如何写备忘录

~ 沟通在工作中的重要性已经不需要再强调。每个公司都会形成自己特有的沟通风格。成功的沟通，需要能做到：对内，在讨论时非常高效，传递企业文化时能够有效抵达；对外，沟通时能够让投资人、媒体和大众清楚理解公司的战略意图。

可能跟很多公司不同，亚马逊的沟通，有一个特点，那就是，特别重视书面文字。文章中有一句话：“这个世界上大概没有一家技术公司，会像亚马逊这样对书面文字如此重视。”

以文字作为载体，亚马逊在对内和对外沟通时，使用了三种非常有效的工具，分别是：备忘录、格言和股东信。下面我们依次来看下。

第一个工具是备忘录。亚马逊内部不允许在开会时使用PPT。2004年6月9日，贝佐斯发了一封邮件。邮件里说，亚马逊员工在开会时不允许使用PPT来做展示，任何想法都要写成备忘录。

贝佐斯写道：“4 页纸的备忘录比 20 页的 PPT 难写，原因是好的备忘录的叙述结构，迫使你有更好的思考，对什么东西更重要以及哪些东西是相关的，有更好的理解。PPT 多少会以表象来掩饰想法，使得相对重要性不够突出，并且忽视了想法之间的关联性。”

备忘录写作，要求从四个维度来阐述自己的想法：

要讨论的观点或者目标是什么；

团队过去是怎么处理这个问题的；

演讲者有什么不同的打算；

亚马逊为什么应该重视这种做法，比如这样做对公司有什么好处？

提交备忘录的方法，可以避免会议中的一个常见现象：个别人主导整个会议，而且大量想法只是临场发挥。它可以促使发言者提交一个经过深思熟虑的想法，然后激发大家的讨论。

备忘录是亚马逊内部用于提高会议和讨论效率的沟通工具。对内沟通的另一个重要任务是，要让团队所有人，都能了解到公司想要强调的事。对于亚马逊而言，这意味着要传达到超过60万人。2018年第三财季，亚马逊全球员工达到了61.3万人。这就要依靠亚马逊的第二个工具：格言。

文章说，贝佐斯擅长利用格言来让整个公司目标一致，“贝佐斯总是能够用言简意赅、容易记忆的短句，把自己关于亚马逊应该如何工作的想法表达出来”。

其中最著名的短句包括：“每一天都是第一天”（It is always Day 1），“过程代替结果（process as proxy）”、“高速决策”（high-velocity decision making）。通过格言来传递想法的好处是：它更容易被记住，而且，它会沉淀成集体的共同知识背景，不需要解释，马上大家就能理解。它也可以更好鼓励员工去做公司希望大家做的事。

比如，亚马逊最著名的格言之一“Day 1”。我们之前也介绍过对Day 1的理解。在贝佐斯看来，世界上的公司可以被分为两种：Day 1公司和Day 2公司。Day 2公司停滞不前，逐渐变得无关紧要。亚马逊要永远停留在Day 1，它意味着要始终客户导向，活力十足，总是做出高质量而且高速度的决策。亚马逊还把一栋楼命名为Day 1。

通过这种短句和格言，亚马逊成功地让自己的企业文化触达到超过60万员工，让大家都知道公司提倡什么、反对什么。“用寥寥数语将自己的思想包装成令人难忘的记忆，一直都是贝佐斯的优势”。

在对内沟通上，备忘录提高讨论的效率和质量，格言帮助传递企业文化。在对外沟通上，由于贝佐斯本人和亚马逊的高管现在也很少接受采访，亚马逊最好的沟通工具就变成了一年一度的致股东信。贝佐斯亲自操刀的致股东信，已经像巴菲特一年一度的致股东信一样，成为很多人每年必读的读物。

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