企业如何控制日常中的办公成本

如何控制公司的办公成本~

　　老板作为企业的领导者、决策者平时都很忙，时间对于他们来说很宝贵。不仅希望能够节约自身的时间，也希望节约员工的时间。
　　可是每次开会都要浪费很多时间：开会前，反复调试投影仪，将电脑内容投屏到投影上大概需要10分钟;开会中，当白板写满时，需要擦除，如果白板已经使用多次很难擦除干净，要擦除前还要等员工将笔记做完，如果开会中需要将另一个人的电脑内容投屏到投影仪上，还需要连接，大概需要 4 、5分钟，开会有时会遇到需要投票的情况，人多的情况大概需要 10到20 分钟左右。整场会议下来大概浪费了 30~40分钟的时间在设备调试、笔记、投票等环节。想想这么多人的30多分钟可以干多少事情，成交多少单生意了。

　　而现在如果有了一台MAXHUB 会议平板，就可以节约很多时间。
　　1. 一键开机，无需调试
　　MAXHUB会议平板不像投影仪需要调试，一键开机即可使用。而且采用防眩光玻璃，对光线要求没有像投影仪一样那么高。

　　2. 无线传屏，替代投影仪
　　MAXHUB会议平板的投屏是无线的，不用想投影仪一样需要连接线，电脑只需使用无线传屏器轻轻一按就可以投屏。而且支持四分屏，当方案需要对比时，更加直观。手机、平板直接无线传屏。这样就节约了会前的准备时间，只需要一分钟不到的时间，就可以开会。

　　3. 电子白板，替代小白板
　　MAXHUB会议平板自带白板功能，可以触摸书写，手势擦除。不用担心不够写，可以无限书写，还能增加页数。不用像白板一样，担心不够书写。而且MAXHUB 会议平板采用莫氏7级的钢化玻璃，不用担心造成划痕。

　　4. 扫码带走会议记录，不用在做笔记
　　MAXHUB会议平板提供了一个扫码带走的功能，在会议结束后，会把会议内容生成一个二维码，我们直接用手机扫码就可以保存到手机，随时都可以复盘会议。

　　5. 投票，1分钟搞定
　　投票再也不用举手表决了。MAXHUB会议平板提供了投票功能，只需要白板上写投票内容，可以从侧边栏拉出投票工具，形成一个二维码，就可以用手机扫码直接投票。1分钟就可以搞定投票。这样算下来，整场会议肯定能够节约 30分钟了吧。

　　有了MAXHUB会议平板，给你一个高效的会议，为你节约时间成本。

通过制定办公费用包干的方式，可以控制办公室办公费用的开支，不过包干要具体到人，只到部门是不行的，比如制定水，电，气，办公用品等指标，分解到人

　　对企业日常的办公成本进行控制要制定完整的控制方案，并严格监督履行。
　　具体可从以下几方面控制：
　　一、 建立办公设备管理制度 ，公司所有电脑、空调、打印、复印、传真等公用设备相关资料统一由办公室造册存档，实行谁使用谁保管的制度。
　　二、制定日常办公用品的管理 制度，办公用品由办公室统一计划、统一购买；由办公室和财务部共同负责，要货比三家，做到物美价廉，使用材料要节约，减少浪费。
　　三、监督水电的管理 ，让节约用电、节约用水应成为一种自觉的习惯。
　　四、合理制定电话使用的管理制度。让公电公用，合理使用电话，节约通讯费，可考虑插卡电话，给员工分配话费。
　　五、完善车辆管理制度，公车共用，审批手续、流程严格执行。
　　六、招待费、差旅费、住宿费的报销及出差补助的管理制度 ，对与业务相关的费用管理与控制，避免不必要的开支与浪费，合理控制公司招待费用、差旅费、住宿费的报销标准，提高公司的管理水平。

