如何做好物业管理档案

怎样如何进行物业档案管理？~

不知道你们是用手工还是电脑.但是一般公司都有实在的资料的.
简单地说吧:
1\将业主的资料按幢\单元的顺序整理,用文件袋装好,并在文件袋上注明里面有的内容(注意要编号)
2\公司外来文件的整理,同上
3\公司内部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作记录的整理,(如巡逻记录\外来人员登记记录等等)同上.

可以进行一下物业管理方面的培训或者看一下物业管理的书籍

物业管理企业的档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。物业管理是新兴行业,这就要求物业管理企业的档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、体制、管理的创新。
一、做好档案管理工作，为物业管理企业提高水平助力
　　1、档案是保护企业合法权益的法律凭证：
　　企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维护企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做的好坏，直接关系到企业的合法权益。企业在生产经营的过程中，其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化，有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织，企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务，如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。
　　2、档案是企业再发展的重要信息资源：
　　企业档案作为企业知识
……（新文秘网http://www.wm114.cn省略775字，正式会员可完整阅读）……
经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。
　　5、档案可以提升企业信用水平：
　　诚信是中华民族的传统美德，也是规范社会主义市场经济可持续发展的必要条件，社会诚信越来越被社会所重视。诚信有经济效益，讲诚信就能可持续发展已成为全社会的共识。随着诚信社会的建立，信用档案显得越来越重要，信用档案主要是企业为了自身的生存和发展，专门建立保存的各种信用记录。信用档案是企业信用状况的积累，信用好，经营状况就好，经济效益就好。建立信用档案，即可以扩大、提升企业的信用，有利于推动社会信用档案的建设，也是整顿规范市场经济秩序的根本之策。企业信誉是企业的无形资产，是企业基础性的资源，市场经济是信用经济，企业信誉和企业密切相关，是企业经济发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。
　　二、加强公司档案管理的措施
　　加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际，我以为加强档案管理应从以下四个方面入手：
　　1、加强档案室硬件建设。从物业企业长远目标考虑，宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑，应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。
　　2、建立合理的档案管理模式。根据物业公司目前工种多、服务时间长、项目多的实际，要建立“统一管理、分级负责”的管理模式，实行集中式管理和网点式管理相结合。总部对总部各部门档案集中管理，总部各部门所存档案定期向档案室移交，未移交前，档案柜统一存放档案室，由各部门掌管档案柜钥匙，并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总备查，档案室钥匙只保留在档案员一人手中。总公司对各项目档案实行指导和监督。
　　3、明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
　　4、不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案工作范围不断拓宽。
　　三、积极做好物管档案的利用服务工作
　　档案为用户所用是档案工作的最终目的。随着社会的进步，房地产事业的发展，物业管理企业档案发挥着越来越重要的作用。为企业评定资质、资质升级、保护企业的知识产权和商业秘密、提高企业的经营效益、服务水平、甚至在物管企业推出项目时，物管档案都能提供第一手资料。因此，物管档案中的每一份材料、每一张表格、每一份凭证、甚至于每一个具体日期，都可能关系到员工或业主的切身利益。如果由于工作失误或粗心大意很可能给某位业主造成一定的损失。如入住日期的填写必须字迹清楚，涉及到房屋保修时效问题。以前发生过业主填写不全、字迹不清致使发生不必要的维修责任纠纷。所以要求档案管理人员必须作到一丝不苟、认真负责。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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四会市17529474462： 物业档案管理 - 搜狗百科？
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爰筠赛格： 这个你有需要步骤么? 档案管理,首先是不管是谁交过来的档案,其本人必须登记留册..其次,你作为档案管理员,必须将各类资料分类划册,存入档案库..必须做到,公司需要某份资料时候,你进入档案室,三分钟内拿到资料关门上锁...最后,给个建议,向公司申请专业的档案柜,否则,档案管理就是在熬粥...

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四会市17529474462： 物业公司物业档案管理办法和行政档案管理办法 - ？
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四会市17529474462： 如何进行物业管理文书材料的归档整理? - ？
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四会市17529474462： 物业服务企业档案的建立是怎样的?物业服务企业档案的建立是怎样的? ？
爰筠赛格： 物业服务企业档案的建立是在日常工作中逐步建立和完善起来的,档案的管理工作也是物业管理服务中的一个重要环节.作为一项经营管理服务活动,物业管理服务的主要对象就是物业及其使用者,如果对此二者没有充分的认识和了解,管理服务活动就无法进行.由于物业管理服务机构不是物业及其使用者的生产者,在物业管理服务行为开始之前互相也没有任何关系,所以要认识和了解他们,就只有通过积累在接触中产生的各种经验,以此作为判断和管理的依据,物业档案就是对这些经验最忠实的记录. 物业档案是随着物业管理服务的运行后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施设备,还是了解业主及物业使用人情况,又或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案.

四会市17529474462： 物业管理档案主要有哪些内容,如何做好!？
爰筠赛格： 房主 姓名、年龄、门牌号、联系电话! 切记:不要向物业透露自己的电话,小心被中介公司打暴,问你卖不卖房! 我就是房地产的信不信由你!