如何做好档案交接工作

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如何做好档案交接工作

　　目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是我为大家整理以下是我为大家整理相关内容，文章希望大家喜欢！相关内容，文章希望大家喜欢！

　　1、档案接交工作中存在的问题

　　（1）存在于领导层方面的问题

　　一些单位领导对档案交接工作不够重视，对其专业性和复杂性不够了解，在监督办理交接工作时把关不严，工作程序不完整，导致应交未交，交接不及时。

　　（2）存在于老档案员方面的问题

　　前任老档案人员对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交，造成工作的遗留和积压，甚至使档案资料遭受损失。离岗时若不收集齐全、整理妥善，就草草交接，往往造成材料的积压和损失，把许多问题遗留给后任。若碰到不明情况或马虎粗心的，也许会把遗留多年的有价值的材料当作多余的废物处理掉，造成无可弥补的损失。

　　有的档案人员在转岗时急于离开，与新任人员草草交接。因前任交代不明，致使后任摸不清底细，造成工作前后无法衔接。还有些档案人员因重视不够或责任心不强，只简单介绍，就一交了之，使后任到具体情况弄不清楚，造成工作上的被动与失误。

　　办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员就无法办理正式交接手续。

　　（3）存在于新档案员方面的问题

　　目前，档案工作尚未实现先持证后上岗，多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资料证书。因此，有些档案人员接手时都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出问题，更提不出问题，也难以完成各项清点核对工作。

　　2、如何解决档案交接工作中存在的问题

　　（1）档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中

　　档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。在档案人员转岗或调离工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，对未办理档案交接手续的档案人员不得离开原工作岗位。要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。

　　（2）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作

　　档案交接分为移交和接收两个方面。对于移交方来说，要做好五项工作：

　　一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；

　　二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的，要在借据上注明原因及催还情况；

　　三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；

　　四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；

　　五是撰写档案移交说明。

　　对于接收方来说在接收之前要做好三项工作：

　　一是了解移交工作职能活动内容和工作活动情况；

　　二是向前任档案人了解档案工作情况；

　　三是要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分才能保证交接工作顺利进行。

　　（3）明确职责，建立良性运行的工作机制

　　第一、单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办理交接手续。

　　第二、档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件。

　　第三、交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员和接管人员都应做好各自工作。交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的。

　　（4）认真做好档案监交工作

　　档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办事。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章。

　　扩展资料：

　　档案，是直接形成的历史纪录，档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的，是由文件有条件地转化而来的，具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。

　　基本含义

档案袋读音：dàng àn

　　1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

　　2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

　　3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。

　　从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的`部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

　　4、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

　　5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

　　档案定义

　　档案管理员关于档案的定义，据不完全统计，国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢？其原因大概是：

　　一、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同）一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。

　　二、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案，如此等等，不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。

　　三、同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史记录。

　　四、因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。

　　五、随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。

　　六、人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：

　　《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

　　《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

　　美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

　　以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

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祖岸金银： 做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责.做好档案交接工作,,采取如下措施: 首先档案交接要纳入基层单...

肥乡县19350255591： 怎样做档案交接工作 - ？
祖岸金银： 档案交接有两种情况 一是单位所有档案交接, 另一种是单个档案交接 简单的说: 1、单位所有档案交接每一本档案要有目录,要有总目录交接书要有具体文件名称和册数. 2、单个档案交接要有档案中详细材料目录,最后要有交、接人签字,交接时间,单位盖章,有的还需上级主管部门签字. 3、有的地方主管部门有专门印制的档案交接书.

肥乡县19350255591： 怎样做档案交接工作？
祖岸金银： 1.把你管理的档案列个单子,给接替你的人,叫对方在交接单上签字 2.你经手的未完成的工作列出细则,并说明已经进行到什么步骤,以及接下来接替你的人需要继续做的事,可能出现的问题,及可能的解决对策. 3.留下你离开以后一个月内的联系方式,新手有问题求教时随时解答,提供帮助

肥乡县19350255591： 如何移交自己的人事档案?？
祖岸金银： 将档案挂靠在当地的人才市场,再通过调档(如转户口等)到工作单位的人才市场挂靠.一般情况下工作单位是不直接接收档案的.至于政府部门或国企就另当别论了.

肥乡县19350255591： 档案工作人员变动应办理哪些交接手续? - ？
祖岸金银： 交接时,要办理以下主要交接手续: 办理档案数量交接凭证手续; 办理档案检索工具数量、种类交接登记手续; 办理库房设备、设施、办公用品交接登记手续; 办理档案书籍、有关资料的交接登记手续.

肥乡县19350255591： 立档单位如何向国家档案馆移交档案? - ？
祖岸金银： 《档案法实施办法》第十三条第二款规定了进馆单位向综合档案馆移交档案的期限:属于中央和省级、设区的市级国家 档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关国家档案馆移交.上述单位可以向同级档案行政管理部门申请提前或延期移交;同级档案行政管理部门可决定提前或延期移交.《档案馆工作通则》第八条规定了移交的要求和手续: (1)进馆档案应保持全宗的完整性,并达到案卷质量要求; (2)立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关的检索工具应随同档案一并接收; (3)交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签名盖章.(文生)

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肥乡县19350255591： 怎样处理离职人员的档案 - ？
祖岸金银： 辞职后马上有新的接收单位,可直接将档案、劳动关系、失业保险、养老保险和医疗保险关系全部转移到新的单位.如果没有新的接收单位,建议可先将档案存放在人才市场等能够托管档案的部门.《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定...