秘书工作技巧介绍
秘书岗位的工作琐碎复杂,没有点小技巧在身上怎么行呢?下面是我为你整理的秘书工作技巧,希望对你有用!
秘书工作技巧1
一、确认反馈阶段的技巧确认就是接受任务,反馈就是汇报交付。 秘书接受任务后,需要确认。如领导布置任务后,秘书应以最精炼的语言将任务复述确认后再去执行;接到一个会议通知电话,秘书应当向授话人复述一下电话内容;以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后,秘书应主动向对方确认是否收到,是否完整清楚,有无疑问等。
确认时需要注意的细节,如果领导布置的工作内容很简单,秘书可以直接去做;如果领导布置的工作内容较多,秘书就需要复述一遍,复述时要精炼、条理,同时可加入自己的理解,准备采取的 方法 等;如果接到电话,除了记录、复述,还要想到领导可能会问的问题,因此要问清对方的姓名、电话号码。
一项任务完成后秘书要及时向领导汇报,反馈工作的进度和结果。这也是赢得领导信任的基本途径。 如果是以邮件形式布置的任务,那完成后记回复下邮件,答复工作完成的进度。
反馈时需要注意的细节;反馈也有缓急之分,一项工作的完成情况是否必须立即反馈领导,不是凭秘书的感觉,而是看领导对这件事的关注程度和这件事本身的紧争程度。如每月员工报下月网络情况,所有人报完后,秘书有必要将一个汇总情况给经理看, 经理在最后报名期限截止前还可以做适当的调整.这个就需要抓住这个时间点了,晚了你想改也改不了了。
二、实施落实阶段的技巧1、不忘事、不误事、做好事秘书工作无小事。要做到不忘事,可以做这样一些工作;把文件夹分成“已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标签;对重要文件加锁保管并及时处理;
准备一本记事本,每天下班前记录次日要做的事,根据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。如分行房租发票一般要两至三个月开一次,这时间较长,你可能一忙就忘记了,这时你就有必要在你的手机设个提醒,或是在日历上标个记号,到时就不忘事了。
不误事的秘诀是分清事情的轻重缓急,做事讲究次序。秘书要根据轻重缓急决定工作次序,有条有理地进行。受制约的工作置于前,自己支配的工作置于后;如这个统计表格领导需要一个小时内知道结果,那可以把自己整理档案的事情先放一下,这个到月底前基本都可以。重大工作优先考虑集中精力做;日常工作分散做。
整段时间用于处理复杂的需连续进行的工作;零星时间用于处理简单的可间断的工作。例如补备这个事情,需要我们集中精力不能出错的,那么就空出一段时间专心来完成,毕竟财务上的事马虎不得的,而分行卫生整理,邮箱的查阅,办公用品订购,分行饮用水订购这些,你完全可以抽那么一些零散的几分钟就可以分段完成,也不会对整项事情有多大影响。
秘书应养成记录工作时间使用情况的习惯,如星期一早的表格大约要花多少时间,每天盘点法律文书需时多少,办公室整理要花多少时间,当你常握了这些平时的时间后,你就可以适当调整优化,进一步提高工作效率。
不忘事与不误事都为做好事服务的,把每件事情做好才是秘书工作的最终目的。做好事要善于抓大放小,做好重要的事情,要用80%的精力做20%重要的事情,用20%的精力做80%不太重要的事情。对80%不太重要的事情要善于借助外力,如业务员常常问的一些问题,你可直接将问题整理好,打印张贴,再有人问可以让他们自己查看,这样省时省力,而且一目了然;
要善于合理利用时间,性质相同或相近的工作可以集中处理,如我们平时需要登记白联的使用情况,那你可以收集好等你交财务前一天集中登记,黄联回收在CTM登记这事情,也可以如法操作,这样比你每次一有黄单或白联就要长开系统登记更有效率,当然这对开票比较多的分行更明显。
2、秘书接受任务时,首先要分清是否是属于自己职责范围,是否是领导交办的事。秘书应做好该做的事,也要对不该做的事说“不”,要艺术性地学会拒绝。这不仅可以帮助对方掌握办事规律,承担应负的责任,也可以保证全局工作的顺利进行。但秘书还应该明白,不该做的事并不等于“可以不做的事”,在分清职责的前提下,要善于帮助他人、与人合作、互助互通,学会平衡各种人际关系。
准确是不失误,及时是不耽误。秘书不要过于纠结任务的最后期限,因为秘书随时会接受新的任务,领导也随时可能将工作的最后期限提前,使你措手不及。领导一般考虑的不是离最后期限你还有多少时间,而是在此前已经给了你多少时间。所以作为秘书,你应该尽量的提前完成你的工作,使你自己处在随时都能接受新任务的状态,这样的人会是所有领导都欢迎的。
