业务问题的（30年）

　　8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

　　8.5.1 本机关为主办的

　　8.5.1.1 重要业务问题的（永久）

　　8.5.1.2 一般业务问题的 （30年）

　　8.5.2 本机关为协办的

　　8.5.2.1 重要业务问题的（30年）

　　8.5.2.2 一般业务问题的（10年）

　　8.6 本机关编辑、编写的文件材料

　　8.6.1 大事记、组织沿革等（永久）

　　8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年）

　　8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

　　8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

　　8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

　　8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

　　8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

　　8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 （永久）

　　8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

　　8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

　　8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）

　　8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

　　8.7.5.1 重要的（永久）

　　8.7.5.2 一般的（30年）

　　8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

　　8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）

　　8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料（10年）

　　8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

　　8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 （10年）

　　8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料

　　8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

　　8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 （30年）

　　9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

　　9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 （ 永久）

　　9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 （ 30年）

　　9.3 人事任免文件（永久）

　　9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

　　9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（ 永久）

　　9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 （30年）

　　9.5、对本机关有关人员的处分材料

　　9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 （永久）

　　9.5.2 受到警告处分的（30年）

　　9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 （永久）

　　9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 （永久）

　　9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 （ 永久）

　　9.9 职工名册 （永久）

　　9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

　　9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 （永久）

　　9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 （永久）

　　9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 （永久）

　　9.10.4 情况反映、工作简报 （10年）

　　9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

　　9.11.1 重要的（永久）

　　9.11.2 一般的 （30年）

　　9.12 保卫部门的安全检查、调查记录（10年）

　　9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

　　9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 （永久）

　　9.13.2 其他有处理结果的 （30年）

　　10 本机关事务管理文件材料

　　10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 （永久）

　　10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

　　10.2.1 重要的 （永久）

　　10.2.2 一般的（10年)

　　10.3 接待工作的计划、方案

　　10.3.1 重要的 （30年）

　　10.3.2 一般的 （10年）

　　10.4 机关财务预算 （30年）

　　10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 （30年）

　　10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

　　10.6.1 重要的（永久）

　　10.6.2 一般的 （10年）

　　10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）

　　10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

　　11 上级机关制发的文件材料

　　11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

　　11.1.1 重要的 （永久）

　　11.1.2 一般的 （10年）

　　11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 （10年）

　　11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 （永久）

　　12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 （10年）

　　13 下级机关报送的文件材料

　　13.1 重大问题的专题报告（30年）

　　13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 （10年）

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