怎么样使用word里的样式和格式
首先把目标word文档的的格式和样式导出,然后将此格式应用到另一个word文档。具体操作请参照以下步骤。
1、打开需要导出样式的文档,进入页面后点击如图所示的符号进入。
2、这时弹出样式,选择右下角的管理样式的图标,单击一下。
3、这时弹出管理样式对话框,选择要进行编辑的样式,然后单击对话框左下角的“导入/导出”。
4、弹出管理器对话框,单击一下对话框左侧的关闭文件以关闭公用模板。
5、这时再单击对话框中的打开文件,选择需要导入样式到的Word文档就行了。成功将一个word的格式应用到另一个word文档中。
word设置格式样式步骤:
1、word文档,在开始选项面板下,点击样式单元格右下角的向下小箭头,弹出样式设置对话框。
2、对话框里已经有很多微软提供的样式预设了,可以先行检查看看是否有满足工作需要的,可以直接点击应用。如果没有,就点击左下角的“新建样式”按钮,以便新建满足工作需求的样式。
3、在新建样式对话框中,可以设置字体、大小、颜色、粗体、斜体、段落等等,设置好后,可以输入该样式的名称,方便以后查找应用,都确定之后,点击确认即可。这样就完成了样式的新建了。
好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。
一. 快速套用现有标题样式
1. 编辑完成后套用样式
这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。
2. 编写文件时套用样式
这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键
1) 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,如图2位置1
2) 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令,如图2位置2
3) 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可,如图2位置3
4) 以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键
而这时,我们就可以在每录完一个标题后,按下快捷键快速设置该标题的样式了。
二. 快速修改同级标题样式
不过,刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的。
1. 手动更新同级标题
首先,按照自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮(如图2位置1),执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。如图3所示
2. 自动更新同级标题
而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便。
同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单钮,执行“修改”命令。然后,在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点击“确定”按钮。
这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上,操作更加方便。
好处二. 快速在文档中定位
Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外,还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。
使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧,如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航页面一样方便。
好处三. 方便生成文档目录
不过,上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。
一. 快速建立目录
1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令,弹出“目录”窗口
2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”,然后点击“确定”按钮
3. 此时,文章的开头便会自动生成一个目录,如图6所示。而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”。
不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。
【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令,这一般是由于用户没有默认安装此功能所致,此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令,在弹出的窗口中再选中“插入”类别,然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项,将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示
二. 快速更新目录
随着编辑的深入,有时我们可以会对文章添加或删除一些段落,这样就可能导致目录的页码与实际位置不符,此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单,只要先将鼠标定位于目录之中,然后右击并执行“更新域”命令,再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可,这时Word会仅更新目录中的内容,达到快速更新目录的目的。
写在最后
写到这里,关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了,不知您有没有豁然开朗的感觉?其实,在我们的Word之中,还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能,正确地了解并掌握这些功能,可以帮助我们更快更好地完成文档的编制,希望今天这篇文章能够抛砖引玉,让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”,提高自己的工作效率。
http://www.cfan.com.cn/school/office/word/2006-11-01/1162376482d21801_4.shtml
Word本身就提供很多样式,你也可以自己设置,不过是用之前你要看好其中的字符和段落设置是否符合你的要求,然后通过选择确定其中的设置。选定要排版的文本,然后再选择要使用的样式就行了。
http://www.xuezhishi.com/soft/Office/Word/
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