关于物料编码问题

关于整理物料编码中遇到的EXCEL问题~

你好，如果产品代码是唯一的，可使用VLOOKUP函数。
VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，它与LOOKUP函数和HLOOKUP函数属于一类函数，在工作中都有广泛应用，例如可以用来核对数据，多个表格之间快速导入数据等函数功能。功能是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值；与之对应的HLOOKUP是按行查找的。

一、前言

物料编码对于制造产业而言,是一项非常专业而艰巨困难的工作,许多企业曾经重复三次/五次修改物料的编码原则,仍然认为公司使用的物料编码技术有许多问题或困难,但却又似乎找不到更好的解决方案。尤其,编码规则订定容易,但是订定的好或不好,却会影响整个公司的营运效率,因为料号只要编订一次,但是一旦料号编订之后,每天公司的研发、制工、营业、生管、物控、采购、品管、仓管、制造、外包、成本、售后服务、进出口……等部门的数十人、数百人、数千人或数万人的员工,都要使用这个物料编号来工作,这个影响企业经营绩效的层面是非常重大的。

物料编码一旦出错,后续修改也相当的困难,所以物料编码相当于大厦的地基,一开始就应该务必正确,或应该花更多的时间在上面。物料编码的正确/成功与否,是整个PDM/ERP信息化的基石。

为了协助许多在物料编码上发生困扰的企业找到解决方案,我根据多年来辅导企业经营管理和企业全面信息化的经验,希望能帮助客户从根本上解决物料编码问题。

二、如何判断物料编号规则订定的合理与否

在编订物料编号的时候,必须先思考下列几个关键问题:

1、高效性:

既然物料编码是企业内部几乎每一个部门的每一个人员每一天的工作都要处理无数次的事项,如何让每一个使用者快速有效率的查询、输入物料编码,对经营成本和效益是一个至关重大的事件,高阶经营主管不能不加以关心,并且必须对物料编码原则加以明确的下决策,以确保公司所使用的物料编码是相当具备效率性的做法。

2、易学性:

一个企业的员工是会不断流入,也会不断流出的,规模越大的企业,人员流进流出的数量当然会比较多,如何让新进员工在到职后的最短时间内完全掌握状况,将可以避免人员因为工作交接上的失误所造成的损失。如果能够让新进员工减少记忆的事项,让学习曲线缩短,却又能够把工作做得很好,这种物料编码原则将会是一个比较好又合理的管理制度。

3、扩充性(成长性):

一个企业的规模是可以不断成长扩大的,不仅是在人数上的成长扩大,厂别会扩大增加,营业所或办室处会扩大增加,子公司也会扩大增加,产品类别会扩大增加,事业处别会扩大增加,公司跨越国家的投资也会扩大增加,当一个制造产业的物料编码规划人员,就必须要为公司长远的扩大发展做思考,如何在企业发展到像飞利浦或奇异(GE)的规模的时候,您的物料编码原则仍然是一个有效的编码制度。

4、明确性:

物料编码原则必须订定得非常严谨,避免不明确的编码规则,例如有许多公司在编码规则里订定一个:“其它类”,这种不明确的编码原则会制造许多日后工作上的困扰。又如:“包装类”,这也是一种模糊不明确的编码规则,到底是纸箱、隔板、保丽龙、塑料袋、卷标、说明书、保证书、内标、产地标、栈板、木箱……等,应该一项一项明确区分订义出编码原则。毕竟纸箱和卷标一定有不同的编码规则,不应该合并在同一种大分类里。

5、可分析性:

物料编码不仅仅是在每个部门的日常工作上会使用到,还必须要在高阶主管和中阶主管的经分析管理体系中应用到。包括:BY 产品类别、BY机种(机型或Model No)、BY用途别、BY物料类别、BY产地别、BY产品家族……等。如何规划料号编码规则,以及相关物料基本资料的数据结构, 确实是一门非常重要的学问。

