秘书常规工作的基本特征
秘书部门是领导机关和机关主要负责人实施领导、进行管 理的“枢纽”和“调控中心”。领导与管理行为,是指在一定的体 制下的领导与管理者的活动。领导与管理行为的综合效应的 产生,必须包括四个环节:决策———执行———监督检查———信息反馈。
秘书部门主要是在这四个环节上充分发挥全能助理作用。在领导决策前,秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种 信息,为领导提出多种可供选择的意见、方案;在领导决策中, 秘书要组织力量,积极大胆地参与论证,协助领导做出符合实 际的科学决策。
在决策后的执行过程中,秘书要分两步进行全能助理:首先,必须及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑 的思想,进一步深化、细化、具体化,以便最后形成实施方案,以 便通过拟制文件、组织会议贯彻等手段,把领导的决策输送出 去,使决策得以实施。第二步,要对决策的实施进行全面的催 办查办。督查中,不仅要善于通观全面,随时掌握进程,针对薄 弱环节,打通阻塞关节,以协调各职能部门的行动步伐,而且要 善于跟踪信息反馈,以便于协调领导与管理者及时了解情况, 修正、调整、完善决策方案,直至这项决策顺利完成为止。在整个决策程序中,秘书工作的职责,不仅要求为领导与管理者提 供准确、真实而有价值的信息,拿出使领导与管理者满意的意 见、方案,而且要全力以赴协助领导与管理者使决策付诸实施; 不仅要积极主动监督各职能部门“做没做”,而且要深入检查 “做得怎么样”,特别要高度敏感地竭力去捕捉住那些带苗头 性、倾向性的问题,从怎样正确执行领导决策的角度,提出纠正 偏差和失误的建议,及时会同有关部门磋商办理,涉及重大问 题,应如实报告机关主管领导。这一切自始至终贯穿着、体现 着秘书工作的全能助理性。 如前所说,政治性、从属性、事务性等,都是秘书工作同党 政工作、领导工作和上下左右职能部门工作的关系属性。这些 关系属性,并非本质属性,因为它们不是秘书工作所独有的。 由此看来,只有全能助理性,才比较客观地全面准确地概括了 秘书工作的基本特征。
案例:
刘英大学毕业后到企业搞财务工作,一干就是三年。她爱岗敬业,专心干本职工作,按时上下班,独立工作能力较强,已被领导作为业务尖子培养,被人力资源部的绩效考评评为工作绩效显著的先进工作者。她性格内向,不善交往。工作时十分专注,很少顾及其他问题;生活中受到父母无微不至的关爱,业余时间除了看看书,写点小文章,其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章,认为她文字功夫好又积极肯干,将她调到办公室当秘书。但干秘书工作半年多,刘英感到很不适应,处处不顺手;领导和同事也不满意。
分析:
刘英的个性:内向、父母的溺爱形成依赖性,不善交往的个性不适合外交方面的工作。
财务工作和秘书工作性质是完全不同的,财务工作要求认真仔细、在个性上没有特殊的要求,分工很明确,有负责内部和外部岗位的财务工种,内向性的性格适合刘英这种个性。秘书工作性质是外交能力强,善于对灵活发生的事件进行调节,处事风格伶俐,执行性强,文字功夫要求也很高。
刘英在财务工作方面很有优势,但并不代表她能在秘书工作也能干出色,由于第一条中分析她的个性是非常不适合干秘书工作的,在秘书工作性质要求中她只适合文字功夫这一点,而应对突发事件和灵活性方面就差的太多了,不适合干此职业,才会产生“很不适应,处处不顺手;领导和同事也不满意。”这种现象的发生,所以在用人方面,该单位应该应才适用的方法才行。
1、机要性与群众性相统一。
2、综合性与专业性相统一。
3、秘书工作又有它的专业性。
4、秘书工作是综合性与专业性的辩证统一。
5、秘书工作是事务性与思想性的对立统一。
6、秘书工作既有被动性的一面,更有主动性的一面,是被动性与主动性的辩证统一,秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性,看不到秘书工作的主动性,是一种片面的认识。
一、机要性与群众性相统一
秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词,就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”,俄语中的“ceKpemapB”(秘书)一词中的词干“cekpem”,它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似,恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为,秘书工作是辅助领导工作的,而各级领导中枢都是机 密核心,秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关,秘书人员在领导身边工作,必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书,掌握很多重要情况,机要性更强。