档案管理办法

公司档案管理办法~

档案公司注意三个问题，主讲：牡丹哥，希望能帮助到档案职场的朋友

档案管理规定：
为加强办公室档案工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为办公室各项工作服务，特制订本制度。
一、档案管理体制和职责范围
1.档案管理体制
(1)办公室的档案管理按分级管理的方法进行，在办公室主任的领导下，由分管副主任、机要档案室、各科室组成档案管理网络。
(2)办公室建立科学的档案管理网络，各科室须明确相对稳定的兼职档案人员。业务上接受档案室的指导。
(3)档案室成员应努力提高学识水平和工作能力。
2.职责范围
(1)机要档案室是办公室负责档案管理的专门科室，职责与权限按照办公室档案工作岗位职责执行。
(2)办公室由分管副主任具体负责档案工作，机要档案室必须定期向分管副主任汇报工作。
(3)各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作，确保归档文件的完整、准确。
二、归档制度
1.归档范围的保管期限
(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案，均属归档范围。
(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期，定期分长期（三十年）和短期（十年）两种；会计档案保管期限的种类也分为永久和定期，定期有暂存、十五年和二十五年。
(3)凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
2.归档时间
实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内，由相关科室负责人审定后，向机要档案室移交。
3.归档要求
(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。
(2)归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。
(3)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。
(4)各科室要把归档文件材料，经整理后向机要档案室移交。
4.归档手续
(1)凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。
(2)向机要档案室移交时，必须做好交接手续。
三、档案的利用
1.档案信息工作重点服务于办公室的各项工作。
2.非办公室人员或其他单位查阅档案时，需经领导同意方可查阅。并不得擅自扩大查阅范围。
3.查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。
4.阅档人员必须爱护档案，不得损坏污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注；不准剪裁档案。
四、档案保管制度
1、机要档案室实行专人管理，确保档案完整与安全。
2、档案室应该保持整洁、并配备防盗、防火、防高温、防霉、防潮、防虫等设施。
3、档案室严禁吸烟，不存放与档案无关的物品，档案室周围严禁存放易燃易爆物品。
五、档案保密制度
1、档案人员要严格遵守党和国家的保密制度，认真做好档案保密工作。
2、查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。
3、查阅机要文件、会议记录等档案，须经本单位领导批准，不得擅自扩大查阅范围。
4、凡案卷内容涉及保密问题的，一律不得外借和泄密。
六、档案鉴定销毁制度
1、档案鉴定必须有组织、有领导按规定进行，不准由个人随意鉴定、销毁。
2、销毁失去保存价值的档案，必须严格审批手续，未经批准，不得销毁。
3、销毁档案必须定由两人以上负责，并在销毁清册上注明销毁日期和签名。
七、档案人员岗位职责
1、服从主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及主任交办的其他任务。
2、 机要档案员负责做好机要文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
3、通讯员要积极配合档案人员的工作，把需要领导批阅的文件及时、准确的送到领导办公室，待领导批阅完毕后及时交由机要档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。
4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
5、 各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。
6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

扩展资料：
档案管理办法:
第一条 为健全和加强乡镇档案工作，促进乡镇档案的规范管理，更好地为乡镇工作和农民服务，根据《中华人民共和国档案法》、《乡镇档案工作试行办法》及有关规定，并结合我省实际，制定本细则。
第二条 乡镇档案是指乡镇机关、社会团体、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 乡镇档案工作的行政管理和档案管理是乡镇党委、政府工作必不可少的环节，是乡镇建设的一项重要基础工作。应切实加强领导，明确一位领导分管，配备档案人员，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，档案部门所需经费列入乡镇财政预算，纳入分管领导目标管理责任制。
切实解决好档案库房、装具和防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施。经济条件较好的乡镇应有档案人员办公室、阅档室，配置标准铁皮柜、木制橱和复印机、计算机、摄像机等现代技术设备。
第四条 乡镇档案工作在乡镇党委、政府领导下设立综合档案室或档案馆，集中管理本乡镇机关档案；乡镇档案工作业务上接受县（市、区）档案行政管理部门的监督、指导。 乡镇档案室（馆）应对乡镇企业、事业单位及村民委员会的档案工作进行监督和指导。
各类档案按下列方法排列编目:
1、文书档案的排列与编目。卷内文件排列按时间的先后顺序排列，一分文件做到正本在前底稿在后，批复在前请示在后，正件在前附件在后。在一个全宗内，首先分年度，然后分保管期限排列，先排永久卷，后排长期、短期卷。在同一种保管期限内，按党委类、政府类、人大政协类、工青妇、协会类进行排列，每一类目内，先排本级，再排上级、后排下级的案卷。
2、会计档案的排列与编目。会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类分年度排列、编号。也可先分年度，再按属类排列、编号。但在一个乡镇内只能采用一种方法。
3、科技档案的排列与编目。科技档案分为产品、科学技术研究与推广应用、基本建设、设备仪器档案四大类。每个大类内按单个项目（即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）的顺序排列编目。并保持其文件材料的系统和完整性，便于满足用户利用的要求。
4、声像档案的排列与编目。声像档案按照片、录音带、录像带、光盘、磁碟等载体，按时间顺序进行排列，每年度各自编一个流水号。
5、实物档案。实物档案按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理，各自按时间顺序排列，分别编一个流水号。
6、专门档案，如计划生育、婚姻、户籍、人事、司法、土地、社会保险等专门档案，按有关规定要求整理、排列、编号。
参考资料：
百度百科-乡镇档案管理办法

