做外贸很辛苦，怎样提高工作效率

你如何提高每天的外贸工作效率~

何提高工作效率一直是个头疼的话题，在我们外贸行业，需要处理的事情也是很多，很杂。一大早要看看客户有没有来信，如果来了，得给老外回信，刚回完信，又要跟单，又要通知工厂准备样品，还没忙完，又来个第三方验货员，这也不能得罪，继续当爷伺候着，晚上可能还要加班，客户那才早上呢，一天忙下来，累的半死不活的，很多事情还没处理完，得，第二天继续处理只好。
这样的工作状态其实不光存在于外贸行业，在各行各业都普遍存在，我以前也一度这样工作，但每天晚上睡觉的时候问问自己，今天做了什么，我发现好像也没做什么特别的事情，每天的事情都如同流水线上的活。后来我发现我们在做事的时候执行力很差，很慢，很多事情会拖，做事情没有优先级，才导致效率较低。
那么如何解决效率不高的情况呢？我想分享下我的心得，首先，每天上午工作前，把今天要做的事情写下来，按照重要性的主次写下来，然后工作的时候，严格按照顺序来办，一个接一个的做，只要做到这一点，我发现以前需要一天完成的任务，现在一个上午就完成了，下午的时间几乎能空下来，后来我有问过一位同事，她告诉我她也这么尝试过，的确效率很高，但是下午就没事做了，很空闲。我在想，这是多么幸福的一件事，如果你老板知道你半天就把所有任务都完成了，下午的时间，他一定会排给你更重要的事情去做，你会有比别人多一倍的机会锻炼到自己，如果你觉得这样吃亏了，那你就大错特错了，其实你赚大了。高效的管理和工作会给你带来更多的机会。
晚上睡觉的时候一定要回忆下今天做过的事情，进行下总结，看看今天哪做的好，哪做的不好，哪里效率可以提高的再好点，这样积累个把月，你就会养成习惯，有了这个好习惯，你很快就能做出好成绩。

做记录，做规划，做自我评估，时间久了成了习惯，就会提升效率了。

有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平，决定你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算，每个星期有168小时，其中按照平均睡眠一天8小时算（我严重睡眠不足），一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息，剩下的只有91个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这13个小时，你如何运用好使得自己保持着最初的目标和方向前进？

外贸业务员到底如何提高工作效率？

我们先总体说说时间分配，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面略过）

一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考

作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。另外，还要看看国内的相关原材料的价格走向，一般顶多十分钟可以完成。

二、打开邮件客户端，再打开客户跟踪情况表

查看一下有哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。（一般是按照2-3个星期左右的时间）给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。

这么做的好处在于：

1）和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你！

持续地联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！

邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，没时间看！有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了！写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。

Dear XXX,

How are you?I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently?

If so,please contact me with no hesitate,we are sure any of your inquiry will get our prompt attention&reply.Thanks.

Best regards,

XXX

2）和已经成交客户增进关系，展示服务！

客户都喜欢有跟进意识的服务人员。

设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电话，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜？不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。

其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？

邮件的内容简洁点、轻描淡写~

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods?How do you think?

I hope you are satisfied with our quality.If any comments,please let me know.Thanks.

Best regards,

XXX

3）提醒老客户是否考虑新的订单计划

邮件内容可以同1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。

三、查看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成

外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。

对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。

这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。

人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。

按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。

先列清单：

每天先把要做的事情用白纸列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

给工作分类：

重要不紧急的事情有：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）

重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。

紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。

平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。

一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello，每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。

每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。

把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。

每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。

PS：著名的80/20法则：

你每天做的工作内容，只有20%会和产生利润有直接联系；用20%的成本去维护老客户，将会得到80%的收益；在看我这篇文章的，有20%的人会真正把这些内容去实践，而不是和其他80%的人一样，简单地COPY到WORD里面，然后无限期封藏。等等等等。。。

四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件

早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。

（一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。）

当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。

我认为，这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。

比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。

1）外贸业务工具之一：邮件客户端的使用

对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少数一部分人用网页收发邮件。

2）外贸业务工具之二：即时帖

大家很容易忽视这个小东西。因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。

每天把要做的任务写下来，1234…点，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。

拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运？性格和处事方式！

3）外贸业务工具之三：文件夹和笔记本

文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。文件夹我喜欢点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。

另外我的E盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹：北美南美中东欧洲亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA

GROUP”，之后再根据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。

关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。

我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。

另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！！

4）外贸业务工具之四：方便快捷的报价利润核算表

对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。

因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。

最好填上采购价、退税率、汇率等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。

另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产品。到底哪个产品去掉或者加上好呢？

按照以往的经验，如果超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的产品。如果数量不够整柜体积，那么就增加一些产量高，交货快的产品。

现在，你可以根据利润/立方来考虑。即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润。

做外贸是意向连续性的工作，比较辛苦，贵在坚持，可以按照每天、每周、每月、每季度给自己计划好工作表，这样就能知道自己什么时候该做什么了，也能很好的对自己的工作进行有效的评估去进一步提高工作效率

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铜陵市15264129020： 外贸业务员怎样提高工作效率 - ？
高甄舒芙： 想要提高工作效率,肯定是要用到系统的,不然你客户跟不过来.又要写开发信,就要做报价,又有时差..闹心 你可以看看富通天下(外贸系统)不仅帮你管理好手头客户,提高工作效率,还能通过海关,社交媒体开发新客户.

铜陵市15264129020： 今年刚开始做外贸,感觉效率很低,怎么样才能提高效率呢? - ？
高甄舒芙： 网速很大程度上较低了外贸工作效率,建议换个网络加速器,用猫务官访问国外网站速度就很快,提高效率就变得很容易了

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高甄舒芙： 做这个没有捷径,只有重复,努力地做着,单子才会来,想捷径,想偷懒,都是没单子开的!年轻人,天道酬勤啊,只要踏实,肯干,自然有收获的!就像我现在深夜1点多,还在找客户,学着点吧!有兴趣,交流了解下,take me for qiu,----184+985+7226-----

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