三、物料的定义和包含的范围

所谓物料,包括了:原材料、间接物料、制成品、半成品、商品、维修零组件……等用于直接投入产品生产制造,或间接辅助生产制造,或是用于营业部门销售的产品,或是用于厂内机器维修用途……等物料。除了上述物料项目之外,一个产业所会使用到的:图号、固定资产、模具、工具、治具、夹具、网版……等等,也都会牵涉到编码的问题,其编码的规划原则都是相同或类似的,我们在此先对于所有公司生产营运上使用到之物料的定义加以说明如下:

1、原材料:是指从供料厂商购买取得之货品,而且必须是要投入车间(生产线)加工制造之后,才能产生另外一种产出品,再可以进行出售的原始货品。例如:纺织业使用的纱,注塑成型业使用的ABS塑料,电子业使用的IC半导体,化工业使用的硝酸……等。

2、间接物料:是指从供料厂商购买取得之货品,但是间接用于生产制造之用途,或是因为其成本价格太小,在制造成本中根本无法/也不需要表达的货品。例如:手套、打包袋、去渍油、润滑机油……等。

3、制成品:经由公司厂内自制,或经由委外加工完成之最终产品,可供销货之完成品。

4、半成品:经由公司厂内自制,或经由委外加工生产之未完成货品,可以再经由生产领用,或外包领用的作业,继续进行生产加工之货品。

5、商 品:直接向供货厂商订购,不需要经过生产加工过程,即可直接销售之货品。

6、受托加工品:客户因为委托加工而提供进厂的物料,因为该类物料并非公司采购之原材料,必须另行编码控管。

7、维修零组件:用于保养或维修机器设备,厂房设施而使用之零组件,或备品,而非用于直接生产的物料项目。

8、固定资产类物料:在请购/采购/验收过程中,尚未编订固定资产编号之前,固定资产类的物料是否有需要编码 ? 又该如何编码 ?

9、费用类物料:日常在公司或工厂内部会使用,或消耗掉的物料,属于费用类的项目,是否有需要编码 ? 又该如何编码 ?

物料编码原则及规则
编码前言
基本上有需要建立料号的料品，就是必须要控管的物品。有几种不同属性：A—成品、F－附件、S－半成品、M－物料、R－原材料。至于机械器材(如生产用机具)、零件(如卷尺)、机器耗材(如皮带)、生产耗材(如手套)，是否要建立料号管控，则是看企业主要掌控的程度多深入。实际上，只要是要由开立“采购单”所购入的物料，都要建立料号。料号的建立必须要依循一定的规则，若只是流水编号，而无任何的规则可循，则导入任何系统化管理其实并无太大的实用性可言。
料号建立有一些情况必须要列入考虑：料号内容、料号长度、是否重复。
(一)料号内容：在看到料号时，希望能得到什么样的信息内容，如料号属性、客户或供应商、尺寸规格、重量、建立日期、版本、是否为自制或采购、是否为委外料件…等。至于要选择将哪些信息放入料号，则是依照业主自行判断重要性去选择。
(二)料号长度：因为料号长度主要是避免重复性，若是5码就能选定自己所需要的料号，设定10码20码位则只是补充料品信息。否则建立长度太长，反而会让人员操作时，无法清楚快速辨识料号造成困扰，而拖慢整理工作效率。
(三)是否重复：这问题最常见的在于料品A与料品B制造出A'，常常会发生A与A'料品编号相同，造成逻辑上运算的错误存在，在原物料进出的掌控上也会发生相当大问题。所以在建立料号时，每一个料都应视为完全不同的独立个体，给每个料独立拥有的一组料号，让每一次的进出使用都能完全的掌控。
建议订定编码原则：1.依产品属性；2.建议编码长度15码内。
编码的意义
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：
Ø 增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
Ø 提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。
Ø 利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
Ø 降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
Ø 防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。
Ø 便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
编码的原则
物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：
l 简单性
2 分类展开性
3 完整性
4 单一性
5 一贯性
6 可伸缩性
7 组织性
8 适应电脑管理
9 充足性
10 易记性
一、简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分 ，这种分类展开也称为多级分类。
二、分类展开性
物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，
三、完整性
在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。
四、单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。
五、一贯性
物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。
六、伸缩性
物料编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。

七、组织性
物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。
八、适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号。
九、充足性
物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
十、易记性
在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。

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闻喜县15611791379： 什么是物料编码? - ？
言彼彤可：[答案] 答:物料编码是编码体系中最为重要也最为复杂的,它是数据库建立的基础.编码原则同样应该是简单.依据简单原则可以追寻的编码线索:现存编码;顺序编码;赋义编码. 现存编码在企业当中是一种现存的编码资源,但是同一物料在企业中可能存...