一、背景1、概述 随着科技的飞速发展，办公自动化设备在企业运作中所起的作用也越来越大，而且随着市场竞争的加剧，客户的个性化需求越来越高，企业的快速反应能力成为克敌制胜的关键。这就对管理提出了更高的要求，信息要更加及时和准确，管理控制更加到位，企业的全面信息化迫在眉睫。2、面临挑战 随着业务的不断增加和市场竞争形势的严峻，公司在经营过程中暴露出如下的问题：1．由于业务需要，公司每天都要发送大量传真，如产品资料、报价、合同等，每次发传真，都要先打印再每张的发，遇上对方占线，更是费时误事。有时一份资料发给多个客户，更要占用大量时间，而且繁琐枯燥。2．公司的传真机经常会收到许多垃圾广告，无端地浪费了纸张、墨盒、色带等耗材的支出，带来了不必要的办公费用上涨。3．公司老客户往来的传真经常需要查找，但纸质的传真整理和查找十分麻烦，以前经常因为找不到和客户往来的传真而收到老总批评。4．人事部门有很多人事档案资料，往来的传真都需要保密，平常需专人在传真机前接收，费时误事，效率低，还需要提供专门的保密场所。5．公司部门较多，需要多部传真机，浪费资源不说，有时不知哪个机器接收的。6．同时企业内部员工之间不能共享传真信息。7．管理成本过高。由于手工操作，为了加强管理和保证传真的准确、及时处理，势必增加人员，引起管理成本增大。8．维护耗时耗力。如果传真机不及时维修，经常会出现传真图像质量不高的现象。公司不得不派专人负责定时检修。二．解决方案1. 系统概述 艾普尔是基于网络的客户端/服务器的企业传真系统，艾普尔作为服务的提供者为网络的用户提供共享的传真功能。而客户端软件使您可以直接在自己的终端上发送传真，就象发送Email或文件打印一样简单。接收到的传真以自动分发的方式被转送到员工的传真信箱。它能处理大量并发的传真任务，同时它能实现Email-to-Fax转发功能。 客户端通过网络访问传真服务器，安装了传真板卡的传真服务器负责传真的发送与接收。传真板卡直接与电话(传真)线相连。客户端的传真任务被发送到传真服务器上，传真服务器将传真自动排队，通过传真板卡发送出去。同样，所有的传真被接收到传真服务器上，然后，通过自动分发的方式被员工接收。 传真服务器依赖于传真板卡提供的传真服务；传真客户端与传真服务器及传真信使直接进行交互式通讯。传真服务器负责传真收发、信息保存、分类管理及任务调度等事务；传真信使负责向客户端发送实时信息，随时向用户报告收发传真的情况。文档转换负责把用户要发送的文本文档转化成传真用的TIFF文件格式，并可再通过传真硬件把传真转发出去。2．系统配置 针对客户传真量大，系统可靠性要求高，艾普尔传真服务器采用了集成一体机方案，系统包括—计算机服务器、一个4端口的Intel传真版卡，系统预先在出厂前已经调试好，减少了在现场软硬件的兼容问题，把安装调试的时间降到最低。3．系统优势 系统采用Intel Dialogic 传真板卡与电信公共电话交换网连接，Intel是传真行业质量最好的硬件。通信质量高、可准确识别主叫、被叫号码，电讯信令整合系统提供了4个传真通道可同时收发传真。4个通道拥有一个速选的传真号码，避免了传真占线的情况。 Email to Fax Gateway将传真服务器与Internet邮件服务器相结合，实现传真/Email的转发。给每个员工分配一个传真信箱号码，当传真电话进入系统后自动播放语音提示请输入传真信箱号码，系统将识别DTMF信号后将传真自动分配到指定的传真信箱中。只有信箱主人才能收到这份传真，增强了传真的保密性。相当于每个员工都有一台传真机。 在自己的电脑上直接发送传真文档，同样的传真发给不同的地点，从地址簿中选择组信息实现传真的群发功能。当对方是人工接听时系统自动播放语音请求接收传真，提高了传真的成功率。在传真发送失败时，系统自动重发。系统支持IP传真，节省传真通信费用。 由于是自主研发，采用纯中文界面、采用浏览器界面，也可用用户习惯的微软的Outlook，或IBM Lotus Notes的客户端收发。这些设计让用户很容易上手使用。通过域内的用户相互发送和转发传真文件，增强了企业内部的信息交流。在浏览器上为用户提供了一个用户管理、传真管理的界面。传真地址簿用于管理客户信息。系统提供了常用地址簿数据库的导入/导出功能。系统将接收和发送的传真保存在不同的文件夹中，用户可以按多种方式快速查找传真文件。服务器端管理功能强大，包括：系统设置、用户管理、系统监控、传真日志、传真计费等等。 目前，很多的公司都在实施或计划实施CRM/ERP项目。只要在自主研发的环球易传服务器上进行二次开发，就能够很方便地嵌入到整个ERP系统中，实现真正的统一管理。三、效果分析1．简化工作环节，节省成本，提高工作效率 电子文档直接传真，不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时间，省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人，减少多余的环节，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理。2．集中传真资源，节省费用 如果选用传统的传真机，按每台一、两千元左右的价位，同时购置多台，对于公司来说也是一个不小的开支。而艾普尔传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初购置成本上有很大的节约。3．节省维护费用 由于广告行业对传真有很大的依赖性，每台传真机的维护成本也居高不下，而采用艾普尔传真服务器就可以节省维护费用。4．采用Dialogic传真卡 通过Dialogic传真版卡，用户可以随意从4口到64口扩容，在与电讯局有E1连接的情况下，更可利用E1传真，大大的增加传真通道的容量，传真通道共用一个连选号码。用户只需要记住一个号码就可以随时与公司联系。这一点对于公司也很重要。传真资源共享，30个传真通道系统智能分配，提高系统的利用率，保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递，提高了工作效率。5．全方位的传真服务 艾普尔传真服务器Email-to-Fax网关使用户的办公室成为移动办公室，不论用户在家里、在出差旅途中都可以收发传真，达到没有时间、地点和空间的限制。 6．节省通信成本，提高企业竞争力 利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关，通过Internet发送传真，大幅度降低传真费用。 文章来源：

