如何利用excel做轻量级的项目管理

如何利用EXCEL做轻量级的项目管理~

下载个模板，照着填写

Excel来做项目管理已经非常落后了，要想做好项目管理，推荐一款永久免费的项目管理软件：oKit，百度搜索下就有。

互联网产品或者软件类产品的项目经理通常使用project进行项目管理。但如果是一个不算太复杂的项目是否有更轻量级的工具或者方法呢？马克互联网分享的此文是一个产品经理临时充当了项目经理的管理心得，用excel进行轻量化的项目管理。嗯，话说excel是相当神奇的。之后我们将分享更多的excel使用技巧。

下面即是一个山寨的excel项目管理模版了～颜色配色大家可以忽略，这些都是次要且可以调整的。
Part 01: 任务分解
任务分解是成功项目管理的第一步。术语一般称为WBS。临阵磨枪，看了一些资料，放到这里，以便于大家理解。了解更多，请点击这里。
如何进行WBS分解:
目标→任务→工作→活动
WBS分解的原则:
横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。
纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。
WBS分解的方法:
至上而下与至下而上的充分沟通
一对一个别交流
小组讨论
WBS分解的标准:
分解后的活动结构清晰
逻辑上形成一个大的活动
集成了所有的关键因素
包含临时的里程碑和监控点
所有活动全部定义清楚
总之，无论是使用excel，还是使用project，或者是其他任何神马工具，任务分解是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。
任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：

任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的撰写，还是要尽可能定义清楚，是“确认”还是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一样的概念。
最晚开始与截至日期：这里没有用“时长”和“开始时间”，而是用了“最晚开始”和“截至时间”的组合，是因为，截至时间是每项任务经过最终的deadline加上讨论得到的每项任务的“时长”倒退得到的。所以，截至时间是每项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去“时长”得到的。但是最早开始时间我并不关注，他们什么时候都可以开始，但是我会根据这个最晚开始时间来发出提醒——根据你进行的资源评估，你再不开始就来不及了～
关联任务：设置前置和后置关联：对于任务之间的影响关系一目了然。A任务<：代表受前面A任务影响，若A任务不完成，我无法开始。>A: 代表本任务是下面A任务的前置任务，若本项任务不完成或有延迟，下面A任务会受影响。这个后面再细说。
当前状态：项目管理表需要每日检查，时时更新，并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然，并将延迟的任务重点标识出来。
负责人：每项任务都需要指定一个负责人，而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。
Part 02: 顺藤摸瓜的任务关联：

当犀利哥来找你说，我的任务的截止时间点我不能保证，我要延后2天，通过这个后置关联，你能够马上给犀利哥解释说，你的截止时间如果要后延，会导致你的后置任务即1.8无法如期开始，当我们在看1.8任务时，又会发现1.8若有延迟，会影响2.6无法正常开工……因此，若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。
Part 03: 花花绿绿的甘特图

虽然颜色是土了点，但是将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里，很容易为各种角色指定一个标志色。如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就对他的任务非常清楚。
——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。
在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

【心得】：
尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然，基本上不会出现空白的阶段，如果不受其他项目的影响，所有人的资源都在这张图里了。
尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行，除非是两个任务都是50%的资源投入，且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的任务时间，出现了并行，就是不太合理，需要被规避的。
使用不同的颜色来标注任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。
Part 04: 关键里程碑

所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。
Part 05: 强大的筛选功能
excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂的任务时，也能够游刃有余。
按负责人来筛选：

按当前状态来筛选：

Part 06: 冻结窗格，让软件更加像project
我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

Part 07：与Project相比的不足之处
尺有所短，寸有所短。更何况是一个山寨的项目管理工具了。
甘特图不能够自动生成，需要手动去填充颜色。每次去更改和调整时间，都需要去重新填充一下甘特图。
无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）
Part 08：如何制作？

这个问题是本篇文章的最简单的问题了，相信您比葫芦画瓢也能够画出来，说不定加入您的想法，会比我做出来的模版更好。
我的做法：
Step1：预留左侧6列
Step2：将其余列选择足够多，然后“右键”选择“列宽”，将列宽改成1.8-2.5之间即可
Step3：预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。
Step4：日期与星期填充，excel其实有强大的自动完成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

Step5：输入已经确认的任务分解结果，输入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图
Step6：适当美化，保存分享
另外，特别提出，软件和工具只是软件和工具，计划如果不在日常工作中时时检查，仍然就只是计划，不能真正发挥价值。excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel，便于你共享项目计划，但是依然要不断地进行“过问”，及时更新项目每项计划的进度，才能够真正发挥出项目管理的作用。
我还有很多遗留问题需要得到解决，比如：
1. 自动填充真实的日期（星期是已经实现了，但是日期到了30，31号不能够自动从1开始填充）
豆瓣好友“樱桃芭蕉”解决办法：在第一个日期的单元格（假设该单元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的单元格中输入公式=A1+1，然后横向拖曳即可。
同时为了使2010/12/01显示为“1”，可右键选择“设置单元格格式”，在自定义类型中输入d
2. 每次打开软件，将当日的列自动标注红色
豆瓣好友“樱桃芭蕉”解决办法：假设日期在A1单元格中，选择格式菜单中的“条件格式”，选择公式，然后输入= IF（A1=today（）,true,false)，将底色设置为红色即可（heidi目前没有实现整列标注红色，只是单个单元格标注成了红色，以后再研究研究～）
如果您觉得本文对你有用，并且也希望在项目管理里使用一下excel，欢迎不断分享你们的心得。欢迎多多拍砖交流～
(责任编辑：admin)
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