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工程档案管理标准

(试行版)

2008-07-15发布 2008-07-15实施
发布

前 言

为了规范 档案管理，特制定本标准。
本标准由****有限责任公司标准化工作领导小组提出并归口。
本标准主要起草人：
本标准主要审核人：
本标准审定人：
本标准批准人：
本标准由 工程部负责解释。

工程档案管理标准

1． 总则
1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率、完整率、准确率，使工程档案管理顺利达到《火电机组达标投产考核标准（2006年版）及其相关规定》的要求，依据工程档案管理标准及规定，特制定本制度。
1.2 基本建设工程档案是指在整个建设项目过程中,从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的有归档保存价值的科技文件材料。它包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
1.3 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员及时做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性、系统性。
1.4 工程档案管理引用标准
1.4.1 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发[1988]4号；
1.4.2 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822—89；
1.4.3 电力工业企业档案分类规则，火电企业档案分类表（试行）及补充规定；
1.4.4 火力发电厂竣工图文件编制规定 电建[2002]666号；
1.4.5 火电机组达标投产考核标准（2006年版）及其相关规定
1.4.6火电企业档案分类表(6-9大类)（修订本）
2. 档案资料的管理和要求
2.1 档案资料管理
2.1.1 工程档案资料管理工作是工程建设过程的一部分，应纳入工程建设全过程管理，并与工程建设同步。档案室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程科技文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、指导、检查。并负责工程技术档案资料的接收、下发和移交。
2.1.2 为了便于各个管理环节的衔接，档案室配备专职档案员。为更好地管理档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
2.1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案室统一管理、接收和发放，各有关部门和单位必需指定专人办理移交、整理、归档和领用手续。对应归档的文件资料各有关部门和单位必需提供文件资料归档清单(含电子版和纸介质各一份)。
2.1.4 设备到货后，开箱验收工作由监理单位组织，并提前通知建设单位、施工单位、制造单位参加，必要时请设计单位、运输单位、装卸部门参加。设备资料交档案室统一管理。档案室至少保留一份正本资料，不得外借。
2.1.5 单项工程总体验收时，各单位和部门应提供归档文件的电子版目录和纸介质目录。档案室对各种技术文件和竣工资料进行核对验收。各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
2.1.6公司购置技术资料、图书、标准时应按年度下拨一定的经费。档案室统计各部所需技术图书，并在图书采购目录上填写所需图书。统一采购。各部门急需的图书采购，必须经档案室批准，方可委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方办理报销手续。
2.2 归档文件的质量规定
2.2.1 凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
2.2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应归原件，且应用70g以上的白纸和符合档案管理的书写材料书写，（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）并与附件一同归档。
2.2.3 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
2.2.4 主送和抄送本单位的办公文件均应以原件归档，严禁用复印件。
2.2.5 主设备及主要辅助设备订货合同、技术协议及其附件；招投标书等重要依据性文件材料严禁用复印件归档。
2.2.6 施工质量检验表式应符合《火电施工质量检验及评定标准》所列表式。
2.2.7书写规定
A） 书写字迹工整，图样清晰。
B） 书写材料应为碳素或兰黑墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
2.2.8 纸介质载体为A4, 装订边空白间距为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。
3. 科技文件材料的形成、收集、整理和归档
3.1 科技文件材料是在设计、施工、调试等过程中自然形成的。科技文件立卷必须保持其内在联系，各单位应在平时做好文件材料的收集、整理工作，并按档案管理的立卷归档范围和案卷质量标准的有关管理规定完成各自的案卷整理和归档工作。
3.2 科技文件材料的组卷，应按其自身的有机联系组成保管单位，并要便于档案的保管和利用。立卷人应保证卷内科技文件材料的齐全、完整、准确；卷内文件材料排列的要求：文字在前，图样在后，联络单在前，附图在后；管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列组卷。文件材料组卷时，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与被转发文一起立卷，不得分开。公文性文件材料的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人应填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署。卷内目录和卷内备考表由档案室按统一标准提供。立卷人撰写案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。
3.3 归档时，归档人应填写工程文件材料归档登记表并向档案管理人员移交所归案卷。档案管理人员按归档的档案案卷和目录逐项清点核查。如发现归档案卷中文件材料不全，案卷整理质量不符合有关规定时，归案人应及时将文件补齐和更换不符合案卷质量要求的文件。否则，档案管理人员有权拒收档案资料。
3.4 围绕工程所产生的录像带、录音带、光盘、软盘、照片、底片……等声像材料是不同载体的文件材料，其反映同一问题的性质、内容，作用都是与纸质载体相同的，必须按规定及时立卷归档。工程电子档案归档应符合电子档案有关管理规定。
4． 工程建设各单位工作职责
4.1 参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。
4.1.1 项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。
4.1.2 由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。
4.1.3 建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。
4.1.4 设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。
4.1.5 施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。
4.1.6 监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。
4.1.7 试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。
4.2 施工单位归档范围
4.2.1 负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。
4.2.2 负责提交分部试运记录及验收签证书。
4.2.3 负责提交分部试运阶段的方案、措施。
4.2.4 负责提交移交试生产前的消缺记录。
4.2.5 负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。
4.2.6负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。
4.3 调试单位归档范围
4.3.1 负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。
4.3.2 负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。
4.3.3 负责提交调整试运质量验评表。
4.3.4 负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。
4.3.5负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。
4.4设计单位归档范围
4.4.1 负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。
4.4.2 负责提交全部设计修改通知单。
4.4.3 负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。
4.4.4负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套
4.4.5 负责提交设计总结。
4.4.6负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)
4.5 质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）
4.5.1 负责提交《火电工程质量监督检查典型大纲（试行）》所规定的文件材料。
4.6 监理部门归档范围
4.6.1 负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。
4.6.2 监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。
4.6.3负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。
4.7对不符合归档要求档案的处理：
4.7.1对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
4.7.2凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
5 工程档案的鉴定和销毁
5．1 对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。
5．2 对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
5．3 档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。
5．4 在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。
6 其它
6.1 工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。
6.2档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
6.3 工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
6.4 档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。
6.5 公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。