秘书工作技巧2
在秘书(办公室主任)岗位,紧靠领导,追随上司,有其自身行为的特殊性,复杂性,做得好显贵,做得不好极易显酸。就其自身言行、素养、自我目标实现等,不得不查不探。
有人在此岗多年,伺候几任领导,胃让酒泡伤了,脸让夜熬黄了,心力绞瘁却无建树,好听的说你是兢兢业业的老夫子,难听的说你是穷酸秀才一个。熬成了单位的元老却无长进,一身的不是与冤屈只有自己扛。究其成因,素质缺陷,目标不明,仅满足于追随与服务。
本文只对传统意义的秘书岗位,现代意义上老总们使用的文秘另有特殊规则,另当它论。
办公室秘书工作秘籍
1、秘书行为:
不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。结交各路人等,一回不生,二回不熟。广结同道,一见如故,稀罕致至。
2、秘书特点:
辛苦性、索碎性、全面性。别人不想做的你得做,别人不会做的你得会。文稿再好不签你的名,权力虽有不在你的手。
3、秘书能力:
坐下能写;站着能说;出门能办事;回来能谋划。
4、秘书工作:
像吃鱼一样小心谨慎;像钓鱼一样耐心细致;像养鱼一样认真呵护;事前琢磨,事中紧张,事后 反思 。
5、秘书汇报要领:
详细准备,简单汇报,有问能答。
6、秘书禁忌:
不议领导是非;不介入领导矛盾;大事不越权,小事不推诿;守口如瓶。
7、秘书品德:
有操守而无官气,多条理而少大言。知钱重而无心于钱,紧靠官而无意权。
8、秘书心理素质:
小事当大事做,看仔细。大事当小事做,看沉稳。处大事当如小事,处小事当如无事。闻奇不惊喜,遇急不张惶。挨批不气馁,受宠不张扬。有罪学会受,有福也能享。遇强不显弱,遇弱不显强。对上要敬畏,对下要柔肠。何时都不可大厉声色。
9、秘书智慧:
(1)用智慧分辨,哪些可改,哪些不可改。可改变的就努力去做,不可改变的就坦然接受。
(2)看清形势,瞻前顾后,未雨绸缪,免得遇事惊慌。
(3)分清轻重缓急:重的用心做,急的先做快做,轻的缓的让手下替着做。
(4)在岗一日,见好思齐。不贪财色,不恋权贵。
(5)结交各路英才!磨炼能喝不醉!修炼文笔嘴皮!锻造果敢锐利!
(6)形稳不乏朝气,衣忌上司举齐!尚若好文笔,切记留余地。
(7)人生关键,莫听杂言。尚有机会升迁,本岗自是跳板。干工作时需如此定力,遇个人荣辱、升迁也该如此。没机会别生气 有机会别客气 。
(8)长期爱岗,心力绞瘁。此岗不可久恋,秘龄最多三岁!!!
秘书工作技巧3
一、能力是基础
秘书工作是一个施展综合才能的舞台。我们寒窗苦读来的知识,我们的应变能力,我们的决断力,我们的适应力以及我们的协调能力将在这样的一个舞台上得以展示,所以,我认为综合能力的具备是做好秘书工作的基础。
1、作为办公室文秘人员,必须具备“专与广”的知识。
秘书工作没有盲区,只要领导工作有可能涉及的领域, 秘书就不能说“不”。比如,作为一名分管工业经济的政府领导的秘书,首先要具备作为秘书的一些基本素质,如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。
其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关 政策法规 、本地区经济运行状况等方面的知识。不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。因此,秘书必须是多面手,不仅要对其他相关方面的知识有所了解,而且要做到广。只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。
2、具备良好的人际关系和协调能力
秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道,因此必须乐业敬群,以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系,从这个意义上说,秘书应当是一位出色的公关人员。
特别是和领导的相处中,更应该处理好自己和领导的关系。理顺与领导的关系,尊重而不奉承吹捧,主动而不越位脱轨,服从而不盲从附和。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。同时由于秘书往往跟领导走得很近,不仅在许多方面直接参与领导决策,而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以,秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸,对什么该说什么不该说,必须心中有数,不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦。
