纸质档案数字化处理的基本程序与方法

档案数字化具体流程是怎样的？~

档案数字化，核心操作流程，超详细讲解带你了解数字化操作

一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3、数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4、 过程管理1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1 目录数据准备2 拆除装订3 区分扫描件和非扫描件4 页面修整5 档案整理登记6 装订四、档案扫描1、扫描方式1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。2、扫描色彩模式1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。3 、扫描分辨率1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。五、图像处理1 、图像数据质量检查1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。六、图像存储1、存储格式1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。2）提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。2、图像文件的命名1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。2、档案著录按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。八、数据挂接1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。九、数据验收1、数据抽检1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2、验收指标1）目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。2）一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。十、数据备份1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。3、数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。十一、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

纸质档案数字化处理的基本程序与方法
（一）建立标准，完善制度
　　应制定档案数字化的标准，完善其相关制度，创建科学合理的数字化管理体系。在开展数字化工作前，档案馆应将相关标准进行了解并遵循，与实际状况相结合，与合作公司进行协商，一起制定出一套完整的规章制度，为数字化工作开展的顺利进行做坚实的保障。在工作的过程中，及时对相关标准及制度进行宣传，并严格遵守与执行。待全部数字化工作完毕后，根据相关标准，进行验收，确保数字化建设的质量。根据相关数字化的成果利用制度，将数字化档案发挥其最大利用率，方便大众更好的为大众服务。
（二）精确定位，完善流程
　　建立数字化档案时，应从使用方便性、档案的安全性以及成本效益的角度作为切入点，体现出高经济、高效率、高科技文化的价值，将需求量大且利用率高的档案优先进入数字化档案处理。开展纸质档案数字化管理，可将流程管理的理念及方式引入，将每个过程都进行整体的优化设计。将纸质档案数字化融入到流程化管理中，完善流程管理制度，使用流程管理的方式施行对档案数字化过程的控制，将纸质档案数字化的工作效率有效提高。有效控制流程能促进纸质档案数字化成果走向标准，同时有助于整合数字化档案信息。
（三）技术保障
　　主要目标就是实现纸质档案数字化，同时将数字化档案的成果有效利用。在进行纸质档案数字化的过程中，可采取以下基本措施，降低技术问题带来的困扰。首先，建立纸质档案数字化一定要遵循制定的相关标准，保证技术操作根据相关规范进行以及共享数字化结果。其次，在选用存储数字化信息系统时，应选择主流且成熟的技术，避免选用新研发出来的且尚未统一的以及以及被淘汰的设备，以保证数字化档案具有有效和共享的功能。最后，纸质档案数字化完成后，定期请技术人员做技术跟踪，存储设备要定期进行维护与更新，以免有数据丢失的情况发生。
（四）高利用率，提高效益
　　创建纸质档案数字化的主要目的是进行利用，在创建的过程中，对数字化档案的网格化建设加强，使数字信息能够真正的存在与网络环境里，发挥其应有的加之，为社会提供方便的同时，提高效益。
（五）培养技术型专业人才
　　高技术型数字化的人才在建立纸质档案数字化里有着举足轻重的地位，是确保数字化工作有效快速进展的主导人物。在创建过程中，档案馆应号召职工学习相关知识、培养相关技能，提高工作能力。尽一切努力培养出一个档案信息化建设的高标准人才，确保纸质档案数字化的工作能够顺利的高效进展。

档案数字化，核心操作流程，超详细讲解带你了解数字化操作

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

纸质档案数字化处理的程序
前期档案整理
　　档案借出
　　从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。
　　目录数据准备
　　按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统著录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。
　　拆除装订
　　在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
　　页面修整
　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
　　档案扫描
　　扫描方式
　　（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
　　（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。
　　扫描色彩模式
　　（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　　（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
　　（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
　　（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。
　　扫描分辨率
　　（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
　　图像处理
　　图像数据质量检查
　　（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
　　（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
　　（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
　　（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
　　纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
　　（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
　　（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
　　（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
　　（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
　　图像存储
　　存储格式
　　（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。
　　（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。
　　图像文件命名
　　（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。
　　（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。
　　数据挂接
　　将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

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种振巨和： 一、拆卷 1、检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确; 2、拆开案卷,将案卷背面的封条小心撕干净,剪开装订线; 3、将案卷内页一页页分开,对特殊页做出标识提醒扫描人员注意; 4、取掉案卷中金属物;...

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种振巨和： 当然累了,这还用问.