革命战争年代,我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部,担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书,为我党我军提供了大量重要情报,为保护党中央的安全,夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门,秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争,实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现;在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此,古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重,要求政治上绝对忠实可靠,有高度的保密观念,严格的保密纪律,严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的,专门制定颁发了机要秘书工作的规定,任用前要进行政治审查,任用后要经常进行保密教育,都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门,是一个核心要害部门,秘书人员在领导身边工作,机密知道的比较多。所以,办公厅工作人员要有政治上的警惕性,要注意保密,遵守保密纪律。
但是,也必须看到,秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心,是联系各方面的桥梁和纽带,其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制,许多决策的实施,都直接涉及群众的切身利益,必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中,秘书人员必须密切注意信息反馈,倾听群众呼声,才能纠正可能出现的偏差,防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的,也是为群众服务的。这种服务既有间接性,也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的,因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信,接待群众来访,进行调查研究,协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说,秘书部门是机关的“窗口“和“门户”,也是从这个意义上说的。因此,秘书人员必须树立群众观念,密切联系群众,关心群众的疾苦,及时向领导反映群众的心声,成为领导联系群众的桥梁,而不是横在领导与群众之间的一堵墙。
秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系,二者相互依存,相互结合,不可分割。如果只看到秘书工作的机要性,而忽视秘书工作的群众性,把自己完全封闭起来,拒群众于干里之外,就会割断领导与群众的联系,脱离群众,造成信息不灵,情况不明,滋生官僚主义和衙门作风,损害领导机关的形象和威信;反之,如果只看到秘书工作的群众性,而忽视秘书工作的机要性,就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕,内外无别,泄露机密,给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失,其后果不堪设想。因此,秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系,既要始终坚持密切联系群众,又要时刻注意保守机密。但是,就秘书工作的个性特征而言,机要性是它的主要方面,因而,当保守机密与联系群众发生冲突时,应把保密放在首位。
二、综合性与专业性相统一
秘书部门不是领导机关的专项业务部门,而是机关的综合部门。因此,秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛,具有突出的综合性,包括起草综合性的文电,提供综合性的信息,进行综合性的调研,处理综合性的事务,综合各部门的情况,办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性,更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括,使之由个别上升到一般,由现象深入到本质,总结出带规律的东西,这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上,都必须总揽全局,预测发展,统筹规划,综合协调。各级秘书部门和秘书人员,作为各级领导的参谋和助手,这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看,任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合,才能形成合理的机关结构,而且机关层次越高,业务部门越多,越需要加强综合协调工作,以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念,立足领导工作全局,站在领导者的角度观察、分析和处理问题,提出参谋建议,做到不在其位,当谋其政;必须具有较宽的知识面,成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”,以适应领导者驾驭全局的需要;必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力,才能做好秘书工作。
