关于撰写PPT报告的心得

作者&投稿:宇文海 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
~ 三年前,我就变成了为领导撰写PPT的主力,经常协助我的直系领导为他的Boss制作报告,原因在于我的逻辑感和总结性比较强。曾经有一段时间我也十分抗拒绘制PPT,但经过近些年的磨练,游刃有余、坦然处之,也总结了一套适合自身的高效方法:

1、列提纲,写内容。

常见的PPT多用于汇报工作,一份PPT通常是一个主题的汇报, 我会首先针对汇报内容进行全盘考虑,思考故事主线并设置章节,像写论文一样列提纲,待提纲列完后开始填充内容,像完成一份简单的文字报告, 但要注意条理清晰、内容合理,可以根据业务特点参考金字塔原理、MECE等经典方法,例如年度总结报告,至少应报告我们做了什么内容,成效是什么(前后对比有什么定性或定量的差异),下一步工作计划等。

对于工作汇报性PPT,虽然形式好坏会影响内容理解,但是内容永远重于形式,列好汇报内容是成功的关键。

2、梳理页面,排版布局。

内容完成后,便要开始PPT的绘制。 首先,需根据汇报对象、汇报场合、领导偏好等决定页面数量和内容形式, 通常领导层级越高,时间越宝贵,页面限制较多,内容要求高度精炼,这就要求我们根据内容和汇报场景进行PPT的章节划分;

然后,针对划分的章节内容,思考每一页的内容展示逻辑, 包括本页涉及几大模块,每一模块涉及几个具体的论点论据以及模块之间、论点论据之间分别的关联关系是什么, 由模块关联关系决定页面结构,由论点论据关联关系决定结构内的布局 ,常见的关联关系有并列、递进、循环、矩阵、层次结构等;例如年度总结报告,1页可能包括1种策略和实施效果,实施效果有4个论点论据列出,那么这一页我们可以采用左右结构,实施效果结构处采用并列布局;

接下来,根据确定的结构和布局,参考市面上常见的展示模型进行整页布局,可参考锐普、HiPPTER、gfxaa等专业PPT绘制网站 。最后,建议一页最多不超过4大模块,否则内容太多冗杂,如果一定要超过4个模块,建议仅针对1-2个模块进行展开;建议采用读者习惯性的从左到右、从上到下阅读顺序进行排版;

3、细微调整,视觉美化。

整体的内容和展示框架完成后,就需要精细的调整,以达到领导期望。可参考如下几点进行调整优化:

字斟句酌: 检查标题,标题最好是本页内容的简短概括,传递最有价值的信息;检查内容,是否符合业务场景,是否能支撑上面的标题;

字体统一: 通篇中文、英文字体统一;不同定位的文字,大小对应统一,常见舒适字号:标题18-24号、正文10-16号、图表10-14号;

颜色和谐: 采用公司logo色作为主题色,同色系渐变色加黑白灰作为补充,将会是非常不错的选择;重点突出,可采用对比色或红色;

整齐划一 :利用快速对齐工具,将同类型内容进行对齐,文字长短不一时,可加线条/方块使其视觉上对齐;

图表适当: 图、表和文字应当呼应,切记文不对图、表达不清;网络图片一定要高清大图,否则会严重影响质感;数据图表,使用统一的对应原则,标注单位、说明数据、设置坐标轴或数字标签,做到可读;表格要尽量简洁,表头居中/文字居左/数据居右,行列宽保持一致;

最后,一份PPT是一份工作的高度凝练和完美展示,希望我们都能抓住此种机会,突显工作价值。


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