如何开好科内护理会议之高效篇
作者&投稿:端琰 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
李丽回科以后询问会议召开情况,大家的回应却让人大跌眼镜:
“会议很重要,可是虎头蛇尾。”
“会议目的我没理清楚。”
为什么重要的会议却虎头蛇尾,目的不清晰?
又要进行一月一度的医疗质量与安全会,如何避免如上问题,把会议开得高效?李丽在科内及院内调查的基础上,重新设计了整个会议的组织。
所谓会议,是在一个组织里为达成目的而采取的手段之一。
1、根据目的准备会议,以成果输出为导向。
1)确定会议目的
将所有会议分成三种类型,各种会议的召开目的就会渐渐浮现。趁此时审视所有的会议,再商量讨论一下目的不明确的会议。
按照获取信息及信息传递的方向,会议分成三种类型:
上意下达型:信息从上而下,用于上司向下属进行传达及解说想法、指令等。
自下而上型:信息从下而上,用于下属向上司汇报工作进展,报告市场现状等。
全员参与型:信息共享,用于解决问题、交换意见。
①对必要的会议,以及回想得起来的会议进行盘点。
“星期1-5的晨会”、“星期四的例会”、“一个月召开一次的科内护理会议”、“临时会议”、“应对投诉索赔的会议”、“质安会”等诸如此类的会议做个列表。
②按照上面提到的三种类型的会议制作表格,决定有无必要开会。
将列出的全部会议逐一填写到这个分类表格内。
某科室2016年9月会议表格:
比如,“星期四的例会”,既有护士长进行指示命令,也有护士进行报告,还有对近期不良事件的整改讨论,包含了三种类型的活动,那么,你就在“上意下达”栏里写上“星期四的例会(时常进行指示命令),在“自下而上”一栏里写上“星期四的例会(组长汇报)”。在“全员参与”一栏里写上“星期四的例会(分组讨论)”。
这个过程中,会出现既不是类型1,也不是类型2,也不是类型3的会议吗?如果遇到这种会议,就很可能是目的不明确、“习惯性召开”的会议。这种会议是否真的有必要召开,就需要大家一起讨论决定了。
比方说,不论是“星期一的早会”,还是“一个月召开一次的科内例会”都上报同样的报告。这时候,你也许应该在两者中选择其一废止。如果全员参与型的会议一次都没有召开过的话,就有必要安排这样的机会,让下属们发挥主观能动性,彼此交换意见。当然,未必要以会议的形式,这种形式是无关紧要的。
2)根据会议目的进行会议准备
会议名称:
会议类型:
会议场地及坐席人员安排:
会议设备及工具准备:
会议主持人:
会议流程:
举个例子:
会议名称:科室质安会
会议类型:自上而下型+全员参与型
会议场地及坐席安排:U型座椅安排、门急诊医护人员
会议设备及工具、人员准备:笔记本与纸、茶水、拍照
会议主持人:护士长
会议流程:
1)�主任护士长传达医院、科室自查质控情况(15min);
2)医生、各组长汇报科室医护质控该月情况(30min);
3)确认其他人有无补充(10min);
4)主任、护士长反馈答复(20min);
5)中间休息(5min);
6)相关职能科室答复相关问题(30min),
7)院领导总结发言(15min),
8)总结汇总制定可行性方案(10min)。
2.形式灵活,在汇报及讨论上注意语言的组织 。
1)形式灵活,15分钟会议解决多个问题。
目的:帮助实习同学更快熟悉导诊流程,能够应对导诊过程中出现的问题。
会议名称:门诊部实习同学(导诊)例会(15分钟)
会议类型:自上而下型+自下而上型+全员参与型
会议场地及坐席安排:门诊大厅导诊台边
会议设备及工具准备:纸、笔
会议主持人:护士长
会议流程:
答疑(10min)