否则,不仅会泄露一些工作秘密,而且还可能损害领导者的形象,于工作、于己都不利。有人说秘书是领导的一面镜子,不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里,秘书的 言行举止 折映出领导的为人风格。因此,秘书谨言慎行,时刻牢记自己的一言一行不是个人行为,若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利,就会不仅害了自己,误了工作,帮了倒忙,也败坏了领导的名声,甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务,是信任,也是考验。因此,要经得住考验,纯净自己的心灵,端正自己的人生观。
一个秘书要有清醒的政治头脑,在重大原则和大是大非面前不能糊涂,不能人云亦云,更不能见风使舵,左右摇摆,随随便便发表议论。做秘书要打牢基础,端正根本,“本立而道生。”要通过党性锻炼,来加强自身修养,坚定政治信念,牢固树立起正确的世界观,人生观,价值观,在关键时刻能审时度势,看清方向,把握住自己,这是做秘书必备的首要素质。
二、态度是保障
在工作中,不管做任何事,我们都应该将心态回归到零,把自己放空,抱着学习的态度,将每一次工作都视为新的开始,一段新的体验,一扇成功的机会之门。如果视工作如鸡肋,食之无味,弃之可惜,做得心不甘情不愿,于公于私都没有裨益。所以我们对待工作的良好态度就是我们能够好好工作的保障。工作态度是衡量一个工作人员是否敬业的重要标准,假如一个工作人员连基本的工作态度——热爱本职工作、积极主动、有责任心、干事不拖拉都没有的话,他又如何能对本职工作尽职尽责呢?
在秘书这个职位上,大多是一些琐碎重复的工作,因而秘书在工作中可能会遇到与上司沟通不好、上司给的某份工作感觉吃力、对琐碎重复的工作感到怨烦等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也,必先苦其心志,劳其筋骨,饿其体肤,空乏其身,行拂乱其所为,增益其所不能。” 遇到挫折时应进行冷静分析,从客观、主观、目标、环境、条件等方面,找出受挫的原因,采取有效的补救 措施 。
树立一个辩证的挫折观,经常保持自信和乐观的态度,要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟,正是失败本身才最终造就了成功。学会自我宽慰,能容忍挫折。要心怀坦荡,情绪乐观,发奋图强。善于化压力为动力,改变内心的压抑状态,以求身心的轻松,从而让目光面向未来。同时,让而不争,勤而不怨,尽心政务是秘书的本份。
秘书熬夜守更,伤神累心是家常便饭,平时应高标准,严要求,早来一点,晚走一步,多干一点,干好一点。工作不推三挡四,拈轻怕重,但凡定下来的事就要立说立行,说到做到,不能虎头蛇尾,半途而废。特别是接人待物,办文办会,处理公务,要精益求精,慎重周详,抓纲举目,不出纰漏。要牢固树立 爱岗敬业 ,无私奉献精神,恪尽职守,兢兢业业,全身心投入到工作中去。
单位是一条大河,我们是一条小河。积极努力,尽职尽责做好自己的工作,将工作视作最大乐趣,全身心投入工作之中,才会激发自己潜能,为单位多做贡献,单位这条大河才会波涛汹涌,小河才不会干涸。每个人都渴望成功,然而,成功从来不是一蹴而就的,需要我们拼搏才会赢得。
而这种拼搏动力来自于我们积极进取的心态,消极被动的态度是对单位不负责任,对自己的未来不负责任。单位和个人之间都是相辅相成的,单位和个人的利益是紧紧相连的,自己努力的付出,单位得到了发展,我们会得到丰厚的回报,同时自己也获得了比物质回报更加珍贵的东西:尊重。
三、热情是动力
热情是梦想飞行的必备燃料。这种燃料一旦被点燃,将让你的引擎在飞行期间生气勃勃地持续运转。有史以来,热情驱使着世界上最杰出的人士,为追求“自我实现”而在他迷恋的领域里达到人类成就的巅峰,同时推动社会的进步。
如果你不能使自己的全部身心都投入到工作中去,你无论做什么工作,都可能沦为平庸之辈。成功与其说是取决于人的才能,不如说取决于人的热忱。
