改善时间管理的方法有哪些

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改善时间管理的方法有哪些

改善时间管理的方法有哪些，很多人每天忙忙碌碌，但是等到晚上空闲下来的时候，才发现这一天似乎也没做什么事情。以下是我为大家精心准备的改善时间管理的方法有哪些，快来看看吧

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1、 创建一个时间审计

说到时间管理，你需要做的第一步就是找出自己的时间到底都花在了什么地方？就像你可能认为自己只花了30分钟处理文档，但实际上这项任务可能已经占用了一个小时。

记录时间最简单的方法是写日记或下载一个相关应用程序。以此来记录自己在一周内所做的一切。 然后，你在回顾这一周的数据，找出是什么占用了自己的时间。 而有了这些详细的信息，你也就可以进行适当的调整了。

2、 为每项任务设定时间限制

为你的每个任务设定一个时间限制，这样可以防止自己分心或拖延。 例如，如果你想为自己的博客写一篇文章，限制在两个小时内完成。假设你是在早上的8点开始写，那你就会尽量在早上10点之前完成。而在某种程度上，它也变成了一种游戏。

由于你在任务和活动之间设置了缓冲区，如果说，你不能按时完成任务，那你仍然可以在不占用为其他事情预留的时间的情况下继续其他的工作。

3、 使用待办事项清单，但不要放弃任务

所有的目标和项目都是由为了实现目标或完成项目而需要完成的较小部分组成的。 为每个目标和项目列出待办事项清单，列出所有需要完成的可衡量的步骤。除了让你集中注意力之外，这也能激励你，因为你能够看到自己已经取得的成就，以及剩下将要获得的成就。

4、 提前计划

你能做的最糟糕的事情之一就是在没有一天计划的情况下醒来。 你没有专注于需要做的事情，而是漫无目的地闲逛，处理更多琐碎的事情。这就是为什么自己应该总是提前计划的原因。

例如，前一天晚上，在你下班之前，用最后15分钟整理你的办公室，为明天列出你最重要的事情。而早起的第一件事，就是在你早上的日常工作中，写下今天需要处理的3到4件最紧急和最重要的事情，并在你最有效率的时候处理完成这些事情。

5、 把你的早晨花在最重要的事情上

马克 · 吐温曾经说过: “如果你的工作就是吃一只青蛙，那么最好是放在早上那一餐吃， 如果你的工作是吃掉两只青蛙，那么最好先吃掉最大的那只”。意思就是：你应该在早上处理你最大、最具挑战性的任务，也就是你一天中最重要的任务。

这也是一个有效的时间管理技巧。 对于初学者来说，通常会在上午有最多的能量。 所以，当你还没有到精疲力尽的时候，最好去处理这些任务。 而且，你也可以利用这种成就感去度过自己在这一天剩下的那些时间。

6、 学会委派 / 外包

授权和外包可能会变得有点棘手。 对于有些人来说，很难让别人做自己曾经做过的工作。 对另一些人来说，他们也没有时间去训练其他人去完成某些任务。

但是，委派或外包确实会成为真正的节省时间者，因为它可以减少了自己的工作量，这意味着你有更多的时间花在更重要的任务或做更少的工作上。 要么将责任移交给合格的团队成员，要么雇佣有经验的自由职业者。 而且，如果你确实决定进行内部培训，那最初的投资最终将会得到回报

7、 减少半工半读的工作

詹姆斯克莱尔曾写道: “在我们这个经常会分心的时代，我们很容易把注意力分散到应该做什么和社会需要什么来轰炸自己”。

通常，我们在努力完成某项工作的同时，还要平衡消息、电子邮件和待办事项清单的需求。 我们很少能完全投入到手头的工作中。克莱尔把这称之为“半工半读” 。比如：你正在写一份报告，但会随时停下来，无缘无故地检查自己的手机。

克里尔发现，克服半工半读的最好方法就是“花费大量时间专注于一个项目，消除其他所有事情。” 例如，他会选择一种锻炼方式，但在锻炼的时候只会专注于这种方式。 他还会抽出几个小时专注于一个重要的项目，但会把手机留在另一个房间。