实习同学提问:没有外伤腿痛怎么导诊?放射科病人要求退费怎么办?疼痛科在哪里?等等。
护士长:区分股骨头坏死还是痛风?从疼痛部位、用药史、疼痛性质上区别。前者看骨外、后者看内分泌科。放射科病人退费的流程......。
总结:提问情况汇总及上周实习同学表现(5min)。
2 ) 会议语言的组织
会议语言是会议的血肉,如果不注意引导,很容易变成情绪宣泄或者繁琐的形式汇报,达不到高效会议的目的。
十六字方针:陈述事实、表达感受、提出建议、寻求支持。
举个例子:
会议名称:门诊部护理质控员会议
会议类型:自上而下型+自下而上型+全员参与型
会议场地及坐席安排:门诊部办公室
会议设备及工具准备:纸笔、质控整改通知书
会议主持人:护士长
流程:
1、护士长传达质控整改通知书(5min):备用药管理
2、分析目前门诊部各科关于备用药及质控质量上现状(10mim)
3、各质控护士讨论各部门备用药质控问题及改进建议(10min)
4、护士长汇总各部门建议(5min)
在2,3,4环节会议语言的组织上,基本按十六字方针:陈述事实、表达感受、提出建议、寻求支持。
陈述事实:备用药在科室使用情况
感受:备用药管理有必要,但在基数上要认真梳理。
提出建议:减少可以不备用的,先做好基数的建立。
寻求支持:与病房护士长和医生沟通。
为了更好的帮助大家运用这种表达方式,护士长举了一个关于某门诊科室降低抢救车管理缺陷率的PDCA推进过程中分析原因中出现的问题。
原因分析中提到没有责任心、核心制度未落实等。
最后护士长现场查检时发现是该科医生有个习惯老是习惯动抢救车。
护士长表达了关于对PDCA推进中某些科室这种形式化的作法和思路的不认同。
建议大家所以在原因分析上注意多问为什么,不要老是大而空的原因。
在支持上鼓励大家多与病房或者医生沟通,并在网上学习PDCA的课件。有疑问时也可来找自己,自己尽量在方法上给大家提供力所能及的支持。
3)会议总结:回顾庆贺(2-5min)
作为主持人,在会议结束时有个非常重要的环节,那就是对整个会议总结。便于大家对会议内容更好理解,更重要的是提升参会人员信心,提高大家执行力。简单地说:赋能。
回顾庆贺:二次学习,增加参会人员价值观
举个例子:提高某科室仪器设备管理的完好性首次会议
回顾:做、学、行、支持。
Ø Done : 分析现状:仪器设备不明原因损害、使用后未归位或者整理等。
Ø Learn : 原来仪器设备不明原因损害与高温天气部分人员未及时收下车有关
Ø Act : 马上落实仪器设备的表格梳理、交班登记(一月内)
Ø Support : 会议过后,会给到什么支持,发微信,3个月后续督查。
庆贺:贡献 呈现 祝福
目的: 看到与会者是有能量的 ,确立 同盟关系
流程::
1)参会者对会议目的所作贡献
2)这个贡献中,呈现出了参会者什么优秀品质
3)对将来的祝福
例:非常感谢大家的合作,正是由于大家对问题......,在这个过程中呈现出来的善于动脑筋、勤于观察,看到你们的优秀品质:勇于承担责任,积极改进,这种.....会更好支持实现今天会议的目的,在以前或者别人不敢尝试的地方成功推行。相信大家会按照计划一步步发挥作用,也祝福大家。。。
3、 会议后的整理总结及推行(成果输出部分)
1)会议记录整理
2)会议中需改进事项分类
比如科内需督查改进事项:输液单的加药人和穿刺人签字不能代签等;
协调:输液冲管的规范等;
请示:120电话故障的应急流程、某救护车的坐椅改造等;
与此同时,不良事件汇报与PDCA循环同步跟进。
3)改进事项进入时间安排
4)行动改进(成果输出的最重要一步)
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