另一方面,秘书工作又有它的专业性。这种专业性,主要是秘书业务的特殊要求,例如,秘书工作要求秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平,有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力,熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识,会操作现代化办公设施等等,要达到上述要求绝非易事,非进行专业训练不可。现代管理的科学化对秘书工作的专业化要求越来越高,过去那种“万金油”式的秘书模式,已不能适应现代秘书工作的需要。秘书工作作为一种特殊的社会职业,不是什么人都可以从事的工作,必须进行正规的专业培训,进行严格的专业考试,才能取得秘书资格。我国改革开放20年来,之所以对秘书人才的培养越来越重视,许多高等院校开设了秘书专业,国家自学考试中心还开设了秘书本科专业,国家劳动和社会保障部将在全国实行秘书职业资格证书制度,都是为了保证秘书专业人才的培养质量。秘书工作的专业性,还体现在不同行业的秘书,必须熟悉所在行业的专门知识。例如,党委秘书必须熟悉党务工作知识,行政秘书必须熟悉行政管理知识,军队秘书必须熟悉军事知识,企业秘书必须熟悉企业管理和商品经济知识,涉外秘书必须熟悉涉外法律和外贸知识,等等。秘书对行业知识越精通,工作起来越得心应手。否则,“隔行如隔山”,秘书不熟悉行业知识,就无法做好综合工作,更难以发挥参谋作用。
秘书工作是综合性与专业性的辩证统一。综合性是它的主要方面,专业性则是它的次要方面。二者是相互渗透,相辅助相成的。秘书人员的专业知识越丰富,越全面,总揽全局的综合能力也就越强;秘书人员的综合能力越强,对全局了解得越透彻,也更有利于他对专业知识的掌握。二者是相互结合,相互促进的辩证统一关系。这一特征要求秘书人员一定要处理好“博”与“专”的关系,既要有较为广博的知识面,力求成为“专业通才”,又要精通秘书业务,力求成为“秘书专家”,只有这样,才能适应秘书工作的需要。
三、事务性与思想性相统一
秘书部门是各级领导的办事机构,协助领导者处理日常事务,保证领导和机关工作的高效运转。秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的,大致可分为四类:第一类是日常程序性事务,第二类是临时偶发性事务,第三类是领导交办性事务,第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点,但又渗透着极强的思想性。例如,文件校对工作,如果稍有疏忽,错校一个关键的字,文件印发出去,就可能造成重大的政治影响;会场布置工作,如果摆错主席台领导人座位,录相放出去,或照片发出去,就可能会引起各方面的猜测;办信接访中,哪些信应送领导同志阅,哪些人应由领导同志出面接谈,都具有思想性。人们常说“秘书工作无小事”,指的就是事情虽小,但是如果处理不好,造成的影响却很重大。因为秘书工作中的事务与领导政务密切相联。秘书工作的事务性是由秘书工作产生的基础和根本目的所决定的。秘书工作是适应领导工作需要而产生的。领导工作有政务和事务两大部分内容。由于领导工作日趋复杂化,而领导者的精力十分有限,迫切要求领导者把主要精力用于政务工作方面,集中精力思考和研究宏观决策问题,而把事务性工作交给助手--秘书人员去处理,以减轻领导者的工作负担,提高领导工作效率。“秘书是领导的助手”,正是从这个意义上说的。尽管随着时代的发展,领导者越来越重视发挥秘书工作的参谋职能,但这丝毫不意味着秘书工作可以弱化处理事务的职能。无论秘书工作怎样发展变化,处理事务始终是它的基本职能之一。这一特点要求秘书人员必须从提高机关运转效率的高度,充分认识事务工作的重要性,正确处理事务与政务的辩证关系,从处理事务入手,达到参与政务之目的;必须培养勤奋、刻苦、细心、耐烦的作风,克服懒惰、怕苦、粗枝大叶的作风,不断改进工作方法和手段,努力提高办事效率。