8、 改变你的`时间表

改变自己的时间表，例如，不要睡到早上6:30，提前一个小时起床。 就我个人而言，我发现早上5:15是一天中最有效率的时间，因为它给了我锻炼的机会，计划我的一天，浏览自己的文章，甚至在没有被打扰的情况下工作。此外，考虑在周末早点起床，或许还能减少看电视的时间。

9、 在工作和会议之间留出缓冲时间

立即从一个任务或会议跳到下一个看似很繁忙的时间，但它实际上有相反的效果。 我们需要时间通过散步、冥想或者做白日梦来清理思绪和充电。 毕竟，人类大脑一次只能集中注意力大约90分钟。

如果没有休息，就很难保持专注和积极性。 安排缓冲区时间也可以防止下次会议延迟。专家发现在任务和会议之间25分钟是一个理想的缓冲时间量。

10、 组织起来，只做一件事

据数据统计，我们每个人平均每年都有可能会花2、5天的时间去寻找放错地方的物品。 因此，与其浪费这些宝贵的个人时间，不如把它们组织起来。

首先，为所有的东西建立一个家，并确保物品被放回它们应该放在的地方。 当一天结束的时候，打扫你的工作场所，创建一个文档管理系统。大多数人认为过多的任务处理都与乱放东西的习惯有关。

11、 遵循80-20法则

帕雷托法则80-20法则表明，80% 的结果都来自于20% 的努力。 这在销售中很常见，因为80% 的销售额通常都来自20% 的客户。当涉及到你应该如何管理自己的时间时，这个原则也可以应用。 因为80% 的结果也会来自20% 的行动。

建议你从“每天查看自己的日程表或待办事项清单”开始。 为了简单起见，试着完成5个你需要完成的任务。 使用这个原则，你可以消除掉清单上的大多数项目。 一开始可能会觉得不自然，但随着时间的推移，这会让你在最重要的任务上加倍努力。

12、 使用在线日历

长期以来，日历一直是管理时间的基本工具。 然而，在线日历已经将这一点提升到了一个新的水平。 这是因为你可以通过多种设备访问它，还能很容易地安排会议和约会，设置提醒，创建时间块，安排重复发生的事件。

13、 停止追求完美

如果你是一个完美主义者，相信在你的眼里，任何事物都没有什么是足够好的。 这也意味着你会一次又一次地重复同一个任务。 那你的这一天也不会因此变得很有成效。因此，停止追求完美，因为它并不存在，只有尽你所能，继续前进才能越来越好。

14、 直接说“不”

拒绝无意义的活动或任务。如果你已经忙得不可开交，那就拒绝邀请你去共进晚餐或在某个项目上需要你帮助的同事，直到自己有足够的空闲时间。

15、 灌输习惯

《习惯的力量》一书的作者查尔斯 · 杜希格就创造了“关键习惯”这个词 。 简单地说，这些习惯可以改变你的生活，比如锻炼、记录你的饮食、养成日常生活习惯和冥想。这些习惯会取代坏习惯，并且还会吸引其他的好习惯。 因此，你会变得更健康，更专注，更适合管理自己的时间。

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1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。

