ERP软件形成的档案材料如何归档管理

ERP 基础档案都有哪些关键作用 如何去管理好基础档案？~

基础数据，是系统使用的基石。
编码管理，定义有意义的编码规范，

这是你们ERP厂商的责任，对于集团企业，必须要首先制定编码规范，对于组织架构、人员、财务、物料、报表等方面进行规范。然后才能进行ERP上线实施。
你所说的物料编码只是其中一部分
如果你们刚上线，还可以补救立刻开始进行基础编码，从各级单位上报汇总，将有差异的物料进行规范，如果支持别名就设置别名。具体工作比较繁琐，需要一定的技巧，你可以找ERP供应商或者一些管理咨询公司协助进行
然后根据新编码对现有系统数据梳理后重新灌入，这个要求ERP供应商实施，由于使用时间短，还是比较好纠正的

ERP软件产生的档案包括供应商信息、客户信息、销售订单、采购订单、发票、付款单、库存记录等等。这些档案需要进行分类归档管理，以便日后查询、统计和维护。以下是ERP软件产生的档案归档管理的几个步骤：1.分门别类：根据不同的档案类型和用途，将ERP系统中所产生的档案进行分门别类，如采购单、销售单、库存记录、结算记录等。2.文件归类：根据文件的性质和主题，将其归为相应的文件类别，如报告、合同、发票、收据等。3.保密级别：根据的机密程度，将其分级管理，如商业机密、内部报告、公告通知等。4.文件编号：对每个文件进行编号，以便日后快速查找和检索。5.文件存储：根据不同的文件类型和保密程度，选择合适的存储方式，如电子存储、纸质存储等。6.权限管理：建立档案材料的使用权限，保证只有具有使用权限的人员才可查看和使用相关档案。7.档案备份：定期备份档案，以防意外故障或数据丢失等事故发生。总之，ERP软件所产生的档案需要进行规范的管理和归档，以确保其可靠、安全地保存和使用。

ERP软件与档案管理软件主要是实现归档数据的整合,简而言之,ERP系统中形成的具有归档价值的属性信息及电子文件都有必要归入到档案管理系统中来,比如生产形成的产品文档数据、销售订单信息、销售合同等通过接口程序转换到档案管理系统软件中来，相关信息转换到档案管理软件中再按照档案管理规则进行立卷整理。

所有的档案资料，ERP系统里面本来就是分模块 部门 人员整理的。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

“归档”是对必须保留，但是很少读取的数据进行的存储工作，ERP中本身是没有归档这个概念的，因为如果你不删除，基本上数据就会一直在那存着。而归档的一个重要概念就是，归档到不常用存储中的时候，原文件要被删除的。
例如，一个客户的数据是在不断变化的，那么我们系统中只会保留最新的数据，旧数据被覆盖掉了，这时如果企业对归档有要求，就要保留这个客户的原始信息，或者某一个特定阶段的信息，进行归档查询。
再例如，某些企业对财务数据要求七年归档管理，某些企业的员工信息正常只显示在职员工的信息，离职员工的信息就需要进行归档；在建项目存储在公司信息里，竣工项目信息要归档，设计没有通过审核的图纸也需要进行归档管理；
就是说，归档和备份是不一样的概念。企鹅41831248二

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