做秘书的基本条件?
1.协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。2.指秘书职务。3.使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分,在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。
从秘书职位的角度来看,秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。
当今社会的秘书,在本质上是领导人工作的助手,既不能缺位无所作为,也不能越权胡作非为。优秀的文秘必须具备以下能力和素质:
1、执行力。在协助决策的过程当中,文秘个人主观的判断和决策是没有的,必须要不折不扣地支持管理者来做出决策。
2、判断力。有些事情可能由于文秘的介入更好地支持了决策。譬如说,文秘最了解自己主管的个性了,如果主管带了情绪做了某些判断,和其平时的判断风格不符合,就需要文秘/行政助理做出提醒。如果一个判断力强的文秘,就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措,使上司规避了可能发生的错误。
3、协调力。文秘/行政助理需要既符合自己职业操守,又能很好地协调与决策人之间的微妙关系。这点来讲,文秘的素质是来自两个方面积累的,一个是自身人格素质不断修炼的过程,第二个是来自个人职业操守素质的不断完善。
4、应变力。文秘需要有能力知道、领会老板的意思,要有应变能力,有时可能老板自己都不知道他真的想做什么,需要文秘提醒该做什么。一个资深文秘总结道:“要记住你老板说的每一句话,不要与他争论,或者告诉他你的看法,你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力,放在主要的工作上面。”
除以上四个“力”之外,做大公司的高级文秘/行政助理,还应当拥有很强的外语能力,以及会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。
当然,如果在这个职位上做的很好,是非常有优势的。这种职业优势体现在:
1、跟公司高层接触机会多。
文秘是最接近公司高层人士尤其是老板的员工,老板今天穿什么衣服,打什么领带,心情如何,跟谁通过电话,开了什么会,近期会有什么工作安排,等等,文秘都会比其他职员更清楚,甚至其中的一些——例如近期工作安排——等等,还有他/她的参与。做文秘的最直接优势,用句俗话说,就是能跟老板“混个脸熟”。
2、能够学到大量的公司管理知识,能力提高快。
随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,文秘工作的重要性越来越受到重视,文秘已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定。拥有这样的机会,文秘能够在内外的压力下,尽快熟悉管理方面的大量知识,以便在恰当的时机,给老板提出适当的建议。
3、重要人脉的累积。
做一个文秘,与本公司高层人士的人脉关系是理所当然的,所以略过不言。
此外,在陪同老板外出的过程中,文秘会大量接触到其他各公司的老板或高层管理人士,与他们产生交集,并偶尔或者经常会有联络,甚至有成为朋友的可能。
人脉的累积,对于一个人的职业生涯的意义,是大家都有深刻了解的,在此就不一一赘述。
4、向人事经理或行政主管转型较容易。
文秘在自己的职位上展现出足够的领导实力和忠诚度后,很容易便能得到老板的赏识。接下来,在人事经理或行政主管职位空缺时,老板会很快就想到提拔自己的文秘/行政助理,这既有感谢之前文秘的辛劳之意,也有将这类重要职位交付自己的信任的人的考虑。当然,最重要的是,该文秘的工作能力已经通过了老板的全方位审核。可以说,成为老板的文秘/行政助理,是进入公司管理高层的捷径之一。
(一)、基本素质 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 (二)、业务素质 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。 办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”) (三)、文化素质 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。 自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。 此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。
做领导的秘书,最基本的是要了解本单位的人员状况,人文地理,历史延革,多看与本单位业务有关的书,以充实自己的文字功底,便于为领导服务,做好嫁衣。至于软件,一般也是公文处理方面的,用段时间就熟悉了。看你想发展哪种类型的秘书 了 如果是精干型的 电脑是最基本的 还有一些企业管理 财务管理方面的知识需要学习的
文秘的基本要求或者具备的基本技能:
1、公文写作知识
2、办公电脑应用知识
3、组织协调能力
4、接待、信访、商业礼仪基本知识
一个优秀的文秘应该具备以下素质:
1、协调能力,对上与董事长、董事会领导,对下要对各个部门、员工;
2、能说会道。由于接触的都是领导级,平时说话就要掌握分寸,注意保密,该说就要说好,不该说要学会圆滑应对;
3、文字功底要强,这是秘书最重要的能力。平时起草文件、起草董事长讲话、起草材料等等,都需要很强的文字能力。
4、把握领导脉搏,注意听领导讲话,领会领导意图,做好记录,这是为领导起草讲话的重要内容。
5、善于总结,要把领导凌乱的意图和思维,归纳起来,总结成领导思想。
6、对董事长要全面关注,工作上、生活上,个人喜好,包括点菜、喝酒、娱乐这些情况要掌握。
如何做一名合格的秘书
一、能力是基础: 秘书工作是一个施展综合才能的舞台。我们寒窗苦读来的知识,我们的应变能力,我们的决断力,我们的适应力以及我们的协调能力将在这样的一个舞台上得以展示,所以,我认为综合能力的具备是做好秘书工作的基础。 、作为办公室文秘人员,必须具备“专与广”的知识。 秘书工作没有盲区,只要领导工作有可能涉及...