2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。

4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。

6、遵循生物钟。将优先办的事情放在最佳时间里。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。

8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。

9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。

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一 、记录和分析时间

做好时间管理的第一步就是弄清楚自己时间的花费，明白自己的时间都去到哪了，做好反思和制定改进的计划。

平时，可以利用一些手机APP，记录你每天的时间的花费，这样可以让自己有一个清晰的认识。

很多时候，我们会发现，时间会被我们花费在一些无关紧要的小事上，而重要的事情上却并没有花很多时间。

找到那些浪费你大量时间的点，然后尽量减少这些任务，或者不做。比如，长时间地看电视，玩游戏，刷微信等等。再比如心情郁闷，不想工作，或者工作效率低等一系列状况。

对于喜欢的事情，不用太压抑自己，可以每天做一下，但是必须控制好时间。

二 、确定目标，制定计划

结果导向，规划好长期目标和短期目标，把年度目标分解到每个月，做好每天的行动计划清单。由年拆分到月，再拆分到星期。

以一个星期为一个大的目标单元是比较合适的，因为我们平时可能会有各种各样的意外，某一天确实做不了事情，所以计划不能太死板。

目标要符合SMart原则

1、 目标必须明确而清晰

2、 目标必须可以衡量

3 、目标必须契合实际，可以达成

4 、目标要有确定的时间限制

制定每天的计划和行程，做好每天的行动清单。

怎样让任务不拖延？

有时候，我们可能会因为一些意外的因素，某一天确实做不了事。一个防止目标持续拖延方法是: 前一天没完成的任务减半处理，分别放到第二天和第三天，这样也不至于第二天一下子任量过大而完不成，或者索性产生放弃的心理。

问题不在于你某一天，或者突然激情爆发连续好几天做很多事情，而在于持久稳定地做好每天的事务，哪怕你每一天的改变都很微小，等你过完一个月以后，回过头会发现，你其实是做了很多事情的。

学习的上面，生活的上面，工作的上面，看着这个月完成的这么多事情，你也会感觉自己的幸福感得到了提高，工作效率也提高了。

三 、任务划分，要事第一

把最重要的事件优先处理，放在精力最好的时间去做。

四、象限分类法

根据事情的重要性和紧急性，我们可以把事件分为: 重要紧急，重要不紧急，紧急不重要，不紧急也不重要四个象限。不同象限的事情区别对待。

1 、明确目标

2 、制定计划

3 、划分轻重缓急

四 、量化时间

给自己每个任务适当的时间期限，这个时间是逼自己避免做事拖拉，提高效率，在限定的时间内完成。

这个时间要灵活，不能说很短，完全完不成，需要根据自己以往的经验来，也不能说很长，这样会让自己产生惰性，拖拉心理。

分析哪些因素是可控的，哪些是不可控的，容忍意外的发生，对于不可控的事件留有一定的浮动时间。

工具:

奇妙清单，纸和笔

预计需要花费的时间，并在实际的工作当中，不断检查计划是否切合实际，方便后面作出调整。

五 、写下每天最重要的三件事

列出清单，通过四象限 划分轻重缓急，排好优先顺序，先做最重要的，然后依次做完一件再做下一件。

早上花点时间想清楚，今天重要的事情有哪些？ 紧急的事情可能有哪些？可以延后的工作有哪些？

每天列出最重要的三件事情，做好这三件事情，再去考虑其他的事情。哪怕其他的任务没有完成也不要紧，因为你已经把最重要的事情完成了。

把80%的精力放在最重要的20%的事情上。

六、 锁定目标，专注执行

在一件事情没有做完之间前，或者没有取得一定的成果之前，不要去想别的事情。

一次性把一件事情做完，不然到时候又要重新开始，花费很多的时间在转换不同的事情上面。做完一件事情再做另外一件事情。

番茄工作法

集中精力25分钟，不要让自己受到干扰，每25分钟，休息5分钟，这25分钟就专注做一件事情，其他的事情什么都不要去想，也尽量不要让外部的环境来打断你。

七 、养成早起的习惯

每天早起2个小时，你就比别人多了一个上午的时间。实际上，很多人早上九点上班，到十一点半下班，中间也就两个半小时的时间。

八 、反思总结，改进计划，加快工作流程

低头走路，也要抬头看天，每天，每周都要留给自己反思和总结的时间。

每天晚上反思当天的工作，完成了多少，和原来的计划相差多少，为什么没有完成？如何改进？

对于经常操作的任务做好流程化处理，整理成行动清单，第一步做什么，第二步做什么，这样就不用每次工作都调用大脑思考，减轻负担，每次只要根据核对经验积累的行动清单来快速执行。

九 、充分利用好碎片化时间

碎片化时间可以查找一些资料，整理一下最近的思路。碎片化事件尽量集中在一起做完。

碎片化时间可以安排做一些零碎的事件，来最大化碎片化时间的价值。

碎片四象限

根据碎片-整块时间，碎片-整块任务，我们可以把时间分成四个象限，比如：

1 、碎片的时间做碎片的任务

2 、碎片的时间做整块的任务

把任务拆解，化零为整。

3 、整块的时间做碎片的任务

4 、整块的时间做整块的任务。

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