另一方面,秘书工作又具有很强的思想性。这是因为,秘书机构不仅是一个办事部门,还是一个重要的参谋部门,它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如,在领导决策前进行调查研究,综合情况,提供信息、方案和其他决策依据;在决策形成过程中起草文电,将领导决策形成文字信息,化为切实可行的政策和措施,以便贯彻落实;在决策实施过程中督促检查,收集反馈信息,作为修正决策的参考,以辅助领导正确决策。所有这些工作,都渗透着极强的思想性。我们说“秘书是领导的参谋”,正是从这个意义上说的。在改革开放的新形势下,领导决策科学化、民主化进程不断加快,秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要,秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,努力提高思想理论水平;必须认真学习党的基本路线和各项方针政策,努力提高政策水平;必须学习和研究秘书参谋理论和方法,培养宏观思维能力,“议大事,想全局,懂本行”,努力提高谋略水平,紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作,搞好秘书服务,坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。
秘书工作是事务性与思想性的对立统一。首先,二者是相互渗透的。一方面,秘书工作在整体上具有极强的思想性,但就局部而言,即使是思想性很强的工作,也或多或少地带有事务性。另一方面,秘书部门日常平凡的事务工作,又无不具有内在的思想性。其次,二者是相互影响的。事务性是秘书工作的基础性工作,思想性主要是在处理事务中体现出来的,离开事务性工作,秘书工作的思想性就失去存在的基础和本体;思想性是秘书工作的灵魂和“内核”,是做好事务工作的关键所在,离开思想性,秘书工作就失去方向和目标,办事效率不可能高。第三,二者是有主从关系的。在秘书工作中,思想性是主导方面,事务性是从属方面,但我们决不能因此而忽视事务工作。一个优秀的秘书工作者,必须对事务工作有这样的思想准备:不怕繁杂,不嫌琐碎;又要充分认识事务工作中蕴含的思想性,在具体的事务工作中突出思想性。只有这样,才能充分发挥参谋和助手作用。
四、被动性与主动性相统一
秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面:第一,作为领导者的参谋和助手,秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事,不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议,但在行动上必须坚决服从领导,奉命行事,不得我行我素,在这个意义上说,秘书是处于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门户,随机性的工作较多,事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排,但往往变动性大,随机性强,临时应付多,从这个意义上说也是被动的。
我们承认秘书工作中的确存在着被动性的一面,但并不是说被动性就是秘书工作的一个特点。事实上,许多工作都存在着被动性的一面,被动性并非秘书工作所独有。被动性与主动性,是指秘书工作主体自由度的大小而言的,因而把被动性作为秘书工作的特点之一是不科学的。秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约,但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。例如,秘书人员应当善于领会领导意图,紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向;应当具有超前意识,增强工作的预见性和计划性;应当勤于动脑,多思善想,积极主动向领导提出工作建议;应当注意各种情况和资料的积累,随时掌握准确、全面、有用的信息,等等,所有这些,都离不开秘书人员的主动性。秘书工作实践反复证明:哪个单位的秘书人员积极主动,工作活跃,哪个单位秘书工作的职能作用就发挥得好,就能得到领导的褒奖和机关的信赖;反之,哪个单位的秘书人员消极被动,疲于应付,哪个单位的秘书工作的职能作用就不能得到有效发挥,就不能适应领导工作的需求。“有作为,才能有地位”,这句话道出了秘书工作的真谛。马克思主义认为,人类区别于其它动物最根本的特征,就是人具有主观能动性。人类不但能动地认识世界,而且能动地改造世界。作为秘书工作主体的人,只有充分发挥主观能动性,才能适应领导工作的辅助需要,产生重要的影响。例如,秘书人员在纷繁的信息中筛选出重要信息,常常成为领导决策的重要依据;秘书及时收集、分析反馈信息,可以帮助领导纠正工作偏差;领导决策后,秘书要提出实施方案经领导批准后下达,整个机关才开始行动,从这一点上说,秘书的行动往往是机关一系列行动的开始,因而是主动的。