秘书常识:领导人选择秘书的标准
第二条就是心身健康。上司对秘书的要求首先是头脑敏捷,所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作,因此,身心健康是从事秘书工作的先决条件。生活有规律,保持适度的运动与休息,注意饮食的平衡;只有保持身体健康,才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力,出色地完成自己的工作,这是秘书的最基本的条件。
当秘书有什么要求
如果你所应聘的秘书是光做文职工作,那么要求你懂一些基本的知识,如计算机,起码打字排版不成问题,要勤快,善于察言观色.最基本的要求,其他可能公司不同,对秘书的要求不同.若你所应聘的秘书也做接待工作,那么除了上述要求外,还要求你外形条件好些,身高,容貌要求比较高,另外谈吐,举止也很重要,当然一般大...
中医规培基地工作指南中教学秘书的基本条件
中医规培基地工作指南中教学秘书的基本条件如下:1、具备良好的中医学知识背景:是成为中医规培基地教学秘书的基本要求。对于中医学科的专业知识和理论体系有一定的了解,可以更好地协助教师开展教学工作,提供必要的支持和帮助。2、具备良好的组织与管理能力:也是中医规培基地教学秘书的基本条件之一。教学秘书...
文秘需要的知识和技能
在日常工作的发文和收文过程中,秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理,做到分工合理、责任明确,确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效,为公文发挥应有的效能创造条件。 2、办理组织会务 办理组织会务简称办会,是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务,目的是...
从事文秘工作需要什么能力
(二)秘书的能力结构 秘书能力是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本领,也就是说秘书能力只能通过秘书的一系列活动才能显示和发展。 1、基础能力 指秘书从事秘书活动所需要的能力,是从事秘书工作的基本条件。 (1)秘书的观察力 一个人所获得的信息有80%—90%是经过视觉而来的。秘书的观察力应重点置于领导和社会两...
秘书人员应具备的基本素质有哪些
秘书应具备的基本职业能力素质 良好的职业道德是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件,而个人的职业能力,则直接影响到工作的质量和效率。可以说,能力是新时代秘书人员迈向成功的保证。 (一)深厚的文字功底。秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员...
秘书应该具备哪些素养
秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样,所以秘书的能力要求也很多,这些能力要求根据秘书工作的分类,大致可分为办事、撰文和技术三种,我们对这三种能力分作介绍。 (一)办事的能力 “秘书部门是办事机构,秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。
做秘书需要具备哪些条件?
除了基本技能意外,应变能力和记忆力都要不断加强,本人送你一句话:做秘书最大的敌人就是自己。
浅论秘书人员的任职资格
现代秘书工作的职责范围已不是传统意义上的单一型、被动型,而是一种综合性、能动性很强的工作。为了秘书步入规范化的轨道,使秘书能发挥更好的作用,所以我们对秘书的任职资格有严格、规范的要求。秘书的任职资格通常分为技术资格和非技术资格。前者是担任秘书职位必须具备的技术方面的条件,后者则为担任秘书职位必须具备...