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通川区17268645739： 在公司中办公室的成本该如何控制? - ？
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揣待去甲： 节约成本,就要减少出差的次数,不妨使用微吼来个网络在线交流,洽谈,不用来回的出差等情况,只要在微吼中国(VHALL.COM)上申请一下,给客户个链接就可以直接可以视频交谈了.尤其是对于分公司比较多的企业更是节省平时的会议开支,一年省不少钱呢!

通川区17268645739： 怎样才能更好的控制行政成本. - ？
揣待去甲： 首先要对成本工艺流程有全方位的了解,对成本构成有比较清析的认识. 然后根据各种成本构成,分别确定价格和数量标准. 最后根据各项成本的实际价格和用量数与标准数相比较,确定成本差异,分析差异,以达到控制成成本的目的.

通川区17268645739： 公司办公用品消耗都比较大,有没什么方法可以帮助控制一下办公用品成本问题 - ？
揣待去甲： 增加利润与减少支出是每个企业的重中之重,根据调查显示,企业单位办公用品的支出占整体支出的5%,如果将企业办公用品循环利用,那将会减少一笔不小的支出.这里志光gcon.cn介绍几个循环利用办公用品的小方法》》 1.包装材料的再利...

通川区17268645739： 成本控制的控制方法 - ？
揣待去甲： 一、从成本中占比例高的方面着手 控制成本自然是要控制产品的全部成本,从成本产生全过程、全方位来控制成本,包括设计、采购、制造、营销与管理各个环节都要置于企业成本控制范围之内.但如果企业控制成本不分轻重,全方位,不加区...

通川区17268645739： 企业应该怎么控制和节约成本,大家有什么好方法一起分享一下~~ - ？
揣待去甲： 故意态度风景画光辐射大计划故意态度故意态度风景画光辐射大计划代数式地方含漱剂风景画光辐射大计划代数式地方含漱剂代数式地方含漱剂

通川区17268645739： 公司如何节约成本 - ？
揣待去甲： 一是降低采购成本.采购成本是企业购进原材料的关键费用.现在采购原材料里面的漏洞多,如同样价格的产品,开发票时,把采购价格提高一些,填写在发票里,然后到财务报账.还有些采购人员用假发票来作账.更有些采购时,有价格优惠...

通川区17268645739： 如何降低企业成本 - ？
揣待去甲： 第一,利用科学的决策分析方法,合理决定经济订货量或经济批量、决定采购项目、选择供应单位、决定采购时间; 第二,进一步推进集中采购制,建立原材料、辅料、低值易耗品、办公用品、对外服务的统一采购平台,实现价格、供应商等资源共享; 第三,推进直供制,逐步取消中间供应商; 第四,建立采购责任制,强化采购人员、审价人员的责任意识; 第五,整顿辅料、零星物资采购价格,采购价格要在前一次采购销售价格的基础上逐步下降; 第六,探索建立采购奖罚制度,奖罚要与领导、个人挂钩; 第七,加强技术攻关力量,降低采购成本.