闻喜县15611791379： 物料编码的原则 - ？
言彼彤可： 一.编号应该反应分类 编号如能反应分类,则在打印报表时,同类之资料才会被汇总于一处,将方便被比较或汇总.分类之一般原则是大分类号在前,小分类号在后,依序排列.例如编号时,可以第一、二码表示大分类,第三、四、五码表示中...

闻喜县15611791379： 什么是物料编码? ？
言彼彤可： 、物料编码有时也叫物料代码(ITEM NUMBER or PART NUMBER),它们是计算机检索物料的依据,为ERP系统运行所需的所有物料编码是ERP最基础的工作. 物料编码是计算机系统对物料的惟一识别代码,类似每个公民的身份证.物料编码主文件含有以下信息: 1.物料的技术资料信息. 2.物料的库存信息. 3.物料的计划管理信息. 4.物料的采购管理信息. 5.物料的销售管理信息. 6.物料的财务有关信息. 7.物料的质量管理信息.

闻喜县15611791379： 物料编码的相关问题!! - ？
言彼彤可： 不建议用全字母和字母+数字的方式进行编码 这样会给以后的文职人员输入带来麻烦 效率很很低 全部用数字编码 输入时会快很多 就像财务人员用小键盘一样 可以试想一下 是字母输入快 还是数字输入快 字母+数字就更慢了 如果你对你公司的物...

闻喜县15611791379： 求助:关于物料编码问题？
言彼彤可： 一般来说,同一个物料,如果接收标准不同,就应给不同的物料编号.否则,很容易在相应的检验时使用不恰当的标准进行验收,使用时也可能混淆.

闻喜县15611791379： 我需要一套详细的物料编码规则,可以实际操作的,哪们可以帮帮我啊？
言彼彤可： 物料编码规则 说明:以物料的编码为主线讲解编码的原则,但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其它需要编码的任何项目等. 一、物料编码的意义 物料编码是...

闻喜县15611791379： ERP系统物料编码原则是什么? - ？
言彼彤可： 大多数的ERP系统采用的是等级形式的分类编码,例如003.01.1770.004.这种编码运用了成组技术,按照物料的规格、特性、使用情况等相似性,把物料分门别类. 分类编码之所以在ERP系统中被广泛应用,是因为它具有很大的优点.易维护...

闻喜县15611791379： 公司准备上ERP,咨询物料编码方面问题 - ？
言彼彤可： 不知您公司是用的哪个公司的ERP,建议采用条形码管理方案,使用“独立码”条码属性:1、采用物料分类管理,使用通用物料名称,每种通用物料设唯一物料编码,如雕塑类通用物料A编码为001;2、据订单或计划单或加工成形或生产下线后选择001物料,录入数量等信息,生成独立条形码并打印;3、当前这个独立条形码便跟着这次通用A物料运转;4、剩下的就是通过扫描或输入独立条形码进行结存查询与进销追踪了.希望对你有帮助,要是把公司具体业务流转说清楚些可能会更好

闻喜县15611791379： 仓库里的物料编号是指什么 ？
言彼彤可： 仓库里的物料编号是按照物料的类别编制的号码,是建立库存帐簿的基础信息.有了物料编号就方便登帐和码放、查找物料.

闻喜县15611791379： 关于物料编码规则 - ？
言彼彤可： 当然是一物一码.也就是说相同种类相同规格的物品一个编码.举例来说:DN50的管子与DN25的管子虽然都是钢管,但是编码必须不能一样.否则,按照编码买回来的管子很可能不能用.网上已经有现成的解决方案了.在百度搜索 通用材料编码.