纸质文件怎么整理

如何整理办公室的档案资料~

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

最好叫他们打印的时候都把页脚的编号都打印出来，你依照编号弄很快的

纸质文件的整理方法：

装订是纸质文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

常见的装订方式有：

01

线装法

线装法是以棉线作为装订材料，对文件进行固定的方式。线装法主要有“三孔一线”装订和直角装订。“三孔一线”装订是一种传统的装订方法，是立卷档案普遍采用的装订方式。这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订，一般在文件左侧装订。直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状，以此固定文件，一般用于较薄文件的装订。

02

变形材料装订法

变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料，通过装订材料变形对文件进行加固的方法。常见的变形材料装订法是不锈钢订书钉装订。不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料，可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角进行装订。

在进行装订方式选择时，要考虑归档文件的保管期限和是否进馆等因素，永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。因线装法使用的棉线与纸质档案在材料上类似，从档案保护的角度看，线装是最利于档案长期保存的一种装订方式。

页数较少的归档文件，可以使用直角装订，文件较厚的，则要使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管的归档文件装订要求执行。其他定期保管的归档文件，装订方式可参照永久保管的执行，也可以使用不锈钢订书钉等装订，但应保证装订材料符合保管期限内的耐久性需求。

最近一些粉丝询问，如何进行证件，文件，说明书，宝宝资料整理，我就想到也许大家对文件整理存在最大的误区不是收纳整理，而是分类。 所以，谈文件整理最首先正视的是分类问题。 视频更详细，希望认真的看完哦！

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大同县18974284319： 如何整理归纳纸质文档 - ？
佴真斯林： 搜索到的知识往往零碎而杂乱,之前我一般会将这些零碎的片段保存在Word、Excel表单里,现在会使用印象笔记Evernote和网盘来存储文档资料.以下是我在学习和工作中进行文档资料归类整理所用的工具: 1) 思维导图——Xmind,...

大同县18974284319： 如何整理文档? - ？
佴真斯林： 第一是归类,第二编号,第三是登记编目录;归类可以按时间归类、按内容归类、按作者名称归类、按作者性别归类、按区域归类等等,只要找出相互关系既可,只要符合自己的查阅口味即可.编号,可以按序列编号,也可以按字母编号等等.归类好、编好号就可以做成目录,用超级链接,即可完成归档工作.

大同县18974284319： 一般单位办公室人员如何归档整理纸质文件,便于查找 - ？
佴真斯林： 按类型归大类,每大类下面再分细目,根据细目放置文件,比如会议纪要类细目成本分析会,日期12345,一目了然.

大同县18974284319： 日常办公中的待办的纸质文件管理 - ？
佴真斯林： 首先说纸质文件管理:好处:有据可查,特别是合同,档案等等这些,通常都会在有电子文件管理的情况下,同样有纸质文档管理. 作为凭证,纸质文件更具备法律性.坏处:1、占地方,文件多了,要专门的存储室 2、不易保存,时间长了,容易损坏.3、管理困难,查找不方便 4、耗费人力资源,要专门人员管理.在说电子文件管理:好处:1、统一管理,就是一台服务器就可以搞定 2、容易查询 3、权限控制,一劳永逸. 4、借阅方便 坏处:某些法律性文件,电子版保持不保险,通常结合纸质文档管理.总的来说,企业在做文件管理的时候,最好就是两种相结合,电子文件管理为主,纸质文档为辅,毕竟电子文件管理只是方便管理,不能完全代替纸质文件的功能.

大同县18974284319： 公司文件很杂乱,怎样分类最合适? - ？
佴真斯林： 文件分为2种,一种电子档的,一种纸质的;个人习惯不一,分类视个人工作决定,下面几点仅供参考: 行政、后勤、管理类: 1、电子档:按时间顺序建立文件夹,标明月份,一个月一份;里面分处理完成的,正在处理的,未处理的,结合事...

大同县18974284319： 文件如何分类,怎么归档 - ？
佴真斯林： 归档文件整理规则 1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法.? 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织.2 定义本标准采用下列定义. 2.1 归档文件? 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸...

大同县18974284319： 如何快速将纸质名片整理成 Excel - ？
佴真斯林： 如果你想把纸质名片整理成表格或者文档,就用扫描转换,然后编辑,如果是手机名片或者通信录,直接用手机助手导出就行.

大同县18974284319： 档案如何管理才是正确的 - ？
佴真斯林： 档案工作三个方面,收,管,用,首先是要养成良好的工作习惯,或者说有档案意识,形成的文件不要随意乱扔,集中统一保管,定期整理,最好每天都跟洗脸刷牙一样整理一下,无论纸质或电子文件,都应该有这个整理习惯;二是要有固定的地方装这些文件,现在一般都是文件办理完毕即时归档,归档的文件和可以销毁的文件应该分开放;三是要有条理地整理,按某种规律使文件有序化,一般按形成时间排序,简单编个流水号,一年一个流水号就行,多了就再分类;四是最好有软件来帮助整理,不行的话至少用word或excel打个表格把归档的文件做个简单的著录,就是题名、责任者、时间等要素的登记,好找,也不容易丢.能做到这些至少你的办公室不会太乱了.

大同县18974284319： 求工程图纸档案整理和保存方法 - ？
佴真斯林： 工程图纸档案整理: 一、组卷要求及方法: 1. 组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;便于档案利用和保管.按照工程档案《火电企业档案分类表(6-9大类)》分类组卷. 2. 工...