综上所述,秘书工作既有被动性的一面,更有主动性的一面,是被动性与主动性的辩证统一,秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性,看不到秘书工作的主动性,是一种片面的认识,这种错误认识必然导致秘书人员把自己完全置于被动应付的地位,满足于领导叫干什么就干什么,工作中遇到什么就办什么,没有半点主动性,是肯定做不好秘书工作的。另一方面,如果不承认秘书工作有被动性,无限夸大秘书工作的主动性,秘书人员就有可能离开自己的辅佐位置,摆脱领导意图的控制,产生越权行为,同样会导致秘书工作的失败。正确的方法是,秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图,执行领导指示,又要充分发挥主观能动性,创造性地贯彻领导意图,力求从被动中争取主动,不断开创秘书工作的新局面。只有这样,才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中,主动性是它的主导方面,是决定秘书工作成败的关键因素。因此,秘书人员必须充分发挥主动性。
五、经常性与突击性相统一
秘书工作既有经常的常规性工作,又有临时的突击性工作,形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。
所谓常规性工作,既包括经常出现、反复进行的工作,如办文、办事、办会、办信、接访等;又包括周期性的工作,如年初的计划,半年和年终总结,重大节日领导活动安排等。常规性工作往往事先有预见,有计划,执行有依据,秘书部门内部分工较明确,秘书人员只要各司其职,各负其责,按章办事,就能保证机关工作正常运转。秘书做好常规性工作,有利于提高领导机关的整体工作效能,使整个机关像一部机器有效运转。秘书部门应注意各项常规性工作的连续性,作好妥善安排,定期向领导汇报情况。还应注意在常规工作中总结经验,积累资料,探索特点和规律。特别应保持对新事物的敏感,善于从常规工作中发现新情况,研究新问题,提出新办法,切忌因循守旧,固步自封。
所谓突击性工作,一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书突击处理的事项,如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件,必须刻不容缓地突击处理;另一方面,也指秘书临时完成某项突击性任务,如临时受命调查某一事件,为临时决定召开的会议准备材料,向突然到来的上级视察人员提供有关资料,等等。所有这些,秘书必须按照领导要求突击完成,不得延误。处理重大突发事件,要求秘书人员胆识兼备,善于应变,既要迅速敏捷,又要沉着冷静;完成突击性任务,要求秘书人员具有过硬的素质,吃苦的精神,顽强的作风,快速的时效。总之,做好突击性工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。
在秘书工作中,经常性是它的主导方面,突击性则处于次要的从属地位。二者相互联系,相互影响。秘书工作者既要连续不断地处理经常性工作,又要能够应付突如其来的复杂情况,这是很不容易的。实际上,经常性工作与突击性工作之间有着内在的联系。如果秘书人员对各项常规性工作的处理富有经验,得心应手;对各类问题的背景材料烂熟于心,了如指掌;对办事的各种渠道早已沟通,一呼百应,一旦遇到突发事件,就能从容应对。秘书做好常规性工作,并注意总结经验,积累资料,加强预测,就为完成突击性工作创造了条件;完成突击性工作,能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力,更有助于做好经常性工作。这就是秘书工作中经常性与突击性的辩证统一关系。
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封开县15970356096: 怎样理解秘书工作的本质特征和一般特征 - ?
苌邓天立: 秘书工作的一般特征,是指各类秘书工作都具有的,但又不同于其它工作的特征.一般特征不同于本质特征.秘书工作的本质特征决定秘书工作的一般特征;秘书工作的一般特征反映秘书工作的本质特征. 秘书工作的本质特征只能有一个,秘书工作的一般特征可以有多个.揭示秘书工作的一般特征,既有利于进一步认识和把握秘书工作的本质特征和规律,也有利于全面认识秘书工作的特征,有针对性地做好秘书工作.
封开县15970356096: 秘书工作的三个特点分别是:机要性、辅助性、综合性. 可以告诉我这三个特点里每个的案例吗? - ?
苌邓天立: 机要性、辅助性、综合性主要从秘书办文、办会、办事三个方面来说的. 一、机要性 主要指办文.就是指十分重要,要注意抓紧时间,注意传递程序,注意保密措施. 二、辅助性 主要指办事.主要是辅助领导工作,帮助领导理清工作、事物、甚至思路,让领导花最少的精力取得最佳的效果. 三、综合性 主要指各种各样的事情都要过问,党建的也要,经济的也要,工业也要,财务的也要.自己要具备这方面的知识,也要有这方面的调查能力.
封开县15970356096: 文秘具体是什么样的工作? - ?
苌邓天立: 文秘人员的主要工作 1、辅助决策工作 具体内容:决策是上司的责任,秘书不可替代,但是在上司决策过程中,秘书要发挥辅助作用. 2、信息工作 秘书必须建立自己的信息网络,保持畅通的信息渠道,必须善于广泛地从多方面收集信息,并对...
封开县15970356096: 简述秘书文字工作的特点?
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