本程序由管理部提出并归口管理
本程序编制人：
本程序审定人：
本程序批准人：

收集
收集是项目档案整理工作的第一个环节，是项目档案整理的基础，在整个项目档案管理过程中，各个参与方均有收集责任。
分类
项目档案的分类按对象不同，分为实体档案分类和档案信息分类，在确定档案分类标准时，应以业主单位或者运营单位要求为主导，同时兼顾便于利用的原则。分类是否科学，直接影响到后期利用的便利性和效率。
整理与归档
项目档案的整理是指对收集的文件按照已定的原则进行分类后，对其进行排列、组合、编目、装订、装盒及著录等活动。项目档案整理是项目文件由动态流转进入到静态的利用过程，是现行文向半现行转变的过程。
项目档案的归档是档案整理后的环节，是单位外部和单位内部对整理好的档案进行集中统一管理的过程。
汇总整理与移交
项目档案整理与一般档案整理的区别是整理后，还需要进行汇总整理，以便最后向业主单位移交项目档案。经过汇总整理，可以将整个项目建设档案的实体和信息进行全面的整理，以确保项目档案移交顺利进行。一般来说，项目较小、档案不多的情况，可以采用整体移交的方式；对于规模大、档案多的情况，可以采用分步移交的方式。必要时，单位需要按相关法律法规，向地方或国家档案行政管理部门移交项目档案。

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剑河县18921846469： 求档案管理办法,谢谢!! - ？
晁咳协诺： 公司档案管理制度 一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度. 二、 归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同...

剑河县18921846469： 档案管理制度 - ？
晁咳协诺： 档案管理制度 制度名称 档案管理制度 受控状态 编号 执行部门监督部门考证部门 第一章总则 第1条目的 为加强企业档案管理,提高档案利用效率,特制定本制定.第2条管理部门 行政管理部是企业文书档案的管理部门,其主要职责如下.(1)制...

剑河县18921846469： 办公室档案管理制度 - ？
晁咳协诺： 一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全. 二、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度. 三、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处. 四、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任. 五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作. 六、做好库房温湿度的监控与登记工作. 七、每季度对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理.

剑河县18921846469： 公司档案管理制度 - ？
晁咳协诺： 档案管理规定 一、档案管理 (一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档,确保完整无缺. (二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作. (三...

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晁咳协诺： 档案管理规定 第一章 总则 第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定.第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成...