望诗安体: (一)、基本素质 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提.要有一个健康的体魄.身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的. 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右.每一天都应以平和的...
东莞市18754447795: 当一名文秘应该具备哪些基本要素? - ?
望诗安体: 文秘的基本要求或者具备的基本技能:1、公文写作知识 2、办公电脑应用知识 3、组织协调能力 4、接待、信访、商业礼仪基本知识一个优秀的文秘应该具备以下素质: 1、协调能力,对上与董事长、董事会领导,对下要对各个部门、员工; ...
东莞市18754447795: 当秘书的条件.秘书的职责和任务 - ?
望诗安体: 秘书人员应具备的素质 (一)、基本素质 1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提.要有一个健康的体魄.身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的. 2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情...
东莞市18754447795: 当秘书需要具备什么条件??
望诗安体: 1、大家对秘书的定义不一样.秘书有很多种,专门准备文字材料、报告、讲话的叫文字秘书,一般是政府和国有企业才有,本人就是文字秘书.也有负责领导出行、计划、会议、甚至起居的秘书,叫生活秘书或者叫行政秘书. 2、日本企业的是行政秘书. 3、你需要的条件: 1、基本日语语言能力 2、沟通、交往能力 3、能随时为企业及领导牺牲个人时间甚至婚姻家庭 4、你作为刚毕业的小朋友,我为你补充一点:证书只在国有企业或者政府有用,私人企业或者外资企业屁都不顶!!!!!!!
东莞市18754447795: 秘书工作需要什么条件? - ?
望诗安体: 秘书具备的条件:1、外观漂亮,儒雅; 2、有较为丰富的专业知识和社会经验; 3、具的见风使舵、眼观六路、耳听八方的工作技巧;如服饰的是男老板,更要做到糊弄老大,讨好老二,三边都不要得罪,如是女老板,更要细致、周到、关心,如遇是单身女老板,要处处懂得起.当然这有点过份了,当秘书的,不懂得起是当不下去的. 4、忠心于老板,是当好秘书的关键!
东莞市18754447795: 当秘书有什么要求 - ?
望诗安体: 如果你所应聘的秘书是光做文职工作,那么要求你懂一些基本的知识,如计算机,起码打字排版不成问题,要勤快,善于察言观色.最基本的要求,其他可能公司不同,对秘书的要求不同.若你所应聘的秘书也做接待工作,那么除了上述要求外,还要求你外形条件好些,身高,容貌要求比较高,另外谈吐,举止也很重要,当然一般大公司是这样,小公司要求不多,你用心工作,就能做好!
东莞市18754447795: 一个合格的办公室文秘应具备什么条件? ?
望诗安体: 一般说来,办公室文秘的主要工作内容是:负责办公室日常行政事务和文秘工作;负责文秘档案的收集管理和保密工作;作好信息收集及报送工作;负责外事工作和来客、来访接待工作等. 做这样的工作需要具备较好的文字水平和沟通协调能力;较好的处理各种事务的能力;以及熟悉档案管理,熟练使用计算机等办公设备. 做文秘需要处理比较多的琐碎事务,因此,还需要有细致和比较大的耐心.如果你具备这样的条件,不管以前是做图书管理员还是从事其它的工作,做文秘都是没有问题的.
东莞市18754447795: 做秘书需要必备哪些条件 - ?
望诗安体: 秘书证和简历是必备的 面试的时候千万要穿职业套装,穿高跟鞋,要给别人的印象是成熟稳重. 然后就是丰富的职业知识
东莞市18754447795: 做秘书要什么要求? - ?
望诗安体: 秘书要记性好,有很强的沟通能力,办事麻利,一般要做的文件整理,接打电话,提醒经理一些日常事务
东莞市18754447795: 要想成为一个专业的秘书,应该具备哪些条件?或应该善长什么? - ?
望诗安体: 一、一个合格秘书的个人素质至少要具备三个条件:1、语言表达能力.熟练本国语言的口头表达与书面表达能力.这其中包含一个速记能力.没有对本国语言的熟练运用,速记是做不好的.当然你用电脑记录也是一样的.打字速度快也是一...