这个世界为那些真正具有责任感和自信心的人大开绿灯,到生命终结的时候,他们依然热情不减当年。无论出现什么困难,无论前途看起来是多么的暗淡,他们总是相信能够把心目中的理想图景变成现实。
如果不能使自己的全部身心都投入到工作中去,那么你无论做什么工作,都可能沦为平庸之辈。做事马马虎虎,只有在平平淡淡中了却此生。如果是这样,你的人生结局将和千百万的平庸之辈一样。一个人缺乏热忱,一定是一个无精打采的人,即使所有的机会都来到身边,也会稀里糊涂地把它们丧失殆尽。
工作就是充满热情,工作就是付出努力。正是为了成就什么或获得什么,我们才专注于什么,并在那个方面付出精力。从这个本质的方面说,工作不是我们为了谋生才去做的事,而是我们用生命做的事,要做好工作,就一定要培养热情工作的习惯。我们只有把工作当成一种乐趣,成为生活中的不可缺少的要素,才不会觉得有负担,才能使人的思路敏捷充满活力,精力充沛。
紧张有序的工作环境,能充分调动人身上的各种积极因素,把人塑造得规范、强健、灵敏、富于理性。工作充满快乐、压力、拼搏、泪水……使人生变得丰富多彩,工作的成果不但为社会创造了价值,同时还为家庭创造了财富。工作就是让人凭借热情找到自己的智慧和潜能,发挥自身的才能,从而获得自我价值,让自己释放着内在的美和光亮。
四、学习是源泉
我们所拥有的能力,无论是创造力、决策力还是敏锐的洞察力,决非一开始就拥有,也不是一蹴而就,而是在长期的工作中学习得到的。作为秘书,更应该不断努力的学习“充电”,积极的“更新”自己的思想,站在改革发展的角度看问题,才能抓住全局,成为一名合格称职的秘书。
1、刻苦学习,努力提高文字水平。
秘书一般不要求有倚马万言的才气,但应该有相当扎实的文字功底。秘书最忌讳不学无术,有为才有位,在学习上不能有丝毫懈怠,必须抓紧时间,刻苦钻研,蓄势待发。学习要珍分惜秒,知难而进,广泛涉猎,博览群书。最好多联系思想和工作实际,学以致用。
2、秘书要有丰盈的储藏,必须在学习中积累。
“天才在于积累”。要做一名合格的秘书,必须在积累材料上下一番苦功。一是思想观点的积累。思想观点具有继承性,借鉴别人的东西,开阔自己的思维,丰富自己的头脑。无论是看东西,还是听讲话,或者闲谈,只要发现好的思想观点,就随时记下来,日积月累,就成为写材料的良师益友;二是数据的积累。事实证明,数据是非常有价值的材料。
所以要逐年积累,经常分析、研究,一方面从中发现有价值的信息,另一方面恰当运用这些数据,使写出来的材料更有说服力。三是正反典型的积累。典型具有多种功能,先进典型如同一面旗帜,给人以导向,给人以激励,给人以启迪,给人以示范,它是先进思想的凝聚,影响社会各个方面,感染力强。反面典型如同一面镜子,给人以教训,给人以深思,给人以财富,典型材料积累多了,写讲话、写 报告 ,就思如涌泉,论证有力,就事论理,思想深邃。
实践证明,只有通过积累,才能不断丰富知识,增强素质,提高写作水平,才能真正成为一名合格的秘书。
3、深邃的思想观点是当好参谋之本,做好秘书工作之魂。
只有思想深邃,当参谋才有灼见,写东西才能精深,工作才能卓有成效。为此,做好秘书就得不断努力的学习“充电”,积极的“更新”自己的思想,认识不能停留在表象上或被假象所迷惑,要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质,不仅了解事物的现状,还能根据事物发展趋势有所预测。认识事物最重要的一点,就是把看到事物诸多方面的现象,联贯起来思索,从整体上加以分析。新的思想和观点,不是“闭门造车”,别出心裁,更多的还是对实践中提出的问题有所提炼、概括和升华。
如能从司空见惯的现象中讲一点与众不同的见解,讲人人心中所想、笔下所无的东西;能把一些分析的意见,进行系统归纳和概括;能把原则性思想观点具体化,能把领导的思想和意见进行深化和完善;能从理论和实践结合上说明问题,能提出突破性措施和建议等等,这些都是“创新”。角度是观察问题的立脚点。角度不同,对问题的认识就不同。正如古语所说:“横看成岭侧成峰,远近高低各不同。”这说明看问题的角度是非常重要的,要写好材料,必须把握好自己看问题的角度。
当前,在社会变革和经济发展时期,秘书工作也面临许多新情况、新特点、新问题,迫使自身要改革创新,就像其他一切事物一样,只有不断地发展和进步,才能适应新形势的需要。我从事办公室工作的时间不长,只能够通过这一段时间以来的工作摸索和实践,对如何做好秘书工作谈一点肤浅的认识,不足之处,尚待领导指正。
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